請求書の正しい書き方やポイント・注意点を詳しく解説 | jinjerBlog

請求書の正しい書き方やポイント・注意点を詳しく解説

請求書作成

請求書は取引相手へ請求金額を知らせるものです。
発行した側にとっては、何に対する料金をいつ請求したのかの証明にもなります。

企業間の取引において不正な取引・支払いが行われていないか監査するためにも重要な書類ですから、記載する内容に不備がないよう注意が必要です。

ここでは請求書の正しい書き方や発行時のポイントなどを詳しく見ていきます。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: petty_cash.png

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1.請求書とは

請求書 項目

請求書とはサービスや商品の売り手が買い手にむけて、支払いを求める際に発行する書類です。手書きの請求書を封筒にいれて郵送することもあれば、PDFなどデジタル上で送るケースもあります。請求書を事前に発行して取引を行うことで、請求書が証拠となり、安心して取引ができるようになります。
請求書には請求する金額や発行年月日、振込先などいくつか記載する項目があるので、書き方をしっかり確認して請求書を発行しましょう。

2.請求書に記載すべき8つの項目と書き方

 

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ダウンロード元:請求書エクセルテンプレート

請求書に記載すべき項目について法律上の決まりはありませんが、マナーや慣習の面から見てもこれだけは記載しておくべきといった項目が8つあります。

2-1.タイトルの書き方(題目)

請求先にその書類がなんなのかを知らせるためには、タイトルが必要です。タイトルの書き方としては一般的に書類の上部中央か左上の目立つ場所に大きく記載します。

見積書や納品書とレイアウトが似ていると事務処理でミスが発生しやすいため、パッと見て違いがわかるようにするのがおすすめです。

2-2.発行者(請求者)情報の書き方

その請求書を誰が作ったのか、発行者(請求者)の氏名や名称、住所などを分かりやすく記載し、社判を捺印するかもしくは担当者やその上司の印鑑を捺印するのが一般的です。

2-3.請求先情報の書き方

請求先情報の書き方として適切な位置は左上です。会社名は必ず記載し、住所などを記載するかどうかは発行者の自由です。

請求先の会社名・住所を記載し、封筒の窓から見て分かるようにして宛名がわりにすることもあります。

2-4.取引内容(取引日・品名・単価・数量・金額など)の書き方

請求書を書く際は、いつ、何を、いくつ、いくらで取引したのかを明記する必要があります。したがって、取引した商品名(品目)・単価・数量・合計金額を必ず記載しましょう。数量を「一式」でまとめたり、単価がない場合は書かなくても問題ありません。

取引日の年表記は西暦・和暦どちらでも構いませんが、どちらかに統一します。

2-5.請求金額の書き方

請求金額の書き方は、請求書の最下段に取引金額の合計・小計・消費税・合計金額(=請求金額)を記載します。消費税が内税の場合は「内税」を記載するのも忘れないようにします。社会保険医療などの取引は消費税が課されません。

また、請求先が法人化されていない弁護士や司法書士・税理士への支払いや、講演料や原稿料については源泉徴収の対象となる可能性があるため、注意が必要です。

請求内訳のすぐ上に大きな字で請求金額を記載するのが一般的です。

2-6.請求書の発行年月日の書き方

請求書を発行する年月日を記載しますが、取引先の会計締め日との関係によって経費の計上月が変わることのないよう、調整が必要なケースもあります。

初めての取引の場合は、先方に書き方の確認をとることをおすすめします。

2-7.振込先情報の書き方

金額を正しく振り込みしてもらうためにも、振込先の書き方には注意が必要です。

振込先の情報を書くには、銀行名・支店名・預金種別(当座・普通)・口座番号・口座名義(カタカナ)の項目が必要です。加えて銀行コードや支店コードも記載しておくと親切です。

振込手数料をどちらが負担するかは、契約時に取り決めておくことをおすすめします。振り込む側が負担する場合は、念のため請求書にも記載します。

2-8.支払期日の書き方

請求金額を支払ってもらう期日を記載します。契約書や発注書を交わした際に決めておくのが一般的ですが、改めて記載すれば請求相手に対しての再確認になります。

2-9.税の記載項目の書き方

税金の書き方に関しては「内税」と「外税」の2種類の記載方法があります。どちらを選んだとしても、取引先が理解できるように記載しておきましょう。

2019年から適用されている軽減税率もふまえて、軽減税率の対象となる商品に関しては8%なのか、10%なのかなど分けて記載しましょう。

3.請求書を作る際のポイント

ポイント 請求書

請求書を作る際に押さえておきたいポイントは次の7つです。

3-1.取引完了後すみやかに発行する

取引が完了しても請求書が発行されないと、先方も支払いができずに困ってしまうことがあります。
月毎にまとめて請求する場合は、その月の最後の取引完了後、都度請求なら取引完了後すみやかに発行するよう心がけましょう。

