見積書の正しい書き方とは?知っておきたい18のポイント | jinjerBlog

見積書の正しい書き方とは?知っておきたい18のポイント

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売買契約でも請負契約でも、正式な契約を締結する前には、受注側から発注側へ見積書を提出するのが一般的です。

顧客は受注者から受け取った見積書をもとに契約を締結するかどうか判断しますので、間違いのないよう、しっかり作成する必要があります。

今回は、見積書の正しい書き方や、記載する主な項目、書き方の注意点についてわかりやすく解説していきます。

関連記事:見積書が必要な理由と記入すべき項目を分かりやすく解説

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1.見積書の正しい書き方

見積書 書き方

見積書を作成するにあたり、知っておきたい基礎知識を2つのポイントにわけて説明します。

1-1.見積書を作成する際に必要なもの

見積書を作成する際に必要になるのは、以下4つです。

①見積書の用紙
②封筒
③「見積書在中」のスタンプ
④切手

まず①ですが、見積書の様式やフォーマットには特に決まりはなく、会社ごとに用意した用紙を使用してOKです。

インターネットで調べれば、フリー素材としてテンプレートも数多く配布されていますので、好みのテンプレートをダウンロードして使用するのもよいでしょう。

完成した見積書を郵送にて送付する場合は、②の封筒に④の切手を貼り、表面に③のスタンプを押して見積書が同封されていることが一目でわかるようにします。

「見積書在中」は手書きでも問題ありませんが、見積書を作成することが多い場合はスタンプを用意した方が手軽です。

なお、見積書は書面での交付が義務づけられている書類ではありませんので、パソコンで作成した見積書をそのまま電子データとして送付することも可能です。

相手方から書面での交付を求められた場合は別ですが、そうでなければ、電子データとして送付して印刷代や切手代、封筒代などを節約した方がよいでしょう。

1-2.見積書の作成方法

見積書を作成する方法は、大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、紙の用紙に手書きする方法です。

会社規定の用紙、またはインターネットからダウンロード・印刷した用紙に、ボールペンなどを使って必要項目を記載します。

なお、鉛筆やシャープペン、消えるボールペンなどを使って作成すると、後から手を加えられてしまうおそれがありますので、必ず消えないボールペンやサインペンなどを使って作成しましょう。

手書きで作成するのは昔ながらのやり方ですが、手間と時間がかかるため、パソコンやインターネットが普及した現代では手書きで見積書を作成する企業は少数派となっています。

2つ目は、Excelや見積管理システムなどのソフトを使って作成する方法です。

Excelはビジネスでよく使われるソフトですので、操作に慣れている人も多く、ネットで探せば無料の見積書テンプレートもダウンロードして使用できます。

関数を使えば、見積金額の合計額なども自動で行ってくれるので、金額を正確に入力すれば、計算ミスの心配がありません。

より便利に見積書を作成したい場合は、見積管理専用のシステムを導入するのもおすすめです。

商品や顧客ごとに見積書のテンプレートを使い分けたり、顧客情報と見積書を紐付けたりできるので、見積書を簡単に管理できます。

システムによってはオンライン上で申請・承認を行える機能も搭載されており、滞りがちな見積書の承認フローの円滑化も図れます。

どの方法で見積書を作成するかは会社のニーズや予算などによって異なりますが、利便性を重視するのならExcelやシステムを使った作成方法がおすすめです。

関連記事:見積書の作成方法を徹底解説!知っておきたい4つのポイント

2.見積書に書く項目とは?

