領収書と支払明細書の違いとは?知らないとまずい基礎知識 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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領収書と支払明細書の違いとは?知らないとまずい基礎知識

机越しに話し合っている男性

商品やサービスに対して金銭を支払った際、領収書や支払明細書を発行して受け取ることになります。どちらも金銭がともなう取引の内容について細かく記載されているものですが、まったく同じように扱えるわけではありません

領収書と支払明細書では役目が異なりますので、根本的な基礎知識を押さえておきましょう。今回は、領収書と支払明細書の違いについて、それぞれの記載内容や代用などに関して詳しくご紹介します。知らないでは済まされない基本的な知識ですので、ぜひ参考にしてください。

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「支払明細書は領収書の代わりにできるの?」

「請求書、納品書、見積書、注文書、、、いろんな帳票があるけど、それぞれの役割や違いがわからない。」

などなど帳票は種類が多く、正確に理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトで無料配布している「各種帳票の違いや役割を解説」という資料では、本記事の内容のまとめから、帳票類に関する違いまで網羅的に解説しております。各帳票の役割や違いなどの基礎知識から領収書の代わりにできる書類などを紹介しており、大変参考になる資料となっております。ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

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1. 領収書と支払明細書の違い・記載内容

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そもそも、領収書とは国税庁が「金銭又は有価証券の受取書」として定めている書類です。[注1]領収書があることで、商品やサービスに対して金銭の支払いがあったと確かに証明してくれます。

一方で、支払明細書とは商品やサービスに対する金銭の支払いのなかで、その内訳を詳細に記載したものを指します。一般的にはレシートと呼ばれているものが支払明細書に該当します。

領収書は、経費としての計上や確定申告の際に必要となります。法的な効力を発揮するためには、以下6つの項目について正しく記載されていなければなりません。

・書類を発行した日付
・宛名(商品やサービスを受け取った側)
・やり取りがあった金額
・但し書き
・発行した側の名称や住所
・収入印紙(5万円以上の取引だった場合)

では支払明細書はどうなのかというと、基本的には領収書と同様に上記6つの項目について記載することになります。しかし、コンビニエンスストアのレジスターから発行されたレシートを見ればわかるように、必ずしも宛名が書いてあるとは限りません。

宛名がなければ、税務の観点からすれば領収書としては扱えません。ですが、金額や簡単な但し書きしか書いていない領収書とは異なり、商品名をはじめ取引の内訳が支払明細書に詳細に記載されているため、後者のほうが信頼されるケースもあるとされています。

[注1]国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

2. 支払明細書は領収書として利用できる?

クラウドの写真

領収書は、商品やサービスに対して確かに金銭のやり取りがあったことを証明してくれる重要な書類です。どのようなシーンでも経費として計上したいのであれば領収書を受け取りたいところですが、必ずしも発行してもらえるとは限りません。

例として、以下のようなケースが挙げられます。

・電車やバスなどを利用した際の交通費
・ご祝儀や香典といった出費
・自動販売機
・クレジットカードや電子マネーといったキャッシュレス決済

領収書は発行されてから7年間は保管しておかなければなりません。領収書がなかったり、紛失してしまったりしたのであれば、経費があったことを証明できないので、税務調査の際に問題を指摘されてしまいます。

万が一領収書がなかったとしても、支払いがあったことを確かに証明できれば問題はありません。支払い先や日付、金額、支払い内容の合計4点が確認できれば、領収書の代わりとして利用できます。

たとえば、クレジットカードを利用した際の明細書や銀行の預金通帳、通販を利用したときの確認メールといったものが該当します。そのため、同様に取引について詳細に記載された支払明細書は、領収書の代わりとして利用できるといえます。

そもそも領収書や支払い明細書以外にも請求書や納品書や見積書などあらゆる帳票があり、書類によって役割が異なります。当サイトで無料配布している「各種帳票の違いや役割を解説」という資料では、本記事の内容のまとめから、帳票類に関する違いまで網羅的に解説しております。各帳票の役割を確認しておきたいという方は、こちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 領収書よりも支払明細書のほうが重要となるシーン

