請求書のミス・訂正を見つけた際の対処法や注意点 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書のミス・訂正を見つけた際の対処法や注意点

考える様子

普段から気を付けて請求書を作成しているつもりでも、どこかでミスが生じてしまうものです。万が一、請求書にミスや訂正を見つけた場合はどう対処したら良いでしょうか。本記事では、請求書にミスや訂正を見つけた場合の対処方法や注意点について詳しく解説します。

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1.請求書のミス・訂正を見つけた際の対処法

テレワーク

請求書のミスや訂正が発覚した際の対処方法は、請求書のミスや訂正の内容によって異なります。ここでは、ケース別の対処法について詳しく解説します。

1-1.請求書の出し忘れがあった際の対処法

請求書の出し忘れに気づいた場合は、すぐに先方へ電話連絡を入れましょう。
請求書が未送付であった旨と謝罪を丁寧に伝え、速やかに請求書を発行します。
請求書を送付する際は、お詫び状も合わせて同封するのがマナーです。また、請求が遅れているわけですから普通郵便ではなく、先方に直接届けるか又は速達で送った方が良いでしょう。

なお、支払期日を過ぎている場合であっても、請求書の送付はできるものでしょうか?
債権に関しては民法173条で2年間の有効期限が認められており、2年以内であれば代金の請求は可能となっています。
ただし、請求書の出し忘れは、本来あってはならないミスです。請求書の出し忘れが発覚した時点で、速やかに対応しなくてはなりません。

1-2.数量や金額など記載ミスがあった際の対処法

送付前に請求書の記載ミスが発覚した場合は、再発行するのが原則です。
二重線や訂正印での修正も認められてはいますが、会計の不正操作を疑われる可能性もありますので、必ず再発行で対応するようにしましょう。
送付後に発覚した場合は、まず先方へ電話連絡を入れて、請求内容に記載ミスがあり再発行する旨とお詫びを伝えます。誤った請求書はシュレッダー等で破棄するよう同時に依頼しましょう。

先方に連絡をした後で、請求書を訂正し再発行します。この際、請求書に再発行の文言もしくはスタンプを押印します。
通し番号が入っている場合は、同じ番号を付与するのではなく、枝番を付けるなどして再発行だと分かるようにします。
これは、相手先への二重請求を防止するための処理でもありますので、忘れずに行いましょう。郵送する際は、再発行の請求書と合わせてお詫び状も同封します。
なお、請求書送付後に先方から請求書の記載ミスを指摘された場合も、同様の流れとなります。

1-3.請求書を取引先が紛失した場合の対処法

こちら側のミスではありませんが、取引先が請求書を紛失した場合も、再発行で対応します。
二重請求とならないよう、請求書に再発行の文言あるいはスタンプを押印する、もしくは通し番号を新しく付与して処理します。
発行日は、再発行前の請求書と同じ日付で問題ありません。
支払期日に関しては、再発行前と同じ期日を記載します。但し、延滞利息に関する契約を結んでいる場合は期日を変更しなくてはなりませんので、事前に契約書等で確認をとる必要があるでしょう。

2.請求書を再発行する際の注意点

注意

請求書を再発行する際は、ミスが繰り返されないよう注意が必要です。また、トラブルに発展しないためにも再発行後の請求書には特別な処理が必要です。次に詳しく解説します。

2-1.ダブルチェックを行いミスが無いか確認

再発行した後に必ずダブルチェックを行い、請求書にミスが無いのを確認してから送付するようにしましょう。
せっかく再発行した請求書にミスがあっては、再発行する意味がなくなるばかりか、取引先からの信頼を失いかねません。
1人のチェックでは見落としがちなミスも、複数人でチェックすることにより防止することができます。
担当者がチェックした後は、別の担当者や上司がチェックをしてから郵送するというルールを予め作っておくと良いでしょう。

2-2.二重請求にならないよう注意する

請求書を再発行するにあたっては、二重請求にならないよう気を付けましょう。
請求書を再送するということは、相手方に請求書が2通存在することになります。つまり、代金が二重で支払われたり、古い方の請求金額で支払われたりといったトラブルを招く恐れがあるのです。
そうならないためにも、請求書に再発行の文言をいれるか、スタンプを押印して対処しましょう。もしくは、請求書に通し番号を入れるという方法もあります。
再発行する際は、いずれかの方法で請求書の見分けがつくように処理することが大切です。

2-3.速やかに請求書を再送する

再発行する必要が生じた場合は、速やかに対処するようにしましょう。
こちらに非がある場合は、なおさら迅速に対応しなければなりません。先方への請求書の到着が遅れるということは、その分自社への入金が先延ばしになるということです。
また、先方にとっても早く支払を済ませたいのに、請求書が無いため支払ができず迷惑をかける恐れもあるのです。
ビジネスを円滑に進める上でも、滞りなく再発行した請求書を郵送するようにしましょう。

3.請求書のミスをなくすための対策

ミーティング

請求書のミスを無くすには、人為的なミスを減らすための対策が必要です。そのためには、社内でのチェック体制の強化や請求書発行システムの導入などが対策方法としてあげられます。次に詳しく解説します。

3-1.社内でのチェック体制を整備する

請求書のミスを減らすには、社内でのチェック体制を整えることが大事だと言えるでしょう。
請求書の出し忘れ防止には、送付管理リストをエクセル等で作成すると良いかもしれません。請求書を郵送した日を、リストに入力し管理することで、送り漏れがないかどうかを一目でチェックすることができます。
記載内容のミスに関しては、社内でダブルチェック体制を整え、特に間違ってはいけない金額欄を主にチェックすることで、事前にミスを防げるようになるでしょう。

3-2.WEB請求書発行システムを導入する

他の対策として、WEB請求書発行システムを導入するのもおすすめです。
自社の会計システムと連動させることで、請求金額を自動で抽出することができるため、手入力で金額を打ち込むよりはミスを減らすことができます。
また、オンライン上で請求書の送付ができますので、紙で請求書を再発行するよりも迅速に対応することが可能です。
特に、毎月の請求書発行枚数が多い事業者であれば、WEB請求書発行システムを導入することによってミスを減らせるだけでなく、郵送にかかるコストや作業工程を減らすこともできますので、一石二鳥であると言えるでしょう。

4.請求書にミスが発覚した場合は迅速に対処しよう

仕事をする人たち

請求書のミスはあってはならないことですが、人為的なミスを100%を防ぐのは難しいといえます。
万が一ミスが発覚した場合は、速やかに先方に謝罪の電話を入れ、請求書を再発行して対応するのが懸命です。
再発行にあたっては請求書に再発行の文言を入れるなどして、二重請求とならないように気を付けましょう。
また、同じようなミスを繰り返さないためにも、社内のチェック体制を整備したり、WEB請求書発行システムの導入を検討したりすることも大切です。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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