請求書をエクセルで管理する方法や課題点を詳しく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書をエクセルで管理する方法や課題点を詳しく解説

PCで管理している様子

数々の取引を行ううちに、請求書や納品書、領収書、見積書などはかなり増えていくものです。膨大な書類を人の手だけで効率よく管理しようとすると、かなりの手間と時間がかかります。そこでおすすめなのが、請求書などの管理を手助けしてくれる便利なツールやアプリです。

今回は、請求書をエクセルで管理する方法について解説します。合わせて、エクセルで管理する際の問題点やエクセル以外のツールやアプリを用いた管理方法についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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1.請求書を管理する必要性

管理する必要性

会社の規模が大きくなればなるほど、たくさんの請求書が溜まってきます。請求書の発行はもちろん、請求書を受領する数も増加していくでしょう。しかし請求書の管理を怠ってはいけません。請求書を発行して、お客様に入金していただがかないと会社の経営状況が悪化します。また受領した請求書を正しく把握して先方に入金をしないと会社の信頼を落としてしまいます。会社の存続にも大きく関わるため請求書を管理することはとても重要です。

2.請求書をエクセルで管理する方法(発行編)

PCで書類を作成する様子
エクセルは、用途に合わせてさまざまな形で活用することが可能です。極めて高い自由度を誇っているのは、エクセルならではの特徴でしょう。
請求書をエクセルを活用して管理する方法について、細かく紹介します。

2-1. 請求先の一覧を表にまとめる

まずは、専用のシートを1つ作成して、請求先の一覧を表にまとめましょう。請求先を表形式でまとめる際は、使いやすいように項目を絞ることがポイントです。

住所や会社名、部署名、そして担当者名を分けて記載して、取引先の情報をわかりやすくまとめましょう。住所は、郵便番号と市区町村、それ以降の部分の3つに分けておくと、よりわかりやすくなります。

それ以降は、取引別に発注の内容について区分してまとめていきます。商品名や数量といったように細かく分けて記載するのがおすすめです。

2-2. 請求書のテンプレートを作る

続いて、請求書のテンプレートを作成しましょう。どの取引先に対して共通する項目や内容が記載されているテンプレートをあらかじめ作成しておくことで、請求書の管理がより便利になります。

先ほど作成した請求先の一覧表と対応するように必要な項目を設けることで、見やすくて作業がしやすい請求書のテンプレートが作成できます。

テンプレートを作成したら、請求先の一覧表にまとめた内容をもとに、必要な情報を入力してそれぞれの請求書を作成します。

2-3. 管理しやすいファイル名を設定し、専用フォルダに保存する

請求書が完成したら、管理しやすいようにそれぞれのデータにファイル名を設定しましょう。請求書ごとに専用の分類番号を設定しておくと、自社での管理がしやすくなります。

一概にこれといった正解があるわけではありませんが、請求書の分類番号に加えて、案件名および顧客名といった形でファイル名を設定しておくとその後の管理が容易です。作成した請求書データは、専用のフォルダに保存しましょう。

2-4. 請求書データを実際に管理してみる

作成した請求書は、社内で共有して承認をもらったり、取引先に送ったりするなど、紙媒体のものと同じように扱われます。今、請求書データがどのような状態にあるのかを、請求先の一覧表でステータスの項目を作成して一目でわかるようにしておくとよいでしょう。
たとえば、承認がまだな請求書は「未承認」、すでに送付したものであれば「請求済」といった具合です。

万が一、項目が増えて1つのシートでは情報が多くなりすぎてしまう場合は、複数に分けて管理してもよいでしょう。この際、関数を活用することで、よりわかりやすくなります。

3.請求書をエクセルで管理する方法(受領編)

書類を受け取る様子

受け取った請求書を管理する際は、二重支払や支払漏れがないように整理することが重要です。そのため請求書は未払いのものと支払済みのものに分けて整理します。
この時に請求書の金額があっているかを忘れず確認しましょう。万が一誤りを見つけた際はすぐ再発行してもらうようにしましょう。

