請求書管理|管理方法からシステム選びまでわかりやすく解説 | jinjerBlog

請求書管理|管理方法からシステム選びまでわかりやすく解説

会社が大きくなり、取引先の数が増えてくると、そのぶん請求書管理も大変になります。紙やエクセルで請求書管理をしていると、保管に場所をとったり管理に手間がかかったりすることも少なくありません。

この記事では請求書管理の基本と注意点、請求書管理ツールの選び方について紹介します。毎月の請求書管理作業が大変で困っている、もっと作業を効率化したいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: petty_cash.png

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1.請求書管理とは

請求書 アプリ
請求書管理の基本は、きっちりと仕分けして保管することです。まずは請求書を大きく2種類に分けます。1つは取引先から受け取った請求書、2つは自社で発行した請求書の控えです。これらをひとまとめにしてしまうと、未入金に気づけなかったり、支払い期日を過ぎてしまったりしかねません。場合によっては、会社の信用問題にもかかわります。

取引先から受け取った請求書と自社で発行した請求書の控えは別に保管し、誰がみても確認しやすいようにしておきましょう。まずは取引先から受け取った請求書の管理方法からご紹介します。

2.請求書の基本的な管理方法|取引先から受け取った場合

契約書を渡すビジネスマン
取引先から受け取った請求書は、2種類に仕分けし、保管します。

2-1.請求内容確認済みと未確認で分ける

まずは請求内容を確認したかどうかで2つに分けます。請求内容が間違っている場合は、取引先に再発行してもらわなければなりません。請求書が届く時期は集中してたくさんの書類が届きます。まずはすべてを未確認として分け、内容を確認したものからファイルやエクセルなどの管理表に保管していきます。

2-2.入金済みと未入金で分ける

請求書の内容確認が終わったら、入金済みと未入金に分けます。まずはすべてを未入金として保管し、入金が終わったものから入金済みとして保管します。このとき支払い期日が近いものから順にしておくとわかりやすく便利です。入金済みの請求書は、支払った明細書などを一緒に保管しておくとあとで確認しやすくなり、二重払いも防げます。

3.請求書の基本的な管理方法|自社で発行した場合

仕事をする女性
自社で発行した請求書は保管の義務がありませんが、控えについては保管しておかなければいけません。以下では請求書控えの管理方法をご紹介します。

3-1.未入金と入金確認済みに分ける

自社で発行した請求書の控えは、入金されたかどうかで2つに分けます。まずはすべてを未入金として保管し、入金の確認が取れたものから入金済みとして別の場所に保管するのです。
なお、未入金の請求書を管理するときは、支払い期日が近い順に並べておくと便利です。入金の確認がとれた場合は、押印やペンなどを使って印をつけ、入金日を書いておくとよいでしょう。

3-2.入金確認後は月ごと、顧客ごとにファイリング

取引先からの入金が確認でき、入金済みとして保管する場合には、2つの管理方法のどちらかで管理します。1つは月ごとに管理する方法、2つは取引先別に管理する方法です。
月ごとに管理する方法は、毎月ごとの取引内容を確認したい場合に使います。顧客数が多くない場合にも月ごとの管理がよいでしょう。取引先別に管理する方法は、取引先が増えてきた場合に便利です。

3-3.請求書管理表(支払い管理票)をつくる

上記のような仕訳を行う際は請求書管理票のようなシートを準備する必要があります。

多くの担当者は「Microsoft Office」を一般的に利用しています。

特にExcelには関数やマクロの機能があり、定期的に更新しなければならない仕訳業務を効率化できます。

他にもグーグルのスプレッドシートを活用する場合もあります。
自社の管理状況をふまえてよって最も適したものを選択して運用しましょう。


おもに下記の項目を押さえて作成すると良いでしょう。

・取引先社名
・担当者名
・取引区分
・取引内容
・支払完了チェック
・支払日
・支払金額
・支払先

4.請求書の管理で注意すること

注意マーク
請求書の管理は会社の信頼に直結します。日ごろから丁寧で隙のない方法で管理をしておきましょう。以下では請求書の管理で注意しなければいけないことを2つご紹介します。

4-1.請求書には保管期間がある

取引先から受け取った請求書の保管期間は、法人の場合は原則7年、個人の場合は原則5年と決められています。[注1][注2]
自社で発行した請求書に関しては保管しておく必要はありませんが、控えを発行した場合には保管義務が生じます。[注3]

請求書はお金が動いたという大切な証拠です。最低でも5年、長い場合には10年保管が必要な場合もあります。[注4]
受け取った請求書や控えは、ひとつひとつ重要なものとして保管しておきましょう。

