見積書が必要な理由と記入すべき項目を分かりやすく解説 | jinjerBlog

見積書が必要な理由と記入すべき項目を分かりやすく解説

見積書

見積書はビジネスにおいて重要な書類の1つですが、法的に作成を義務付けられているわけではありません。

ではなんのために見積書が必要なのでしょうか。

今回は見積書が必要な理由と記入すべき項目や記入の際のポイントについて解説します。

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帳票に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。 未対応の場合には罰則規定もあり、内容も複雑であるため、お早めに準備しておくことをおすすめします。

また検討を開始しているが、 「そもそも内容が難しすぎてわからない」、「情報収集したけど、いまいち理解できてない」、「制度に対応するために、具体的になにをしたらいいの?」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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1.見積書が必要な理由は3つ

3 ポイント

見積書が必要な理由は次の3つです。

1-1.取引の記録のため

見積書の作成は義務ではないとしても、見積書として記録を残すことで口約束で起こりやすい受注側・発注側双方の認識のズレによるトラブルを未然に防げます。

見積書は取引の証拠(証憑書類)とされるので、決算期の単位で7年後の法人税申告申込期限日まで保管が義務付けられています。

つまり、作成は義務付けられてはいませんが、作成した場合は7年間の保管義務が発生するということです。

1-2.不明瞭な金額や納品内容をはっきりさせるため

見積書には商品・サービスの価格以外に送料・手数料、納品するものの内容・数量・金額・納品日なども記載されるのが一般的です。

正式に契約する前にさまざまなマージンや納品内容の詳細を書面で明確化することで取引をスムーズに進められます。

1-3.取引の流れを作るため

見積書は発注側にとって取引開始の判断材料になります。
見積書発行からの取引の流れは次の通りです。

1. 受注側が見積書を発行
2. 発注側が見積書の内容に同意し、正式に発注するために発注書を発行
3. 受注側が発注を正式に受けるために発注請書を発行して契約が成立

2.見積書に記入すべき8つの項目


見積書の形式は1つではなく、インターネットでもたくさんのテンプレートが公開されていますし、表計算やワープロソフトにもシンプルなテンプレートが入っています。

テンプレートをそのまま使うのもいいですし、自社に適したテンプレートを作ってもいいでしょう。ただし、次の項目は必ず記載することをおすすめします。

関連記事:見積書の正しい書き方とは?知っておきたい18のポイント

2-1.タイトル

ひとめで見積書だとわかるよう、書類の1番上の中央に大きく記載します。

すぐ下にタイトルより少し小さめの文字で件名も記載すると、どのような契約の見積もりなのかわかりやすく親切です。

見積書・見積もり書・御見積書・お見積書などが一般的です。

2-2.宛先と通し番号

見積書の宛先は個人名なら「○○様」、法人名なら「○○御中」となります。
ただし、会社名と担当者名を記入する際は会社名の後に御中はつけず、担当者名の後に「様」をつけます。

【例】
・○○株式会社 御中 (会社宛)
・○○株式会社 代表取締役 ○○○○様 (社長宛)
・○○株式会社 ○○部署 ○○○○様(担当者宛)
・○○株式会社 ○○代理 ○○○○様(支店長代理・部長補佐など肩書きがつく場合)

通し番号は、同じ契約の証憑(見積書・納品書など)は同じ番号を振ります。顧客情報とリンクした番号をつければ、顧客ごとの取引履歴を把握しやすくなります。

2-3.発行者(受注者)の情報・社印

見積書を発行した側の情報も明記します。
企業名・住所・電話番号・担当者氏名の4つは必ず記載しましょう。

位置は見積書の右寄りで、発注側の宛名より下です。

社印は会社名や住所の文字に被るように右寄りに押します。見積書に社印が捺印されていると、発注側が発行した正式な文書の証拠となり、信用性が高くなります。

2-4.発行日と有効期限

見積書の金額は有効期限が設けられるのが一般的です。見積金額に変動が見込まれる場合は短めに設定しましょう。

また、有効期限があることで期限内に発注するか否かの意思決定を促す効果も期待できます。記入例としては「見積書有効期限:○年○月○日」や「見積書有効期限:発行日から○週間以内」などがあります。

見積の内容に有効期限を設けることから、見積書の発行日も記載する必要があります。

2-5.納期までの平均日数

納期までの期間も契約の判断材料となるため、契約から納品までの平均日数を記入します。
納期予定期間として「発注から○日以内」などと記載するのが一般的です。

2-6.見積金額

見積もりの合計金額です。
小計・消費税額(○%)・総合計金額を明記します。

2-7.商品の情報

納品する商品・サービスに関する情報について記載します。

・ 商品またはサービス名・品番
・数量(個数または一式)
・単価
・金額(数量x単価)

値引きを行う場合、値引きに関する行を1行作り、商品の金額部分に「ー(マイナス)」または「▲」を使って表現します。
本来の見積金額とあわせて明記しておくことで、後日値引きした・していないといったトラブルを回避できます。

また、見積書を提出する際にこれらの項目に誤りがないか確認しながら、相手にわかりやすい書き方で作成します。
見積書の内容確認は作成者だけではなく、同僚・上司・部下など複数人でチェックを行うことをおすすめします。

計算ミスや入力ミスを極力防ぐために、表計算ソフトなどの関数を活用して自動計算できるようにすると便利です。

2-8.備考欄

見積書全体に関する注意書きや補足説明、連絡事項などを記入できる備考欄を作っておくと便利です。

3.見積書作成の際の注意点

注意点を見つける様子
見積書を作成する際に注意すべきポイントは次の通りです。

関連記事:見積書の作成方法を徹底解説!知っておきたい4つのポイント

3-1.見積書の記載内容と納品内容に違いがないか確認する

見積書に記載した商品・サービスなどの内容と実際の納品内容に乖離がないようにしましょう。
見積書と納品内容が異なるとトラブルにつながるからです。

他契約と混同しないように1つの契約に関する商標はひとまとめにして保管することをおすすめします。

3-2.納期設定は慎重に行う

納期設定は慎重に行いましょう。スケジュールの見込みが甘いと納期が守れず信用を失うこともありますし、余裕を持って納期を遅めに設定すれば競合相手に負ける可能性もあります。

納期が妥当であるか上司に判断を仰ぐなど慎重さが必要です。

3-3.見積書はできるだけ早く提出する

見積書の提出はできるだけ早く行いましょう。競合相手に先を越されてしまうかもしれないからです。

もちろん、見積書の記載内容は慎重になる必要がありますが、できる限り早く提出して受注機会を逃さないようにすることも重要です。

見積書をできるだけ早く提出する方法としてFAXやメール送信がありますが、どちらも先方に送信することを事前に電話で一報を入れるなどしてから送信しましょう。
FAXの場合は原本を改めて郵送することをおすすめします。

メールの場合は、PDFファイルに変換したものを送信します。表計算ソフトのファイルなどをそのまま送付するのは、内容が簡単に変更できるため避けてください。社印を捺印したい場合は、印影データを用意します。

4.見積書は取引を成立させるための第一歩

男女が握手する様子
見積書は取引を成立させるのに効果的な書面です。契約までの流れを作り出すための第一歩です。
見積書の作成義務はありませんが、作成した場合は7年間の保管義務が発生します。

見積書に記入すべき項目について解説しました。内容に不備があると、トラブルにつながるため作成には慎重さが求められます。ただし、競合相手に負けないためにはできるだけ早く提出することも重要です。

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