【画像つき】請求書の手書きはダメ?書き方とポイント | jinjerBlog

【画像つき】請求書の手書きはダメ?書き方とポイント

書類に記入する様子

請求書は、企業や個人事業主が報酬を得るために必要な書類です。
しかし、請求書の発行が必要な際にどのように作成したらよいか悩む方は少なくありません。

この記事では、請求書を手書きで作成できるかどうか解説します。
失敗しないためのポイントを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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請求書の正しい書き方やポイント・注意点を詳しく解説

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

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1.請求書は手書きでも可能

OKサインを出す男性
請求書は、手書きで作成しても問題ありません。
請求書のフォーマットが法律で決められているわけではないので、手書きやPCどちらでも作成できます。

下記:参考FMT

[拡大する]

ダウンロード元:請求書エクセルテンプレート

また手書きの請求書用紙は、文房具や100円ショップなどさまざまな場所で購入できます。
手軽に用意できるので、すぐに準備したいケースでも対応可能です。

ただし、手書きの請求書用紙を準備する際は、国税庁が定めている最低限の情報を記載する必要があります。

2.手書きのメリット・デメリット

上記でお伝えしたように請求書は手書きでもPCでもどちらでも作成することが可能です。
ここでは手書きで請求書を作成する場合のメリットとデメリットをまとめていきます。

2-1.手書きのメリット

請求書を手書きで作成するメリットとして代表的な点は、記載する人の筆跡が一人ひとり異なるため、データ改ざんのリスクが少ないという点です。PCや電子機器のトラブルなどに左右されない点もメリットといえるでしょう。

2-2.手書きのデメリット

とはいえ、請求書を手書きで記載することはデメリットのほうが多いかもしれません。
特に時間や工数の部分で、デメリットが多いです。手書きは請求書を作成する度に同じ情報をすべて記載する必要がありますが、webであれば以前記載したことのある内容は、コピーすることが可能です。

他にも、WebやExcelであれば紙を保管するために確保していたスペースが必要なくなったり、PCで入力する際はエクセルなどをもちいて自動計算も可能なので金額ミスも起こりにくくなります。

3.請求書を手書きする際の必須項目

必要
請求書を手書きで作成する際は、必ず必須項目の記載が必要です。
国税庁では、以下の5つ項目を記載事項に定めています。[注1]

1.請求書を発行する側の会社名(個人事業主の場合は個人名)
2.請求先の会社名もしくは個人名
3.取引年月日
4.取引内容
5.税率ごとに分けて記載した金額

一般的な請求書は、上記の5つの項目以外にも支払期限や振込手数料なども記載しています。

請求書は、取引先からお金を支払ってもらうための重要な書類です。
取引先との取引を証明する証憑の一つにもなるため、一般的なマナーを押さえておく必要があります。

取引先との信頼関係にも繋がるので、必ず必須項目を記載しましょう。

以下に、5つの項目をそれぞれ詳しく解説します。

[注1]国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

3-1. 発行する側の会社名(個人事業主の場合は個人名)

請求書には、請求書を発行する側の情報の記載が必要です。
法人の場合は会社名を、個人事業主の場合は個人名を記載します。

会社名以外にも、住所・電話番号・メールアドレス・角印まで記載するのが一般的です。
ただし、角印についてはなくても請求書としての効力があります。

3-2. 取引年月日

取引年月日には、請求書の発行日を記載するのが一般的です。
しかし、取引先によっては異なる場合があります。

取引先によって請求書の発行日によって都合が悪くなる場合があるので、初めて取引する場合は発行する前に確認するのが望ましいです。

3-3. 請求先の会社名もしくは個人名

請求先の宛名には、会社名か個人名を記載します。
また請求先の住所や部署、担当者まで記載すると親切でしょう。

担当者まで記載する場合は担当者名の後に「様」と記載し、担当部署名を記載する場合は「御中」と使い分けるように注意しましょう。

3-4. 取引内容

取引内容には、請求金額の内訳を記載します。
たとえば、商品の名称・単価・数量などを明記するのが一般的です。

ちなみに、取引の証明ともなるので、必ず記載する必要があります。

3-5.税率ごとに分けて記載した金額

請求書の金額には、合計金額の他に税率ごとに分けて記載した金額も必要です。
たとえば、軽減税率の対象となる場合は8%、通常の場合は10%の税率を加算した金額を記載する必要があります。

20123年10月から始まるインボイス制度が開始された際は、品目ごとの税率を明確に明記しなければなりません。
今後始まるインボイス制度に対応するためにも早い段階から対応する必要があります。

4.請求書を手書きするときの6つの注意点

発注書 注意点

請求書を手書きで作成するときは、記載項目や書き方に注意する必要があります。
以下では、注意点を6つ紹介します。

4-1. 必須項目以外にも記載したい項目を入れる

請求書を手書きする際は、必須項目以外にも記載したい項目があります。
たとえば、以下の4つの項目がよく記載されています。

・請求番号
・振込期限
・源泉所得税の金額

請求番号とは、請求書ごとに使用する番号のことです。
請求書ごとに番号を付けることで管理がしやすくなり、振り込みの管理や消込の管理の際に使用されます。

また請求書には、振込期限を記載することで、取引先に振込期限を伝えることができます。
他にも期日までに振り込みがされたか確認する際にも役立ちます。

源泉所得税の金額については、取引先が個人事業主の場合に必要です。
一定の条件を超える取引を行う場合は、源泉徴収を行うことが義務となるので、必ず記載しましょう。

4-2. 丁寧に書く

請求書を手書きで記載する場合は、丁寧に書く必要があります。
なぜなら手書きは、人によって見え方が異なる場合があるからです。

手書きは、パソコンやワープロと違って書く人によって見え方が異なり、誤解を生みやすくなるので、誰が見てもわかるように丁寧に書く必要があるのです。

たとえば、鉛筆は使用せずにボールペンではっきり書くことや、数字を読みやすく書くことなどが大切です。
他にも金額を記載する際は¥や金額の後の-までの表記を忘れないように記載します。

