通信費は経費計上できる?処理方法を詳しく解説 | jinjerBlog

通信費は経費計上できる?処理方法を詳しく解説

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電卓で計算をしている

仕事で使っている電話やインターネットの使用料は、通信費として計上できます。課税対象となる事業所得は経費を差し引いて算出しますので、節税したいのなら通信費をしっかり計上しましょう。

今回は、通信費として経費計上できるものや、領収書がないときの計上方法、按分の仕方について解説します。

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勘定科目と仕訳

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1. 通信費として経費計上できるもの

チェックリストと虫眼鏡が浮かんでいる

通信費として経費計上できるものには、以下のようなものがあります。

・電話料金
・FAX送信費
・電報代
・テレホンカード代
・切手代
・はがき代
・郵便物代
・私書箱使用料
・宅配便代
・メール便代
・バイク便代
・小包郵便物代
・テレビ受信料
・インターネット使用料
・有線放送費

電話料金には、固定電話や携帯電話の通話料のほか、国際電話代も含まれます。国内向けの通話には消費税が課税されますが、海外向けの国際電話は免税となりますので、帳簿で税抜処理を行っている場合は注意しましょう。

社内向けに緊急用のテレホンカードを買った場合の費用も通信費に該当しますが、贈答品として購入した場合は接待交際費にあたるので、用途に応じて仕訳しましょう。

郵便物に関しては、手紙やはがき、書面の郵送などのほか、書籍やカタログなどを小包郵便で送る場合の費用も通信費に含まれます。電話料金同様、国際郵便物も消費税は免除されますので、税抜きで記帳する際は注意が必要です。

また、インターネットに関連するプロバイダ料金や回線工事費、入会費といった費用も通信費として計上できます。

そのほか、オフィスに設置しているテレビのNHK受信料や、店舗やオフィス内で流している有線放送の料金なども通信費として仕訳・計上することが可能です。

2. 通信費に計上できないものと、他の勘定科目との関連性

PCを見て考え事をしている

通信費として経費計上できるのは、業務に利用した部分のみです。

たとえば個人事業主の方は自宅を仕事場にしているケースも多いですが、電話やインターネットをプライベートと共有している場合、私的な利用分は経費と認められません。

その場合、月の利用料金からプライベートの分を差し引き、業務利用分だけを経費計上する必要があります。これを家事按分といいます。通信費を按分するポイントについて、詳しくは後述します。

また、一見通信費のように思えるものが、他の勘定科目に仕訳されるケースもあります。

代表的な例は以下の通りです。

2-1. 荷造運賃

請求書や納品書といった書面や書籍、カタログなどの発送費は通信費扱いとなりますが、取引先に物品や商品を納品する際に用いた配送料は荷造運賃として計上します。

通信費と荷造運賃の分け方は会社によって異なる場合がありますが、区分のルールが明確であればOKです。

2-2. 消耗品費

消耗品費は短期間で消耗する物品の購入費のことです。

前述の通り、書面の郵送費は通信費に該当しますが、封筒や便せん、コピー用紙などは消耗品費に仕訳する必要があります。

2-3. 電話加入権

電話加入権とは、固定電話回線を利用する権利のことです。

固定電話関連の費用なので通信費とみなしてしまいがちですが、実際には無形固定資産の勘定科目である「電話加入権」として処理します。

2-4. 広告宣伝費

顧客や取引先にダイレクトメールなどを送る際に用いる郵便代は、本来であれば通信費に該当します。

しかし、ダイレクトメールを送付する目的は自社商品・差サービスの宣伝ですので、ダイレクトメールの制作費とまとめて郵送費も「広告宣伝費」として処理するのが一般的です。

ただし、金額が小さい場合は通信費として処理することもあります。

2-5. 租税公課

有価証券の受取書や領収書には、時として印紙を貼り付けることがあります。

見た目が切手によく似ているので通信費と混同されがちですが、印紙代はそもそも印紙税と呼ばれる税金に該当するため、「租税公課」の勘定科目で処理する必要があります。

印紙税には消費税が課税されませんが、通信費として処理すると課税対象になりますので、誤って仕訳しないよう注意しましょう。

3. 通信費の領収書がないときの経費計上方法

PCを確認して計算をしている

通信費を経費計上する際は、通常、領収書や明細書を使用して記帳します。

では、領収証や明細書が発行されなかった、あるいは誤って紛失・破棄してしまった場合はどうすればよいのでしょうか。

実は、領収書や明細書がなくても、その代わりになる書面やデータがあれば、通信費を経費計上することは可能です。

以下では領収書がないときに通信費の経費計上を行う方法を2つご紹介します。

3-1. カード利用明細書、請求書、通帳の記録などを利用する

経費計上するためには、一般的に以下の情報が記載されている書面が必要となります。

1.取引のあった日付
2.取引金額
3.取引の内容
4.支払いを受けた者
5.支払いを行った者

最たる例が領収書や明細書ですが、同様の情報が記載されているもの、たとえばクレジットカードの利用明細や請求書、通帳の記録などがあれば、領収書の代わりに利用することができます。

そもそも、通信費の経費計上に領収書や明細書が必要なのは、税務調査が入った際、税務署員の求めに応じて記帳した内容を確認できる書類を提出しなければならないためです。

記帳内容が正しいことを証明できるのであれば、領収書に限らず、他の書面でも代用することが可能です。

3-2. 出金伝票や会計ソフトでも代用できる

領収書が発行されない支払いを行った際、出金伝票を起こして取引の詳細を記録しておけば、領収書の代わりになります。

出金伝票の様式は会社ごとに異なりますが、取引の詳細がわかる情報(前述した5項目)を明記しておくことが大切です。また、書面は手書きである必要はなく、会計ソフトなどに記録したデータでもOKです。

いずれの場合も、情報の正確さを補完する材料として、銀行の払込受領書や取引画面のキャプチャ画像などを取っておくのがおすすめです。

4. 通信費を按分するときのポイント

ポイントを指し示している

個人事業主で自宅を仕事場にしている方は、通信費を計上する際、プライベートの分と分ける「按分」を行う必要があります。

通信費の按分方法は、通信の使用時間、使用日数で決めるのが一般的です。

たとえば業務で5時間、プライベートで5時間インターネットを利用している場合、利用割合は5分となります。仮にその月のインターネット使用料が1万円だった場合、業務で利用している分は1万円×50%=5,000円で形状します。

一方、プライベート分(5,000円)は経費計上できませんが、業務用と一括で支払いを済ませるため、別途「事業主貸」として記帳しなければなりません。

この作業を怠ると、事業収支と口座のお金が合致しなくなるので注意しましょう。

4-1. 按分比率は適切に決めよう

個人事業主の場合、仕事の時間やペースを任意に決められるため、日によって業務時間が異なることも少なくありません。毎日業務時間をメモする必要はありませんが、あまりに実状とかけ離れた按分比率を摘要すると、税務調査が入った時に精査される可能性があります。

通信費の按分比率を決めるときは、現実的かつ適切な割合を選ぶことが大切です。

5. 通信費はしっかり経費計上して節税に努めよう

女性が腕を組んでグッドサインをしている

業務に利用している電話料金やインターネット回線費、郵便代などは、すべて通信費として経費計上できます。経費をしっかり計上すれば、事業所得にかかる税金を節約できますので、きちんと仕訳して記帳しましょう。

ただ、自宅兼事務所で仕事をしている場合は家事按分を行い、業務利用分だけを計上する必要があるので要注意です。

また、通信費は他の勘定科目と混同しやすいものもあるので、何が通信費で、何が他の勘定科目なのか、あらかじめチェックしておくことをおすすめします。

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