請求書の管理方法や管理システムの選び方についてわかりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書の管理方法や管理システムの選び方についてわかりやすく解説

管理方法の説明をしている

会社が大きくなり、取引先の数が増えてくると、そのぶん請求書管理も大変になります。紙やエクセルで請求書管理をしていると、保管に場所をとったり管理に手間がかかったりすることも少なくありません。

この記事では請求書管理の基本と注意点、請求書管理ツールの選び方について紹介します。毎月の請求書管理作業が大変で困っている、もっと作業を効率化したいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1.請求書管理とは

請求書システムの図
請求書管理の基本は、きっちりと仕分けして保管することです。まずは請求書を大きく2種類に分けます。1つは取引先から受け取った請求書、2つは自社で発行した請求書の控えです。これらをひとまとめにしてしまうと、未入金に気づけなかったり、支払い期日を過ぎてしまったりしかねません。場合によっては、会社の信用問題にもかかわります。

取引先から受け取った請求書と自社で発行した請求書の控えは別に保管し、誰がみても確認しやすいようにしておきましょう。

2. 請求書には保管期限がある

法律で定められた期間

取引先から受け取った請求書の保管期間は、法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則5年と決められています。[注1][注2]

自社で発行した請求書に関しては保管しておく必要はありませんが、控えを発行した場合には保管義務が生じます。[注3]請求書はお金が動いたという大切な証拠です。最低でも5年、長い場合には10年保管が必要な場合もあります。[注4]

また、保管の起算日は請求書の発行の日付から7年(もしくは5年)ではなく、請求書の授受があった事業年度の確定申告がおこなわれた日の翌日から起算して7年(もしくは5年)となります。保管期間を誤らないように注意しましょう。

受け取った請求書や控えは、ひとつひとつ重要なものとして保管しておきましょう。

3.取引先から受け取った請求書の管理

請求書を渡すビジネスマン

取引先から受け取った請求書は、対応の有無や段階によって分類して保管するようにしましょう。

3-1.請求内容確認済みと未確認で仕分ける

まずは請求内容を確認したかどうかで2つに分けます。仮に請求内容が間違っている場合は、取引先に再発行してもらう必要があります。。請求書が届く時期は集中してたくさんの書類が届きます。まずはすべてを未確認として分け、内容を確認したものからファイルやエクセルなどの管理表で管理・保管していきます。

3-2.入金済みと未入金で分けて管理する

請求書の内容確認が終わったら、入金済みと未入金に分けます。まずはすべてを未入金として保管し、入金が終わったものから入金済みとして保管します。このとき未入金の請求書は支払い期日が近いものから順にしておくと支払い期日がわかりやすく便利です。

入金済みの請求書は、支払った明細書などと一緒に保管しておくと、あとで確認しやすくなり、二重払いも防げます。

4. 自社で発行した請求書の管理

仕事をする女性

自社で発行した請求書は保管の義務はありませんが、控えについては保管しておかなければいけません。以下では請求書控えの管理方法をご紹介します。

4-1. 未入金と入金確認済みに分ける

自社で発行した請求書の控えは、入金されたかどうかで2つに分けます。まずはすべてを未入金として保管し、入金の確認が取れたものから入金済みとして別の場所に保管するのです。

なお、未入金の請求書を管理するときは、支払い期日が近い順に並べておくと便利です。入金の確認がとれた場合は、押印やペンなどを使って印をつけ、入金日を書いておくとよいでしょう。

4-2. 入金確認後は月ごと、顧客ごとにファイリング

取引先からの入金が確認できた請求書を保管する場合には、下記の2つの管理方法のどちらかで管理することが推奨されます。。1つ目は月ごとに管理する方法、2つ目は取引先別に管理する方法です。

月ごとに管理する方法は、毎月ごとの取引内容を確認したい場合に使います。顧客数が多くない場合は月ごとに管理しておくと決算期や請求内容の確認が必要になった場合に見直しやすくなるでしょう。一方取引先別で管理する方法は、取引先が増えてきたり、取引が多い場合には取引先ごとで仕分けて管理しておくと探し出す場合に便利です。

4-3. 請求書管理表(支払い管理票)をつくる

上記のような仕訳を行う際は請求書管理票のようなシートを準備する必要があります。

ExceやGoogleのスプレッドシートlには関数やマクロの機能があり、定期的に更新しなければならない仕訳業務を効率化できるため利用している方も多いでしょう。。

自社の管理状況をふまえてよって最も適したものを選択して運用しましょう。

管理表を作成する際は、主に下記の項目を押さえて作成すると良いでしょう。

・取引先社名
・担当者名
・取引区分
・取引内容
・支払完了チェック
・支払日
・支払金額
・支払先

5. 請求書の管理で注意すること

注意マーク

請求書の管理は会社の信頼に直結します。日ごろから丁寧で隙のない方法で管理をしておきましょう.