パソコンを見ているマスコットの写真

領収書が発行されない先述の4つのケースのほかに、領収書ではなく支払明細書のほうが望ましいシーンがあります。

たとえば、企業間におけるやり取りの場合、一定期間において頻繁に取引が行われるのであれば、その度に請求書を送るのは大変な手間になってしまいます。そこで、ある程度の期間で区切ってまとめて支払明細書に記載することで、確認やその後の作業を手短に行えるようになります。

頻度に限らず、企業間のやり取りでは支払明細書のほうが望ましいケースが多いです。社内で経費を計上する際に、支払いや入金の予定をスムーズに整理するためには支払明細書のほうがよいでしょう。

企業間の取引においては、支払明細書を受け取る側だけでなく、発行する側にとっても必要となるシーンが多いのです。

4. 支払明細書はいつ発行される?

時間に追われている忙しい社会人のイラスト

領収書は、金銭を受け取ったタイミングで発行されて支払った側に渡されます。一方、支払明細書に関しては発行するべきタイミングが少し異なります。支払明細書の場合は、支払いの義務が発生した段階で発行されるのです。

たとえば、一定期間の間で何度も発注があった場合、最初の注文の段階で支払明細書は発行され、その後は必要なタイミングで都度記録を更新していくことになります。

現代においては、支払明細書は電子ファイルで作成されるケースが多いです。そのため、発注があるたびにデータを更新し、実際に書類として発行するのは定めておいた締め日以降になることもあります。

4-1. 支払明細書が発行されないケースもある

支払明細書は領収書の代わりとして利用できますが、あくまでも代用品でしかありません。そのため、領収書のように法的な効力を支払明細書は持っていないのです。このことから、支払明細書が発行されないケースは珍しくありません。

企業間の取引では支払明細書が便利に活用できますが、一方で納品書や請求書のみが扱われることもあります。領収書のように発行しなければならない義務が、支払明細書にはないためです。

昨今ではペーパーレスが進んできています。たとえば、クレジットカードの利用や口座の入出金に関する履歴はネットから簡単に確認できるようになったので、わざわざ紙媒体の支払明細書が発行されないケースが多いのです。

関連記事:領収書の再発行は可能?依頼された際の対応や注意点を解説 

4-2. 支払明細書は控えを作成することも大切

領収書は、金銭を受け取った側が相手に対して発行する書類です。支払明細書も同様に、取引の内訳の確認がしやすいように、金銭を受け取った側が発行します。

内訳が詳細に記載されている支払明細書は、発行する側にとっても重要な情報が記載されていますので、発行する際は控えも作成しておくことを推奨します。領収書のように保管期間が定められているわけではありませんが、ほかの重要な書類と一緒に管理しましょう。

5. 領収書と支払明細書の違いを正しく把握しておこう

注意マークのプラカードを持っている様子

領収書と支払明細書は似ているようでその定義は大きく異なります。記載されている項目については似ている部分があるため、どちらも経費としての証明になり得る要素がある点で共通しています。

領収書と支払明細書の大きな違いとして、法的な効力が挙げられます。支払明細書は法で定められているわけではないので、必要な項目が足りず領収書の代用になり得ないケースもありますので気をつけましょう。

取引の内訳が詳細に記載されている支払明細書のほうが、後から内容の確認がしやすいという観点もあります。支払明細書を受け取る際は、記載されている内容について細かく確認しましょう。こちらが発行するのであれば、相手からも見て親切な作りにするのがおすすめです。

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「支払明細書は領収書の代わりにできるの?」

「請求書、納品書、見積書、注文書、、、いろんな帳票があるけど、それぞれの役割や違いがわからない。」

などなど帳票は種類が多く、正確に理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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