4-2.請求書をエクセルで管理するのには限界がある

請求書をエクセルで管理する方法や課題点の記事でも詳しく解説していますが、請求書は5年から7年、長いと10年ものあいだ保管しなければいけません。

会社が大きくなり、取引先が増えるとその分請求書の数も増えます。たくさんの請求書をエクセルで管理するとなると、膨大なデータ容量になってしまいます。

管理表を立ち上げるまでに時間がかかったり、検索結果が出ずフリーズしたりと、作業がスムーズに進みません。

ほかにも複数人で作業ができない、個人が手作業で入力するため重複や記入漏れの可能性があるといった問題もあります。会社を大きくしたい、取引先を増やしたいと考えているのならば、請求書管理ツールの導入がおすすめです。

5.請求書管理システムの選び方

選ぶ時の様子
請求書管理システムとは、請求書管理などの手間を省けるツールのことです。請求書管理はもちろん、郵送の代行や、記帳や請求書の送付を効率化できます。請求書管理ツールにはさまざまな種類があります。
以下では、請求書管理システムをどのように選べばいいのか、4つのポイントを紹介します。

5-1.効率化したい部分を考える

請求書管理のどこに課題があり、どの部分を効率化したいのかを考えて選びましょう。
請求書管理ツールには、請求書管理のほかにもさまざまな機能が備わっています。もちろん、サービスごとに使える種類や機能は異なります。たとえば郵送代行や入力代行、入金リマンインド、未入金催促といった機能などです。
使うサービスが増えるほど料金も高くなる傾向にありますが、そのぶん労力を減らし、効率化できることは間違いありません。

なお、請求書や見積書の作成だけを効率化したい場合には、無料で使えるアプリもあります。請求書管理などのどの部分を効率化したいのかを考え、自社に合うものを見つけましょう。

5-2.ツール連携できるものを選ぶ

自社が使っているツールと連携できれば、データ入力の手間や、消込作業を効率化できます。請求管理システムには2通りのツール連携方法があります。

・CSVファイルで他システムのデータを引き出し、請求管理システムに取り込む
・APIで自社システムと請求管理システムを直接つなげる

CSVは「Comma Separated Values」の略です。エクセルなどで見る機会もあることでしょう。CSVとは、中に入っているデータがカンマで区切られているテキストファイルのことです。請求書の発行部数が少ない場合には、CSVファイルを使った方法でもよいでしょう。

APIは「Application Programming Interface」の略です。APIは、Aの機能とBの機能を合体させる仲介役のようなイメージです。自社システムから必要な情報を抽出するとき、APIが受付となってくれます。
月に何度も請求書を発行する場合や、すぐに効率化させたいといった場合にはAPIを採用しているシステムがおすすめです。

5-3.サポート体制をチェック

システムに不具合が起こったときのサポート体制もチェックしておきましょう。ネットワークの不具合などで請求書管理ツールを使えなくなると、作業が滞るだけでなく、取引先にまで迷惑をかけてしまいます。サポート窓口の対応時間や、トラブル時にはどういったサポートがあるのかを確認しておきましょう。

また自社にシステムが導入されたあと、取引先へのサポートがあるかどうかも大切です。紙の請求書のみを取り扱う取引先には、個別で対応しなければいけません。自社だけにとどまらず、取引先の請求書管理もサポートしてくれる会社だとなおよいでしょう。

5-4.セキュリティとデータ紛失対策も重要

システムのセキュリティが万全かどうかもツールを選ぶ上で重要なポイントです。社内情報や取引先の情報は、システム会社のサーバーに預けられます。
ほとんどのシステム会社では、SSLによる暗号化やユーザー管理がされています。二段階認証や、24時間の監視をしている会社もありますので、比較して選びましょう。

クラウド上にデータが保管される場合は、データのバックアップが取られているかも重要です。またオンライン時のみ閲覧できるものだと、インターネットが使えないとデータを閲覧できません。オフライン時の閲覧ができるかもチェックしておくとよいでしょう。

6.請求書の管理はツールを使って効率化する

効率化 選定
請求書の管理は、会社の規模が大きくなればなるほど労力がかかります。これまでの紙やエクセルを使った管理方法では、いつか限界がきてしまうことでしょう。請求書管理ツールにはさまざまな種類があります。選ぶ際は、自社の課題を明確にすることが大切です。自社ツールと連携ができるか、サポートやセキュリティがしっかりしているかを確認したうえで最適な請求書管理ツールを選びましょう。

[注1]国税庁:帳簿書類等の保存期間
[注2]国税庁:記帳や帳簿等保存・青色申告
[注3]e-GOV :帳簿書類の整理保存 第六十三条
[注4]国税庁:帳簿書類等の保存期間(帳簿書類等の保存期間)

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

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