支払明細書とは?その意味や書き方など基礎知識をご紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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支払明細書とは?その意味や書き方など基礎知識をご紹介

書類に記入する様子

支払明細書とは、支払いに関する詳しい情報が書かれている書類のことです。多くは支払いが発生した際に発行されます。発行するのは企業であったり、個人であったりとさまざまです。
支払明細書があれば、なにをいつ、どこで買ったのかなど詳しい内容が一目で分かります。

この記事では支払明細書の基本、書き方やテンプレートについて紹介します。

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1.支払明細書とは?

書類を確認する様子

支払明細書とは、支払いが確定したものに対して発行される書類です。支払明細書をみれば、なにを、いつ、どこで、どれくらいの料金で買ったのかなどが分かります。
なお、支払明細書は形式に決まりがないため、作る人によってサイズやデザインが違っていることもあります。作り方も人によってさまざまです。エクセルを使っていちから支払明細書を作る人もいれば、テンプレートを使う人もいます。書き方は大体決まっているため、初めて作る場合でも簡単に作れます。

1-1.取引内容を確認する目的もある

支払明細書が発行される目的は、金額や内容を両者で確認するためです。なかには支払いが発生する前に支払明細書を発行し、内訳や金額に間違いがないかを両者で確認する場合もあります。
支払明細書の作成や提出は法律で決められているわけではありませんが、企業間では取り引きの証拠として交わされることが多いでしょう。

1-2.経費の計上にも使える

経費の計上では、実際に金額を支払った証明になる書類を使います。一方で支払明細書は支払いの内容を説明するもので、料金を支払ったことを証明するものではありません。こうした理由から、支払明細書は経費の計上には使えないと考える方もいるでしょう。

税務調査では、領収書やレシートといった書類だけで経費として認めるかを判断しているわけではありません。さまざまな観点から経費として正しく処理されているかを決めるのです。
そのため、支払明細書も場合によっては経費の計上として使えることがあります。たとえば電車賃やバス代といった領収書が発行されない場合や、領収書を紛失してしまった場合などは、支払明細書が経費として認められるケースがあるのです。

関連記事:支払明細書について解説。その意味や書き方など基礎知識を紹介

2.支払明細書の主な種類

お互いに確認しあう様子

ひとことに支払明細書といっても、発行されるシーンによって違いがあります。ここでは4つのシーンに分けて、どのような支払明細書が発行されるのかを紹介します。

2-1.給料や賞与が支給されるとき

企業側が社員に給料や賞与を支払う際に発行します。給与明細書、給与支払明細書と書かれていることが一般的でしょう。書面には金額や内訳が書かれています。

2-2.退職金が支給されるとき

社員が退職する際に、企業側が支払明細書を発行します。会社の規定によっては発行しない場合もあるでしょう。退職金明細書とよばれることが多く、金額や控除内容、内訳といった内容が記載されています。

2-3.業務委託先に報酬を支払うとき

会社が業務を外注したときに支払明細書を発行します。内容には報酬金額や報酬支払日などが記載されており、多くは外注した業務内容も記載されています。

2-4.配当金を支給するとき

株主に対して会社側が配当金を支給する際にも、支払通知書と兼用で支払明細書を発行する場合があります。ただし株主が配当金の受け取りを証券会社の特定窓口にしている場合には、明細が発行されないこともあるでしょう。

3.支払明細書と請求書などの違い

書類の見直しをおこなう様子
支払明細書は請求書や領収書とともに支給されることがあり、すべてがお金にかかわる書類なので、どの書類がどういった役割なのかが分からない方もいらっしゃるでしょう。

まず支払明細書と請求書の違いは、支払いが発生しているかどうかです。支払明細書は、これから行われる取り引きの内容を確認するために使われます。対して請求書は支払明細書に書かれている金額を請求するときに発行するものです。支払明細書は請求に対する内訳が書かれている書類のため、その用紙だけでは請求ができません。

