領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説 | jinjerBlog

領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説

領収書は経費精算や確定申告、税務署による税務調査などの際に使う大切な証憑書類です。

領収書の役割や法的効力について理解することは、経費精算を適切におこなう上でとても重要になります。

この記事では、領収書の基本知識や、「領収証」や「レシート」との違いについて、わかりやすく解説していきます。

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などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1. 領収書とは?役割を解説

領収書とは、取引の真実性を担保するための「証憑書類」のひとつで、取引の対価を受領した者が発行する決まりです。

領収書がなければ、取引のお金を受け取ったという事実を証明できません。

企業会計において、領収書は経費計上や確定申告、税務署の税務調査などの際に使用する大切な証憑書類です。

2. 領収書の正しい書き方とは

領収書は取引があった事実を証明するための大切な「証憑書類」です。取引の対価を受け取った側には、領収書の発行義務があります。

ただし、再発行義務は存在しないため、領収書の受領者は大切に保管する必要があります。

領収書が証憑書類としての効力を発揮するためには、6つの要件が必要です。

領収書を取り扱う企業の経理担当者や、小売店舗などの販売担当者の方は、領収書の要件や書き方をもう一度確認しておきましょう。

2-1. 領収書に必要な記載項目

消費税法上、領収書には記載が必要な項目がいくつか存在しますので、領収書の受領の際には必要な項目がしっかりと記載されているか確認しましょう。

【領収書に記載が必要な項目】
・購入者の名前
・購入年月日
・購入金額
・購入先名
・商品名

発行側と受領側の両方が確認を怠らないように領収書を発行し、受領することで、税法上問題のある領収書の発行を防ぐことができます。

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3. 領収書の代わりにレシートは使用できるのか

経費精算の際に領収書ではなくレシートでも問題ないのかを気にしている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、経費精算の際の領収書とレシートについて解説いたします。

3-1. 必要項目が記載されていればレシートは有効

領収書は「金銭の支払いが完了した」ことの証明のために発行されます。

そのため、金額や購入品の詳細、日付など必要な情報が記載されていれば、領収書ではなくレシートでの経費精算も可能です。

3-2. 税務上はレシートの方が信頼性が強い

領収書の場合、宛名に「上様」や「記載なし」のケースもあり、内容が「お品代」という具体的な購入品が領収書から理解できないケースも起こります。

その点、レシートは必要項目を基本的には全て満たした状態で発行され、改ざんも起きずらいため、より信頼性の高い書類として扱われます。

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4. 領収書と「領収証」や「レシート」の違いは?

領収書とよく似た言葉として、「領収証」があります。とくに役所や金融機関から発行される証憑書類のことを「領収証」と呼ぶことがあります。

領収書と「領収証」や「レシート」の違いは何でしょうか。国税庁の見解に基づいて解説します。

4-1. 「領収証」は領収書の一部

領収書とは「領収証、レシート、預かり書などを広くふくむ言葉で、金銭または有価証券の対価として発行される証憑書類の総称」です。

国税庁のホームページの「金銭又は有価証券の受取書、領収書」の一部を引用してみましょう。

金銭又は有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。

受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。

したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」、「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。

法律上、取引の対価を受領した事実を証明するための証憑書類を「金銭又は有価証券の受取書」と呼びますが、これを領収書と読んでも差し支えないことになっています。

サービス事業者によっては、領収書ではなく「領収証」という名前の証憑書類が発行されることがありますが、「領収証」は領収書の一種です。

領収書と同様、証憑書類としての効力があるため、大切に保管しましょう。

国税庁:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

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