請求書の印刷に適した用紙の選び方やプリンターについて - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書の印刷に適した用紙の選び方やプリンターについて

印刷

ビジネスでは様々な種類やサイズの用紙が使われています。用途に応じて使い分けることで費用対効果が期待できますので、用紙選びは大切と言えるでしょう。では、請求書の印刷に適した用紙とはどのようなものがあるのでしょうか。本記事では、請求書の用紙やプリンターの選び方について紹介します。

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1.請求書の印刷に適した用紙の選び方

書類

受け取った請求書は保管する必要もあるため、厚みが薄くて耐久性のない用紙を使わない方が無難です。請求書の印刷に適した用紙を選ぶには、まず用紙についての知識を持っておくと良いでしょう。ここでは、用紙の種類やサイズ、坪量(厚さ)について解説します。

1-1.用紙の種類

用紙には様々な種類があります。それぞれの特徴を知った上で、用紙の種類を選ぶと良いでしょう。
ビジネスで多く使用されている「普通紙」「上質紙」「再生紙」について紹介します。

普通紙

PPC(Plain Paper Copier)用紙とも呼ばれています。PPCとは、普通紙複写機を意味することから、コピー用紙として広く使用されているタイプの用紙です。
コストが安いことがメリットとしてありますが、印刷の質は上質紙と比べるとやや劣ります。

上質紙

化学パルプ100%使用した用紙です。特徴は、普通紙と比べると印刷の仕上がりが良い点にあります。
社外パンフレットなど大量に印刷するオフセット印刷でも使用されています。

再生紙

古新聞など古紙を使用して作られた用紙です。古紙を使用しているため、紙に多少の色むらがあるのが特徴としてあります。
環境に配慮するといった観点から、再生紙の利用を促進する企業も増えてきています。

1-2.用紙のサイズ

請求書には規定サイズがありませんが、一般的にはA4サイズで印刷されることが多いようです。
A4サイズは請求書の他、契約書や見積書、納品書など様々なビジネス文書で使われることが多い用紙サイズです。
また、A4用紙で書類を管理している企業も多いため、A4サイズを使用するのが無難と言えるでしょう。

1-3.用紙の坪量(厚さ)

紙の厚さをあらわす単位として、坪量(g/㎡)の単位が使われます。坪量とは、用紙1平方メートルあたりの重さのことです。
坪量の値が大きくなるほど重さが増すため、比例して紙の厚さも増します。
一般的な印刷用紙の坪量は64~68g/㎡と言われており、これ以下の厚さの紙を選ぶと紙が薄く感じられてしまうかもしれません。
請求書は、この値以上の用紙を選ぶのがおすすめです。

2.請求書の印刷に適したプリンター

印刷

プリンターは使用頻度やイニシャルコスト、ランニングコスト、印刷以外の機能なども加味して選んだ方が良いでしょう。次に、プリンターの種類や事前にチェックしておくべき機能について詳しく解説します。

2-1.印刷の頻度に応じてプリンターの種類を選ぶ

プリンターは大きく分けて「インクジェットプリンター」と「レーザープリンター」があります。
印刷量が少ないのであれば「インクジェットプリンター」、大量印刷が多いのであれば「レーザープリンター」が向いているでしょう。
それぞれプリンターの特徴の違いや、メリット・デメリットについては次のとおりです。

インクジェットプリンター

インクジェットプリンターは、インクの微粒子を紙に細かく噴射し文字や画像を印刷するプリンターです。
解像度が高いため、綺麗に画像印刷したい場合に向いています。
メリットは、インクジェットプリンターはコンパクトなものが多いため、設置場所に困らないことです。本体価格や電気代もレーザープリンターより安く済みます。
デメリットは、インク代が割高なこともあり、1枚あたりの印刷代が高い傾向にあることです。また、レーザープリンターより印刷スピードが遅いため、大量印刷には不向きである点もあげられます

レーザープリンター

レーザープリンターは、感光体に印刷イメージをレーザー照射し、粉末状の色材(トナー)を付着させて印刷するプリンターです。
解像度はインクジェットプリンターに劣りますが、文字を鮮明に印字することができ、滲みにくいといった特徴があります。
メリットは、1枚あたりの印刷代が安いことです。また、印刷スピードが速いため、大量印刷するのに最適です。
デメリットは、本体価格や電気代が割高な点にあります。また、サイズが大きいものが多く、設置スペースを取られる点も挙げられます。

2-2.パソコンとの接続条件

複数台のパソコンと接続させてプリンターを使用したい場合は、購入前に確認しておく必要があるでしょう。
有線または無線LANでパソコンと接続するタイプのプリンターがありますが、最近はWi-Fiに対応している機種もあります。
Wi-Fi接続できる機種であれば、設置場所をある程度自由に選ぶことができます。また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットと接続させて請求書を印刷することもできますので、Wi-Fiが使える環境であればこういった機種もおすすめです。

2-3.FAXやスキャナー等その他の機能

印刷機能だけでなくFAXやスキャナー機能もついていると、仕事をする上では大変便利でしょう。
たとえば、印刷した請求書を郵送前に先方へFAX送信する場合などに使うことができます。また、押印後の請求書の原本をメールで先に送って欲しいといった依頼があった際にも、スキャナー機能があればPDFなどにスキャンしてメールで送ることができます。
請求書をFAXやメールで送る機会が多いのであれば、これらの機能もチェックしておいた方が良いでしょう。

3.請求書を印刷する際の注意点

注意

請求書を印刷する際の注意点は2つあります。次に詳しく解説します。

3-1.薄くて耐久性のない用紙は使用しない

請求書は税法上7年間の保管義務があるため、保管に適した用紙を選ぶのが重要です。
前述でも紹介しましたが、一般的に使用されている坪量(厚さ)の値以上の用紙を選ぶと良いでしょう。
コストが安いからといって、薄くてすぐにヨレてしまうような紙を請求書に使用するのは避けるべきです。そのような紙は社内文書用に使用して、社外文書には耐久性のある紙を使用するようにしましょう。

3-2.プリンターに適した用紙を選ぶ

普通紙・上質紙・再生紙は、インクジェットプリンターやレーザープリンターどちらにも使用ができますが、光沢紙と呼ばれる用紙はレーザープリンターには使用ができませんので注意が必要です。
光沢紙とは、発色の質を高めるために表面につや加工を施した用紙のことをいいます。レーザープリンターで使用すると、表面のコート剤を熱で溶かしてしまうため故障の原因にもなります。
他にもプリンターによって使用できない用紙がありますので、加工の施された用紙を使う場合は、自社のプリンターに適しているか確認しましょう。

4.請求書に用紙選びは欠かせないポイント!

請求書 ポイント

請求書の用紙選びでは、用紙の種類やサイズ、坪量(厚さ)に配慮するのがポイントです。
用紙が薄すぎると耐久性に問題が生じ、サイズが一般的に使用されてないものだと先方の管理に手間をかける場合があります。コスト面も考慮しながら、自社にあった用紙を選ぶと良いでしょう。
プリンター選びでは、本体の種類や機能面をチェックするのがポイントです。

 

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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