支払明細書と領収書の違いは、発行されるタイミングです。領収書は支払い終えたものに対して発行される書類です。支払明細書は支払う内容についての書類ですので、支払い終えたかどうか、支払明細書だけでは分かりません。
発行されるタイミングも会社によってさまざまです。さらに領収書は料金を受け取った証拠として、請求した側が発行するというのもポイントです。

関連記事:納品書と請求書の違いは?発行時に気をつける6つのポイント

関連記事:支払明細書と領収書の違いや書き方のポイントを詳しく解説

4.支払明細書の作成方法

発注書 手順
支払明細書の作り方は、手書きするか、デジタルで作るかの2通りです。手書きの場合は、文房具店などで売っている支払明細書の用紙を買い、必要事項を記入します。
デジタルで作る場合は、パソコンやスマートフォンを使います。ソフトやアプリを使う場合は、あらかじめテンプレートが用意されているため、入力していくだけで完成するため便利です。ほかにもエクセルなどの表計算ソフトを使って自分で型から作ることもできます。

5.支払明細書の基本的な書き方

書類の説明を受ける様子
支払明細書には決まった型がないため、どこをどう書いていいのか迷ってしまう方も多いことでしょう。以下では支払明細書に書くべき内容を紹介します。

5-1.書類名

まずはどういった書類なのか一目で分かるように「支払明細書」と大きく書きます。支払明細書と請求書を兼ねる場合には「請求書兼支払明細書」とするとよいでしょう。

5-2.発行日

あとでトラブルになってしまわないよう、発行した日時を書いておきます。形式に決まりはなく、西暦でも和暦でもかまいませんが、一般的によく使われているのは和暦です。

5-3.取引先の情報

取引先の会社名や部署名、宛名を記入します。宛名には敬称をつけることを忘れないようにしましょう。御中と様を混同してしまわないように気をつけてください。

5-4.自社の情報

会社名、部署、氏名など、発行する側である自社の情報も記入しましょう。書き忘れてしまうと支払明細書として成り立ちません。

5-5.取り引き明細

詳しい内訳が記入されていない場合、支払明細書として扱われません。支払いが発生した日、商品の名前、数、単価、税抜き価格、合計金額などを書いておきましょう。

5-6.角印を押す

角印とは、角形の法人印のことです。社判や社印、会社印ともよばれています。角印を押すときは、自社名と住所の部分に重なるように押印します。このとき電子印鑑があると便利です。電子印鑑がない場合は、一度プリントアウトし、再度スキャンしてからPDF化しましょう。

関連記事:請求書に印鑑は必要?いらない?押印する位置や種類まで網羅的に解説

5-7.支払明細書を作るならテンプレートが便利

自分で型を作るのは面倒、できる限り労力を使いたくないといった場合は、テンプレートがおすすめです。
インターネット上には支払明細書のテンプレートが数多く公開されています。無料で使えたり、英語版の支払明細書があったりするので、自社にあったものを使いましょう。ダウンロードしたテンプレートは、エクセルで起動されます。エクセルが導入されているパソコンを使うと便利です。

関連記事:支払明細書の書き方や保管方法・注意点を分かりやすく解説

6.支払明細書を見れば内訳が分かる

給与明細
支払明細書は領収書や請求書とともに受け取ることがあります。それぞれが金額にかかわる書類のため、どの書類がどういった役割をするのか分からなくなることもあるでしょう。支払明細書は、支払いが確定したときに発行される書類です。支払内容を両者で確認する意味で発行されることもあります。

支払明細書を作る方法は3つあります。手書きする方法、テンプレートを使う方法、エクセルで型から作る方法です。
一から支払明細書を作るときは、日時や企業名、角印などを忘れずに記入しましょう。インターネットには無料で使えるテンプレートがあります。型をつくるのが面倒、英語版の支払明細書がほしいといった場合はテンプレートを使用することをおすすめします。

 

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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