項目 見積書

前述した通り、見積書に決まったフォーマットはないため、記載する項目も自由に決められます。

ただ、顧客は見積書をもとに発注するか否かの判断を下しますので、記載する内容・項目はなるべく詳細に、かつわかりやすくするのがポイントです。

特に顧客が複数の業者相手に見積もりを依頼する「相見積もり」を行っている場合、条件がほぼ同等なら、より丁寧な見積書を送付してきた業者の方が優先されます。

いちいち問い合わせなくても知りたい情報が一目でわかるよう、顧客目線で見積書を作成することが大切です。

ここでは、見積書に記載しておきたい項目を16つご紹介します。

2-1.相手の名称

見積書の依頼先の名称を記載します。

会社名には「御中」をつけ、必要に応じて部署名や支店名、担当者の役職や名前なども書いておきます。

2-2.見積書を発行した日付

見積書を発行した日付を年月日で記載します。

2-3.見積書No

見積書に番号を振っておくと、あとから検索・閲覧するときに便利です。

顧客から問い合わせがあったときも、見積もりNoを教えてもらえば、どの見積書の件で問い合わせを受けているのかすぐにわかります。

2-4.発行者の情報

見積書を作成・発行した会社、つまり自社の屋号や所在地、連絡先(電話・メール)などを記載します。

担当者がいる場合は、部署と名前もあわせて明記します。

なお、見積書に会社印を押すか否かは任意ですが、押印があった方が丁寧で、信頼性もアップします。

電子データで送付する場合は、あらかじめ電子印鑑を作成して押印するとよいでしょう。

2-5.タイトル

「見積書」「お見積書」「御見積書」のいずれかを記載します。

2-6.件名

どの件の見積書なのか、わかるような件名(WEBサイト構築の件など)を明記します。

2-7.見積書の有効期限

商品やサービスの単価は、市場状況などに合わせて変動する場合があります。

同じ条件でも、1年後には価格が変動している可能性がありますので、当該見積書に記載された内容がいつまで有効なのか、明記しておくと安心です。

有効期限は会社ごとに自由に決めてかまいませんが、2週間~3ヶ月の範囲内で決めるのが一般的です。

有効期限の書き方としては「◯年◯月◯日まで」「発行日より◯ヶ月間」などと記載します。

2-8.品名

商品名やサービスの内容などを記載します。

顧客が一目でわかるよう、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。

2-9.数量

商品・サービスごとに数量を明記します。

デザイン料やコンサルティング料など、数値で表せないサービスについては「一式」や単純に「1」とします。

2-10.単価

商品・サービスの単価を明記します。

2-11.項目ごとの金額

商品・サービスごとに数量×単価で算出した金額を明記します。

2-12.小計

すべての項目の金額を合計した額を記載します。

2-13.消費税

小計×消費税率で算出した消費税額を記載します。

2-14.合計額

小計+消費税で算出した合計額を記載します。

2-15.見積額

⑭の合計額と同じ金額を、見積額として再度明記します。

⑧~⑭までの項目は通常、表でまとめますので、見積額はその表の上に記載するのが一般的です。

2-16.備考

見積書に関して特記しておきたいことがあれば記載します。

たとえば、品・数量が変更した場合や、有効期限が切れた場合は再見積りが必要になること。発注から納品までの期間の目安などを記載しておくと、顧客の問い合わせの手間を省けます。

3.見積書の書き方で注意すること

見積書 注意点

見積書を作成するにあたり、まず重要なのは、顧客の要望がきちんと反映されているか、数量や金額にミスはないかどうか、しっかり確認することです。

数量や金額にミスがあると、顧客に誤った認識を与えてしまうおそれがありますので、再三にわたって確認するのはもちろん、可能な限り、他の人間とのダブルチェックを行うのが理想です。

見積書は依頼があった後、なるべく早く送付する必要がありますが、ミスがあっては見積書としての役割を果たせなくなりますので、情報の正確性を第一に考えましょう。

また、備考欄に納期の目安を記載する場合は、慎重に設定することが大切です。

顧客の中には納期を重視して業者を選ぶケースも多く、見積書に記載していた納期の目安より日数がかかってしまうとトラブルの原因になる可能性があります。

納期が遅いと競合相手に顧客を取られてしまうかも…と心配になるかもしれませんが、納期を守れなかった場合は企業としての信用を失ってしまいますので、見積書には確実に納品できる日数を記載しましょう。

4.見積書は正確かつわかりやすい書き方を心がけよう

指を差す男性

見積書は、顧客が注文や購入を判断するときの材料となる重要な書類です。

競合相手に負けないよう、なるべく早く作成・提出することが大切ですが、肝心の内容にミスや漏れがあると、見積書としての役割を果たすことができません。

見積書に不備があると顧客の信用を失う原因にもなりかねませんので、スピードだけでなく、情報の正確性やわかりやすさを重視して作成することを心がけましょう。

 

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