領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説

領収書は経費精算や確定申告、税務署による税務調査などの際に使う大切な証憑書類です。

領収書の役割や法的効力について理解することは、経費精算を適切におこなう上でとても重要になります。

この記事では、領収書の基本知識や、「領収証」や「レシート」との違いについて、わかりやすく解説していきます。

関連記事:帳票とは?その役割や種類・保存期間を詳しく解説

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1. 領収書とは?役割を解説

領収書とは、取引の真実性を担保するための「証憑書類」のひとつで、取引の対価を受領した者が発行する決まりです。

領収書がなければ、取引のお金を受け取ったという事実を証明できません。

企業会計において、領収書は経費計上や確定申告、税務署の税務調査などの際に使用する大切な証憑書類です。

2. 領収書の正しい書き方とは

領収書は取引があった事実を証明するための大切な「証憑書類」です。取引の対価を受け取った側には、領収書の発行義務があります。

ただし、再発行義務は存在しないため、領収書の受領者は大切に保管する必要があります。

領収書が証憑書類としての効力を発揮するためには、6つの要件が必要です。

領収書を取り扱う企業の経理担当者や、小売店舗などの販売担当者の方は、領収書の要件や書き方をもう一度確認しておきましょう。

2-1. 領収書に必要な記載項目

消費税法上、領収書には記載が必要な項目がいくつか存在しますので、領収書の受領の際には必要な項目がしっかりと記載されているか確認しましょう。

【領収書に記載が必要な項目】

  • 購入者の名前
  • 購入年月日
  • 購入金額
  • 購入先名
  • 商品名

発行側と受領側の両方が確認を怠らないように領収書を発行し、受領することで、税法上問題のある領収書の発行を防ぐことができます。

関連記事:この領収書の宛名、問題あり?各ケースと訂正方法を解説

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3. 領収書の代わりにレシートは使用できるのか

経費精算の際に領収書ではなくレシートでも問題ないのかを気にしている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、経費精算の際の領収書とレシートについて解説いたします。

3-1. 必要項目が記載されていればレシートは有効

領収書は「金銭の支払いが完了した」ことの証明のために発行されます。

そのため、金額や購入品の詳細、日付など必要な情報が記載されていれば、領収書ではなくレシートでの経費精算も可能です。

3-2. 税務上はレシートの方が信頼性が強い

領収書の場合、宛名に「上様」や「記載なし」のケースもあり、内容が「お品代」という具体的な購入品が領収書から理解できないケースも起こります。

その点、レシートは必要項目を基本的には全て満たした状態で発行され、改ざんも起きずらいため、より信頼性の高い書類として扱われます。

関連記事:レシートって領収書の代わりにできる?違いや証明力を解説 

4. 領収書と「領収証」や「レシート」の違いは?

領収書とよく似た言葉として、「領収証」があります。とくに役所や金融機関から発行される証憑書類のことを「領収証」と呼ぶことがあります。

領収書と「領収証」や「レシート」の違いは何でしょうか。国税庁の見解に基づいて解説します。

4-1. 「領収証」は領収書の一部

領収書とは「領収証、レシート、預かり書などを広くふくむ言葉で、金銭または有価証券の対価として発行される証憑書類の総称」です。

国税庁のホームページの「金銭又は有価証券の受取書、領収書」の一部を引用してみましょう。

金銭又は有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。

受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。

したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」、「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。

法律上、取引の対価を受領した事実を証明するための証憑書類を「金銭又は有価証券の受取書」と呼びますが、これを領収書と読んでも差し支えないことになっています。

サービス事業者によっては、領収書ではなく「領収証」という名前の証憑書類が発行されることがありますが、「領収証」は領収書の一種です。

領収書と同様、証憑書類としての効力があるため、大切に保管しましょう。

参考:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

5. 領収書発行・受領時の注意点

レシートを集める

領収書は発行する場合、受領する場合で注意点が異なります。

どちらの立場になっても適切に取り扱えるようにしておきましょう。ここでは領収書の発行、受領時の注意点を簡単に解説します。

5-1. 領収書を発行する側の注意点

領収書を発行する場合は次のような点に注意しましょう。

  • 領収書とレシートどちらも発行しない
  • 領収書の発行の拒否が可能かどうか
  • 領収書の内容にミスがあった場合
  • 現金または有価証券で受領した場合
  • クレジットカードで支払いがあった場合
  • 宛名は空欄でいいのか
5-1-1. 領収書とレシートどちらも発行しない

領収書を発行した場合はレシートの回収が必要です。領収書とレシート、どちらも渡してしまうと、相手は2つの経費精算が可能になってしまいます。

もし相手が領収書、レシートで2回経費精算すると、発行した側も税務調査の対象になりかねません。また、有印私文書偽造に問われる恐れがあります。このようなリスクを避けるために、領収書を発行した場合は忘れずにレシートを回収しましょう。