請求書をエクセルで管理する方法や課題点の記事でも詳しく解説していますが、請求書は5年から7年、長いと10年ものあいだ保管しなければいけません。

会社が大きくなり、取引先が増えるとその分請求書の数も増えます。たくさんの請求書をエクセルで管理するとなると、膨大なデータ容量になってしまいます。

管理表を立ち上げるまでに時間がかかったり、検索結果が出ずフリーズしたりと、作業がスムーズに進みません。

ほかにも複数人で作業ができない、個人が手作業で入力するため重複や記入漏れの可能性があるといった問題もあります。会社を大きくしたい、取引先を増やしたいと考えているのならば、請求書管理ツールの導入がおすすめです。

6. 請求書管理システムの選び方

選ぶ時の様子
請求書管理システムとは、請求書管理などの手間を省けるツールのことです。請求書管理はもちろん、郵送の代行や、記帳や請求書の送付を効率化できます。請求書管理ツールにはさまざまな種類があります。
以下では、請求書管理システムをどのように選べばいいのか、4つのポイントを紹介します。

6-1.効率化したい部分を考える

請求書管理のどこに課題があり、どの部分を効率化したいのかを考えて選びましょう。
請求書管理ツールには、請求書管理のほかにもさまざまな機能が備わっています。もちろん、サービスごとに使える種類や機能は異なります。たとえば郵送代行や入力代行、入金リマンインド、未入金催促といった機能などです。
使うサービスが増えるほど料金も高くなる傾向にありますが、そのぶん労力を減らし、効率化できることは間違いありません。

なお、請求書や見積書の作成だけを効率化したい場合には、無料で使えるアプリもあります。請求書管理などのどの部分を効率化したいのかを考え、自社に合うものを見つけましょう。

6-2.ツール連携できるものを選ぶ

自社が使っているツールと連携できれば、データ入力の手間や、消込作業を効率化できます。請求管理システムには2通りのツール連携方法があります。

・CSVファイルで他システムのデータを引き出し、請求管理システムに取り込む
・APIで自社システムと請求管理システムを直接つなげる

CSVは「Comma Separated Values」の略です。エクセルなどで見る機会もあることでしょう。CSVとは、中に入っているデータがカンマで区切られているテキストファイルのことです。請求書の発行部数が少ない場合には、CSVファイルを使った方法でもよいでしょう。

APIは「Application Programming Interface」の略です。APIは、Aの機能とBの機能を合体させる仲介役のようなイメージです。自社システムから必要な情報を抽出するとき、APIが受付となってくれます。
月に何度も請求書を発行する場合や、すぐに効率化させたいといった場合にはAPIを採用しているシステムがおすすめです。

6-3.サポート体制をチェック

システムに不具合が起こったときのサポート体制もチェックしておきましょう。ネットワークの不具合などで請求書管理ツールを使えなくなると、作業が滞るだけでなく、取引先にまで迷惑をかけてしまいます。サポート窓口の対応時間や、トラブル時にはどういったサポートがあるのかを確認しておきましょう。

また取引先に対するサポートがあるかどうかも検討する際のポイントです。。紙の請求書のみを取り扱う取引先には、個別で対応する必要が発生するため。自社だけにとどまらず、取引先の請求書管理もサポートしてくれる会社だとなおよいでしょう。

6-4.セキュリティとデータ紛失対策も重要

システムのセキュリティが万全かどうかもツールを選ぶ上で重要なポイントです。社内情報や取引先の情報は、システム会社のサーバーに預けられます。
ほとんどのシステム会社では、SSLによる暗号化やユーザー管理がされています。二段階認証や、24時間の監視をしている会社もありますので、比較して選びましょう。

クラウド上にデータが保管される場合は、データのバックアップが取られているかも重要です。またオンライン時のみ閲覧できるものだと、インターネットが使えないとデータを閲覧できません。オフライン時の閲覧ができるかもチェックしておくとよいでしょう。

7. 請求書の管理はツールを使って効率化する

効率化する女性
請求書の管理は、会社の規模が大きくなればなるほど労力がかかります。これまでの紙やエクセルを使った管理方法では、いつか限界がきてしまうことでしょう。請求書管理ツールにはさまざまな種類があります。選ぶ際は、自社の課題を明確にすることが大切です。自社ツールと連携ができるか、サポートやセキュリティがしっかりしているかを確認したうえで最適な請求書管理ツールを選びましょう。

[注1]国税庁:帳簿書類等の保存期間
[注2]国税庁:記帳や帳簿等保存・青色申告
[注3]e-GOV :帳簿書類の整理保存 第六十三条
[注4]国税庁:帳簿書類等の保存期間(帳簿書類等の保存期間)

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2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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