支払明細書の書き方や保管方法・注意点を分かりやすく解説

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経費管理

更新日: 2024.1.17
公開日: 2021.11.20 jinjer Blog 編集部

商品やサービスに対して金銭のやり取りがあった際、内容を詳細に記載した書類として支払明細書が発行される場合があります。個人として身近な支払明細書といえば、クレジットカードを利用した際に発行されるものが挙げられるでしょう。

企業間での取引では、領収書や請求書だけでなく内訳を証明する書類として、合わせて支払明細書が発行される場合があります。

今回は、支払明細書の書き方や保管方法、そして注意点について分かりやすく解説します。

関連記事：支払明細書とは？その意味や書き方など基礎知識をご紹介

1.支払明細書の基本的な書き方
2.支払明細書の正しい保管方法
3.支払明細書の書き方や保管での注意点
4.支払明細書の書き方や保管方法そして注意点は正確に把握しておくこと

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1.支払明細書の基本的な書き方

取引内容を双方で確認したり、支払われる金額を説明したりするために、支払明細書は発行されます。領収書や請求書とでは、書類の意味合いが異なります。

支払明細書の基本的な書き方について、記載すべき項目ごとに細かく見ていきましょう。

1-1. 書類名

まずは、書類名を明記してどういった意味合いを持つ書類なのかを明確にします。記載する内容はシンプルに「支払明細書」でよいでしょう。支払明細書と請求書は記載されている内容が似ていますが、支払いを要求しているかどうかで異なります。

請求書としても同じ意味合いを持つ支払明細書にしたいのであれば書類名を「請求書兼支払明細書」として、支払期日を合わせて記載しましょう。

1-2. 管理ナンバー

複数の取引先や取引において支払明細書を発行するのであれば、自社で管理がしやすいように独自に管理ナンバーを設定しておくことをおすすめします。管理ナンバーを設定する際は、取引先や請求書の管理に必要としているコードを区分け用の目印として含むことで、より分かりやすくなります。

1-3. 送付先の会社名

支払明細書を送る会社名を記載します。表記は「（相手の名前や法人名）御中」とします。送付先の名前が記載されていない書類は、相手に不信感を与えてしまう原因となりますので、忘れずに正しく記載するようにしましょう。

1-4. 発行した日付

その支払明細書が実際に作成された日付、あるいは取引先に送った日付を記載します。たとえば、取引先が月締めで取引をまとめている場合、支払明細書の日付によっていつの取引によるものなのか管理がしやすくなります。

1-5. 発行元の情報

支払明細書を発行した側の情報、すなわちこの場合であれば自社について記載します。この際、とくに重要となるのが電話番号および、担当者の名前です。支払明細書を受け取った側が、相手に対してスムーズに連絡が取れるように記載しましょう。

支払明細書を作成する際のポイントとして、電子印鑑を合わせて用意しておくことをおすすめします。電子印鑑があれば、支払明細書を印刷するたびにわざわざ実物の印鑑で押印する必要がなくなるためです。

1-6. 残高の情報

取引日と支払日が数ヵ月にまたいで異なる場合は、残高の情報についても記載しましょう。一ヵ月のなかで取引が完了するのであれば、記載する必要はありません。

1-7. 取引の内容

その取引の内容について、複数の項目に分けて記載しましょう。分類すべき項目は以下のとおりです。

・日付：その商品やサービスを納品した日あるいは提供を始めた日
・コード：自社で商品や管理のために設定しているコード
・内容：商品やサービスの名前
・数量：納品する商品の個数（単位も必要）
・単価：その商品やサービスの単価（消費税は含まない）
・金額：数量と単価から算出された金額
・小計：金額を合計した税抜価格
・消費税：小計に対して消費税率を適用して算出した消費税額
・合計：消費税を加えた合計金額

なお、軽減税率が適用される場合は、消費税の項目のなか区分けして記載しましょう。