3-2.請負契約の請求年月日は引渡日以降にする

請負契約の場合、その報酬は成果物または完成物の引き渡しと同時に受け取るのが一般的ですので、引き渡し以前の日付の請求書は無効となってしまいます。(特約がある場合を除く)

検品と検修確認を終えてから請求手続きに入るのが原則ですから、請求書の発行日=請求年月日になります。

3-3.通し番号をつける

請求書に通し番号がついていると、書類整理だけでなく経理でも管理がしやすいです。

3-4.社判などの捺印が必要

請求書は手書きでもPCで作成した場合でも、発行者の会社名の上に角印の社判、または担当者とその上司の印鑑を捺印するのが一般的です。

電子化された請求書の場合は、印章を画像ファイルに転換して書類上に捺印するのがおすすめです。

3-5.請求金額に端数がでた場合の処理は毎回同じにする

消費税などによって請求金額に端数が出た場合は、自社規定にしたがって処理して構いません。ただし、毎回同じように処理します。

3-6.請求書は紙媒体が基本

ペーパーレス化が進んではいても、請求書などの重要なビジネス文書は紙媒体で、原本を手渡しまたは郵送するケースがほとんどです。

取引先の事務手続きの関係上かなにかで、FAXで送信を依頼された場合にはFAX送ってから、原本を郵送すれば問題ありません。

ただし、事前に取引先の合意を得た後であれば、PDFなどの電子データで送付しても問題ありません。

関連記事:【画像つき】請求書の手書きはダメ?書き方とポイント

4.請求書の送付方法と注意点

指を差す男性

請求書が完成したら、取引先に送付する準備をしましょう。請求書の送付の際は、ビジネスマナーや決まりごとなど細かい点に注意が必要なため、ひとつずつ紹介していきます。

4-1.請求書のサイズ

請求書のサイズに特に規定や決まりはありません。
一般的に利用されるサイズはA4サイズですが、自社にあう形を選択しましょう。

4-2.手書きの場合は読みやすく丁寧に書く

請求書はの送り方は郵送やPDF、FAXなど様々ですが、自社にあった形を選択します。手書きで請求書を記載する際は抜け漏れがなく、特に金額の間違いがないようにしましょう。

請求書は取引をする上での証拠にもなるので、もし間違いがあればトラブルに発展し、企業の信頼を傷つける恐れもあります。金額はもちろん、振込先や内訳もしっかり記載して、カバーレター(添え状)もあわせて送付しましょう。

もし間違いがあれば、すぐ再発行して送付しましょう。

4-3.請求書は折って封筒に入れてOK

請求書に金額や振込先などの項目を記載したあとは封筒にいれて郵送します。

請求書を封筒にいれる際は紙を三つ折りするのが一般的です。封筒を開封した時に、「請求書」の文字がすぐ目に入るように折りたたみましょう。

送付状を同封する際も、送付状も相手から見えるように添付しましょう。

4-4.宛名の書き方

宛名の欄には請求書送付先の企業名や担当者名を記載します。宛先が企業名、部署名の場合は御中を、担当者名の場合は~様を忘れず記載しましょう。

封筒の表側には宛先の取引先住所や会社名、裏面には送り主の住所や会社名を記載していきます。忘れがちですが、請求書在中を封筒の表側に記載して送付しましょう。企業には多くの郵送物が日々届くので仕分けがしやすくなるからです。

5.請求書の形式は自由だが必須項目を欠かさないよう注意が必要

請求書 注意点

今回は請求書を作成する際に押さえておくべきポイントについて解説しました。

しかし請求書を毎回手書きやPCで打ち込んで送付していると、どうしてもミスや漏れが発生してきます。

また企業によって毎月数百枚以上発生することもあり、時間がかかるのはもちろん、担当者への負担も大きくなってしまいます。

そのため中長期的には請求書発行システムを導入することをおすすめしています。請求書発行システムを導入すれば、紙での管理がなくなりミスや漏れが減少するため、工数削減にも大きく付与します。

結果的にコスト削減にもつながり多くの企業で検討が進んでいますがのでぜひ一度チェックしてみてください。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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