4.請求書をエクセルで管理する際の問題点

注意点
エクセルの自由度や応用力を活かすことで、さまざまな形式の請求書データの管理にも対応が可能です。しかし、これだけ優れているように見えるエクセルにも、請求書を管理するうえでの問題点があります。その問題点は、取引先が増えるほどにより顕著になるでしょう。

取引先が増えて扱う案件が増えてくると、それだけ行わなければならない作業も増えていきます。取引先の情報を請求先の一覧表に記載して、テンプレートを使用して必要な情報を入力し、ファイル名をつけて保存する…この一連の業務の負担が増え、対応しきれなくなってくるのです。
また、作成した請求書を一つひとつ承認する作業も発生します。

そのほか、エクセルで作成したファイルは、使用しているパソコンに標準で備わっている検索機能を用いて必要なタイミングで探し出すことになりますが、上手く見つけ出せない恐れがあります。

取引先や請求書に記載すべき情報は一件ずつ手作業で入力していくので、作業量の関係で作業が複雑になってしまい、請求漏れや二重請求といったトラブルが発生することもあるかもしれません。

5.請求書のエクセル以外の管理方法 

請求書システム
エクセルの自由度や応用力は大変優れていますが、請求書の作成や管理のために専門的に作られたツールやアプリも非常におすすめです。エクセル以外の専門的なツールやアプリを用いた管理方法について機能別に紹介します。

関連記事:請求書の管理方法やツール選びのポイントをわかりやすく解説

5-1. 請求書に関するプロセスをまとめて管理可能

専門的に作られたツールやアプリなら、請求書を作成してから社内で共有して承認をもらい、入金の確認をしてからのステータスの変更など、こういった請求書に関するプロセスをすべてまとめて管理可能です。

エクセルと比較すると、複数のシートやフォルダに分けて作業を行う必要がないため、手間を最小限にして速やかに対応できます。

関連記事:請求書管理|管理方法からシステム選びまでわかりやすく解説

5-2. クラウド型のツールやアプリでリアルタイムで状況をチェック

インターネットに接続できる環境と端末さえあれば使用できるクラウド型のツールやアプリを用いることで、請求書一つひとつの作業状況のチェックをリアルタイムで行えます。パソコンではなくスマートフォンやタブレットからでもチェックできるため、エクセルでは手が届かなかった範囲まで管理しやすくなるでしょう。

関連記事:請求書作成アプリとは?その特徴や選び方のポイントを解説

5-3. 特化した検索機能の活用

請求書の管理に特化して作られたツールやアプリには、最適な検索機能が備わっています。断片的な情報を複数入力するだけで、今すぐ確認したい請求書の情報が見つかるでしょう。

5-4. ほかのツールやアプリとの連携

ほかのツールやアプリと連携することで、さらに作業効率を向上させられます。たとえば、会計ソフトと連携を行うことで、請求に加えて入金のチェックまで、すべてを行えるようになるでしょう。

5-5. クレジットカードの決済にも対応したツールやアプリの活用

専門的なツールやアプリのなかには、クレジットカードによる決済から簡単に請求書を作成してくれるものも存在します。クレジットカードや先に入力した情報と合わせて機械的に管理が行えますので、手入力によるミスをケアできるでしょう。

6.請求書の管理は便利なツールやアプリを活用するのがおすすめ

システムでの管理
請求書の管理は、エクセルやそのほかの便利なツールやアプリを活用して行うのがおすすめです。自由度が高く対応力に優れたエクセルであれば、新しくツールやアプリを導入することなく、今のままの環境で請求書データの管理が行えるようになります。

しかし、取引が増えてくると、複数の手作業が必要となるエクセルでは間に合わなくなってくるかもしれません。そのような場合には、請求書の管理に特化したツールやアプリを活用してみるとよいでしょう。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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