支払通知書とは?その役割や記入が必要な項目・注意点 | jinjerBlog

支払通知書とは?その役割や記入が必要な項目・注意点

ノートに記入する様子

支払通知書は、支払いを行う側が、相手側に支払いの内容を通知する書類です。支払通知書は発行の義務のある書類ではないものの、支払業務の円滑化やトラブル防止に役立つことから、多くの企業で活用されています。
今回は、支払通知書の概要と支払通知書を発行するメリット、また、支払通知書に記入すべき項目や作成の際の注意点について解説していきます。

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1.支払通知書とは?

納品書
支払通知書とは、取引が完了して支払いが確定しているものに限り、取引先に取引の内容を通知するための書類です。基本的に、支払通知書は発注側が支払いを行う前に作成するもので、通常は支払先から納品書を受け取ったタイミングで作成します。
支払通知書は、作成が義務とされているわけではありませんが、あらかじめ発行しておくことで、以降の取引を円滑に進めることが可能となります。

1-1.支払通知書と請求書の違い

支払通知書は、発注側が請求者側に記載された取引内容で支払いを行なう旨を通知するために発行する書類であるのに対し、請求書は受注側が発注者側に提供したサービスや商品の対価を請求するために発行する書類です。
請求書の発行をする際、あらかじめ支払通知書を発行しておくことで、発注・受注側で取引の内容や金額に食い違いが生じる事態を回避できます。

2.支払通知書を発行するメリットとは

ひらめきを表す図
支払通知書を発行するメリットとはどういったものでしょうか。

1. 取引内容や金額の相違を防げる
2. 経理業務の効率化をはかることができる
3. 請求業務が不要になる

以下、これら3つのメリットについて具体的に確認していきましょう。

2-1. 取引内容や金額の相違を防げる

支払通知書には、取引内容や案件の単価、また消費税や源泉徴収額の記載がされているのが一般的です。あらかじめ支払通知書を発行しておくと、受注者側・発注者側双方で内容を確認することができるため、取引内容や金額の相違を防げます。

2-2. 経理業務の効率化をはかることができる

支払通知書に記載された取引内容や金額を受注者側で確認後、請求書を発行する流れとなるため、請求書を発行する際のミスを減らせます。
また、請求書の内容に間違いがある場合の再発行依頼が不要となり、経理業務の効率化がはかれます。

2-3. 請求業務が不要になる

支払通知書を発行することにより、発注者側で請求書を発行する手間が省けます。
支払通知書は請求書と同じ法的効力をもつため、発注者側・受注者側でお互いに合意をしていれば、請求業務を行わなくても取引を完了できます。

3.支払通知書に記入が必要な項目

ワークフロー
支払通知書に記入すべき必要な項目と内容を紹介します。
なお、以下で示した記入項目と内容は法的に定められたものではありません。ただし、一定期間の保管を行わなければならない書類となるため、漏れがないよう記入しましょう。

1. 書類のタイトル
支払通知書である旨を、書類の一番上にわかりやすく記入します。

2. 発行年月日
支払通知書の発行年月日を記載します。トラブル回避のためにも、日付の記入は忘れずに行っておきましょう。

3. 発注者側の企業名および連絡先
支払通知書を発行する発注者側の企業名と連絡先を誤りのないように記入します。連絡先には、住所および電話番号やFAX番号・メールアドレスなどを記入しておくとよいでしょう。

4. 宛名
誰宛の支払通知書であるか、わかるように記入します。相手先を記入する場合には、敬称である「御中」「様」などが混在しないよう、注意して使うようにしましょう。

5. 支払金額
取引で支払う予定のある金額を、支払金額として記入します。原則、総合計の金額を記載します。

6. 取引年月日
それぞれの取引における正確な日付を記載します。

7. 取引内容および案件名
それぞれの取引における具体的な取引内容や案件名を記載します。

8. 案件の単価
それぞれの取引における単価を記載します。

9. 消費税額
それぞれの取引における消費税額を記載します。

10. 備考
それぞれの取引において注意点や連絡事項がある場合に記載します。

11. 小計
単価合計と消費税合計についてそれぞれ記載します。

12. 総合計
単価と消費税額を合算した金額を記載します。

13. 請求書の締切日
請求書を発行する場合は、請求書の締切日を記載します。

なお、支払通知書には、請求書の発行をスムーズに行うという目的もあります。上に示した13の項目のうち、請求書にも必ず記載する項目(取引内容や単価、消費税や総合計など)については、忘れずに記載しておくようにしましょう。

4.支払通知書の作成における注意点

頭を抱えている女性
支払通知書を作成する際には、次の点に注意する必要があります。

4-1. 支払通知書は原本を保管しておかなければならない

支払通知書を作成した場合には、法令で定められた期間について、紙での原本の保管をしておくことが求められます。データで保管される支払通知書については、紙に印刷したものを保管しておく必要がありますので、注意しましょう。
支払通知書を保存する際には、見積書や発注書、契約書、納品書なども証憑書類となるため、同じように保管しておくとよいでしょう。

なお、保管の期限については、次の通り、法人および個人事業主で定められている保管期限が異なります。

4-1-1.法人の保管期限は7年間

法人の場合、支払通知書の原本保管は7年間と定められています。起算日は書類の発行日および受領日となっており、7年後の法人税申告期限日までの保管が必要となります。

4-1-2.個人事業主の保管期限は5年間

個人事業主の場合は、支払通知書の原本保管期限を5年間としています。起算日は法人の場合と同様、書類の発行日および受領日となっており、5年後の確定申告期限日までの保管を行わなければなりません。こちらについては、青色申告・白色申告ともに同様の対応となります。

4-1-3. 支払通知書は適切に保管しなければならない

先ほど述べたとおり、支払通知書は一定期間の保管が必要となる書類ですが、保管の状態にも気をつけなければなりません。
後ほど過去の取引を振り返り、支払通知書を確認しなければならなくなった場合、すぐに目当ての書類を検索できるよう、わかりやすい状態でファイリングしておくようにしましょう。

5.支払通知書は取引の円滑化や支払業務の効率化に有効な書類となる


支払通知書は、必ず発行しなければならない書類ではないものの、作成しておくことで、スムーズな支払業務が可能となります。また、支払通知書の役割やメリットを理解しておくと、支払元や支払先で金額についての相違が発生する可能性も減り、トラブルの回避にもつなげられるのではないでしょうか。
なお、支払通知書を作成する際には、法的に定められた必須項目はないものの、最低限、請求書に記載されているような項目については記載しておく必要があります。今回ご紹介した、支払通知書に記載すべき項目や作成における注意点を参考に、支払通知書の発行を行いましょう。

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