領収書の日付でよくある悩みの解決方法をケースごとに解説 | jinjerBlog

領収書の日付でよくある悩みの解決方法をケースごとに解説

領収書の日付ミスについて「こんなときどうする?」を解説

「日付ミスなどの間違いがあった際はどう対処すれば良いかわからない」
「領収書って過去もしくは未来の日付で発行は可能?」
「領収書の年号の書き方は?」
「領収書をまとめて発行した場合はいつの日付を書くいたらいい?」

などなど領収書管理に関して不安がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトでは本記事の内容をとてもわかりやすくまとめた「領収書の日付ルールBOOK」という資料を無料配布しております。領収書発行の日付ミスやよくあるQ&Aなどをまとめており、大変参考になる資料となっております。ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

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領収書は金銭や有価証券を受領した事実を証明する証拠書類です。

そのため、取り扱いには十分に注意する必要があるのですが、ときには日付など間違えて記載してしまうことがあるでしょう。

本稿では、領収書の日付の意味と、間違えたときの訂正方法、再発行の注意点など解説します。

関連記事:領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説

1. 領収書における日付の必要性

領収書に記載される項目には宛名や但し書き、受領金額などあるわけですが、とくに重要なのが「日付」です。

では、領収書の項目でどうして「日付」が重要なのかをご説明します。

1-1. その日に受領したという証拠

国税庁の「金銭又は有価証券の受取書、領収書」には、「受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書」とあります。

つまり、領収書とは受取側(支払者)から、金銭や有価証券を確実に受領したことを証明する証拠書類なわけです。

仮に、双方で問題が発生したときには、領収書の内容が解決のための証拠になります。

宛名や但し書き、受領金額なども重要な項目ではありますが、問題ではまずは「いつ」からその領収書が有効なのかが争点の基準となるため、「日付」はとくに欠かせない項目なのです。

1-2. 社内の不正を監視する予防線

経費精算の際に、社員に領収書の提出を義務化していない会社は少なくありません。

その場合には「出金伝票」と呼ばれる書類に、支払いをした日付や取引相手の名前、金額、目的、商品の内容などをこと細かに記載することで、領収書の代わりとして経費精算はできます。

しかし、出金伝票は社員が自由に記載できる可能性のある書類です。

私的な食事代を接待費として、出張の移動費を水増しして請求されるかもしれません。

その点、請求書があれば金額と内容、そして何より日付から「いつ」のものなのかが明確なので不正を予防できます。

関連記事:領収書で起こりやすい不正とその対策を分かりやすく解説

2. 領収書の日付に関する悩みと解決方法

領収書の日付は西暦か和暦で「年月日」を記載するだけと難しいものではありません。

しかし、それでも書き間違えることはあるものなので、領収書の日付に関する悩みと解決策をケースごとに解説します。

2-1. 領収書の日付を書き間違えた場合

日付に限らず、領収書で書き間違えたら、その箇所に「二重線」を引き、その上に社印か担当者印で「訂正印」をすれば訂正できます。

あとは、訂正箇所の周囲に正しい内容を記載するだけです。

なお、修正テープなどで訂正箇所を塗りつぶしても、訂正したとは認められません。

関連記事:領収書の訂正の仕方について押さえておくべき基本ルール

① 発行者側

二重線を引き、その上から訂正印をすれば、確かに日付を訂正はできます。

しかし、日付は何らかの問題が発生したときに、その領収書が「いつ」から有効なのかを証明する重要な証拠です。

そのため、たとえ日付を書き間違えたのだとしても、基本的には訂正するべきものではなく、領収書がまだ発行前なのだとしたら、新しい用紙を用意して書き直すことをおすすめします。

② 受領者側

基本的に受領者側で勝手に領収書の日付を変更することはできません。

領収書の日付が間違えていることに気づいたら、速やかに再発行を依頼しましょう。

2-2. 領収書の日付が空欄の場合

領収書を確認して日付の記入が漏れており、日付のない領収書を受け取ってしまった際、受け取ったタイミングで気付くことができた場合は、発行者に日付を記載してほしい旨を伝え、発行者側に記入してもらうようにしましょう。

受領側が後から領収書に日付を書き足すことは、領収書の偽造や脱税などあらぬ疑いをかけられてしまう可能性もあるため、行わないのが無難です。

もし再発行ができなかった際は、領収書の日付を別紙にメモしておいたり、納品書や請求書など費用が発生した証明になるような帳票を併せて保管しましょう。

関連記事:領収書が日付なしの場合の経理処理でやってはいけないこと

2-3. 領収書に問題があり再発行が必要な場合

領収書は訂正でも十分に注意して処理すべきですが、それ以上に再発行では慎重な対応が求められるものです。

では、具体的にどうすればいいのかですが、状況によって異なります。

関連記事:領収書の再発行は可能?依頼された際の対応や注意点を解説

① 発行側が原因の場合は速やかに再発行する

発行側の原因で領収書の記載内容に問題がある場合には、それが発行側が気づいたのであれ、受取側から指摘されたのであれ、速やかに訂正ないし再発行をするのがマナーです。

② 受取側の都合の場合は慎重に対応すべき

受取側の一方的な都合で再発行を依頼された場合には、記載内容を再度確認し、間違いがないのであれば基本的には応じない方が良いでしょう。

経費の架空計上など不正に利用される可能性があります。

なお、どのような理由にせよ、領収書を再発行する際には、上記のような不正などで問題に巻き込まれることがないよう、必ず、受取側から前に発行した領収書を回収しておきます。

3. 領収書における日付の正しい記入方法

対応方法を解説させていただきましたので、次は正し書き方についてです。以下のポイントを意識して日付の記入をおこないましょう。

3-1. 和暦・西暦

和暦・西暦どちらの場合も、省略した形での記載はNGとなっています。

「令和〇年」「20○○年」など、年号や西暦を最初から最後まで正確に記入するようにしましょう。

関連記事:領収書が日付なしの場合の経理処理でやってはいけないこと

4.まとめ

仕事をする人たち

この記事では領収書に関するよくある悩みや課題の解決方法をまとめて解説しました。

日付は領収書の記載する項目の中でも特に重要なため正確に記載することが必要不可欠です。

領収書は経理書類の中でも扱う機会の多い書類であり、企業間の取引においてとても重要な書類です。

正しい領収書管理をして、適切に対処しましょう。

 

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