請求書はお金を管理するための書類ですので、手書きで作成する場合はわかりやすいように心がけましょう。

4-3. 請求書の作成に時間がかかる

手書きで請求書を作成する場合は、データ上で作成する場合に比べて時間がかかります。
事務作業がパンク状態の場合は、あまりおすすめできません。

一枚一枚丁寧に書く必要があるので、パソコンの入力作業に比べて手間や時間がかかることを覚悟しましょう。

4-4. 計算ミスが起きないよう細心の注意を払う

請求書の作成は、手書きに限らず計算ミスが起こってはいけません。
パソコンの入力作業に比べて計算ミスが起こりやすい手書きは、細心の注意を払って作成する必要があります。

また計算ミスが発生した場合は、一からやり直す必要があります。
横線による修正は不可能なので、やり直しの手間も覚悟する必要があるでしょう。

4-5. 取引先からデータの請求書を要望されるケースがある

近年ビジネスの場では、デジタル化が進んでいるため、電子化された請求書を扱う企業が増えています。
そのため、取引先によっては電子化された請求書を要望されるケースがあります。

また手書きの請求書は、量が増えるほど保存場所の確保や整理が面倒になります。
コストもかかるので、取引先に負担をかけてしまうことを認識する必要があるでしょう。

4-6. 個人事業主の場合は源泉徴収の金額を記載する

取引先が個人事業主の場合は、一定の条件を超える場合に源泉徴収を行う必要があります。
国税庁によると、以下の報酬や料金の場合に必要としています。[注2]

・原稿料や講演料などの報酬
・弁護士や公認会計士など士業に支払う報酬
・プロスポーツ選手に支払う報酬
・映画や演劇などの出演等の報酬
・ホテルや旅館などの宴会において接待等を行うコンパニオンやキャバレーに支払う報酬

取引先が上記に該当する場合は、源泉徴収の金額の記載が義務です。
ただし、報酬や料金の範囲によっては必要ない場合もあるので、詳しくは国税庁のホームページで確認してください。

[注2]国税庁|No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

4-7.手書きで訂正する際の注意点

手書きで記載した場合は、訂正が必要なことも多々あるでしょう。
一般的には、書類上のミスがあった場合、二重線をもちいて訂正印を押し、正しく書き直すことが奨励されています。しかし、基本的に請求書は二重線などでの訂正は認められていないため、小さな記載ミスであったとしても、誤りがあった場合は再発行をすることをおすすめします。

5.請求書の手書き以外の2つの作成方法

女性 ポイント

請求書は手書き以外にも、作成方法があります。
ここでは、請求書作成ソフトの利用やExcel・Wordを利用する方法を解説しましょう。

5-1.請求書作成ソフトを利用する

請求書は、手書き以外にも請求書作成ソフトを利用することで作成できます。
請求書作成ソフトを導入することで、請求書の作成を自動化できます。

請求書のデメリットでもお伝えしましたが、手書きの請求書を作成すると、同じ情報をすべて記載する必要があり、時間や工数がかかります。他にも人的な記載ミスや計算ミスも起こってしまいがちです。

請求書をシステム導入で自動化すれば、これまで手作業で行っていた請求書の作成を、自動で行ってくれるので時間と手間を削減することが可能です。
また請求書作成ソフトによっては、請求書の作成だけでなく見積書や納品書などの書類もまとめて作成できます。

請求書の作成業務だけでなく、さまざまな事務作業を効率化ができるでしょう。

関連記事:請求書の作成ソフトを無料で手に入れる方法を詳しく紹介

5-2.ExcelやWordを利用する

請求書の作成は、専用のソフト以外にもExcelやWordでも可能です。
インターネット上にあるExcelやWordのデータを活用することで、手軽に請求書を用意できます。

またダウンロードしたデータから、自社のロゴや社判を入れてオリジナルの請求書を作成することも可能です。
作成したデータは、改ざんされないためにも、PDFや画像にして出力する必要があります。

関連記事:請求書をエクセルで管理する方法や課題点を詳しく解説

6.手書きの請求書は最低限の情報を記載するのが重要

重要事項

請求書のフォーマットは法律で決められていないので、手書きで作成することも可能です。
ただし、手書きで作成する場合は、国税庁が定める最低限の情報を記載する必要がありました。

また国税庁が定める情報だけでなく請求番号・振込期限・源泉所得税の金額まで記載すると、取引先に親切です。
請求書はお金を管理するうえで重要な書類となるので、手書きの場合は、取引先のことも考えて作成しましょう。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、「そもそも内容が難しすぎて理解できない」、「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」、「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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