5-1-2. 領収書の発行の拒否が可能かどうか

代金を受領した側は領収書の発行を拒否するとどうなるのでしょうか。受領した側が領収書の発行を拒否した場合、代金を支払う側も支払いを拒否できると考えられています。そのため、領収書の発行を拒否してしまうと代金を受領できない可能性があります。

5-1-3. 領収書の内容にミスがあった場合

領収書の内容にミスがあった場合、発行者であれば修正可能です。領収書の修正が必要なケースでは、一般的に再発行で対応します。しかし、なんらかの理由で再発行ができないのであれば、次のような方法で修正しましょう。

  1. 間違っている箇所に二重線を引く
  2. 二重線の下に訂正印を押す
  3. 正しい情報を記載する

なお、訂正印はシャチハタではなく、角印のような会社の印鑑を用いるのがポイントです。

5-1-4. 現金または有価証券で受領した場合

現金もしくは株券や手形、小切手といった有価証券で50,000円以上を売上代金として受領した場合は、収入印紙の貼り付けが必要です。収入印紙の貼り忘れは過怠税を課せられる可能性があります。過怠税は納付が漏れていた印紙税額に加えて、印紙税額の2倍が課せられます。つまり、本来の3倍もの課税が発生します。

5-1-5. クレジットカードで支払いがあった場合

一般的にクレジットカードでの支払いに対しては領収書は発行しません。しかし、クレジットカード支払いであっても領収書を希望されるケースもあります。このようなケースでは領収書にクレジットカード使用について記載しておきましょう。

5-1-6. 宛名は空欄でいいのか

領収書の宛名は空欄でも発行可能です。しかし、高額な取引だった場合、宛名が空欄では取引の事実を疑われる可能性があります。空欄で発行した領収書を不正に利用されてしまった場合は、発行側にも税務調査が発生する恐れがあります。不要なトラブルを避けるためにも宛名はしっかり確認して、記載しましょう。

5-2. 領収書を受領する側の注意点

領収書を受領する側の注意点は次のとおりです。

  • 領収書の発行を拒否された際の対処法
  • 領収書を紛失した場合の対処法
  • 領収書の保管義務
  • クレジットカード利用明細書、お客様控えの両方を保管する
5-2-1. 領収書の発行を拒否された際の対処法

利用した店舗によっては領収書が発行できないと言われてしまうケースがあります。このように領収書の発行を拒否された場合はレシートを領収書の代わりとして使用しましょう。レシートは領収書の代わりとして機能しますが保管に注意が必要です。一般的にレシートは感熱紙が用いられています。感熱紙は熱、水、光などに弱いため、日が当たらないうえに風通しがいい場所に保管しておきましょう。

5-2-2. 領収書を紛失した場合の対処法

領収書を紛失してしまった場合は、発行者に再発行を依頼してみましょう。しかし、発行者にレシートを再発行する義務はありません。拒否されてしまう可能性もあるでしょう。領収書を発行している場合、レシートも受け取っていないことが考えられるため、出金伝票を活用します。出金伝票に次のような情報を記載しておくことで、領収書として代用可能です。

  • 支払先
  • 日付
  • 支払金額
  • 購入した商品もしくはサービスの内容

なお、伝票に空いている箇所に領収書を紛失した旨を記載しておきましょう。

5-2-3. 領収書の保管義務

領収書を受領した側には保管する義務があります。領収書の保管期間は原則7年間です。しかし、前々年の所得が300万円以下である場合の保管期間は5年です。

領収書の保管期間は7年、5年だけではありません。過去10年以内に生じた赤字を利益から差し引ける繰越欠損金の控除を受ける場合、10年の保管が求められます。

5-2-4. クレジットカード利用明細書、お客様控えの両方を保管する

先述のとおりクレジットカードで決済した場合、領収書が発行されないのが一般的です。そのため、領収書を受領する側はクレジットカード利用明細書、お客様控えの両方を保管しておきましょう。どちらも経費精算として効力を発揮します。特にお客様控えが領収書は効力があるとされています。まずは、利用明細、お客様控えどちらも保管しておき、どちらを提出すべきかは税務署に確認してみましょう。

6. 領収書は発行・受領する側の注意点も把握しておこう

領収書の金額を計算する

領収書は取引の真実性を担保するための証憑書類のひとつです。領収書には購入者の名前や購入年月日、購入金額など取引を裏付ける情報が記載されています。領収書には発行、受領する側ともに注意点があります。企業に勤めていると領収書の発行、受領どちらも経験する機会があるでしょう。そのため、領収書を発行する側、受領する側の注意点を把握して、適切に取り扱えるようにしておくことが大切です。

 

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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