領収書が日付なしの場合の経理処理でやってはいけないこと | jinjerBlog

領収書に日付がない。経理処理はできる?対応方法を解説

領収書を発行したり受け取ったりしていると、時折日付のない領収書を見つけることがあるでしょう。

経理担当者は、日付の記入されていない領収書の処理・対応を知っておきましょう。

本稿では、日付なしの領収書を扱う際の注意点・対応方法を解説します。

3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」

経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化

領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

1. 領収書に日付がない状態で経理処理はできるのか

経理担当者であれば、領収書を確認している中で日付がなかったり、間違った日付を記入している領収書に出会うことは珍しくありません。

しかし、イレギュラーな領収書であるがために、その領収書の処理に不安を感じていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、そもそも日付がない領収書や日付が間違っている領収書を経理処理することができるのかどうかを解説します。

1-1. 日付がない領収書は経理処理できる

日付がない領収書を経理処理することは可能です。

日付はもちろんあったほうがいいですが、支払ったという事実があり、その支払いに対して領収書が発行されているのであれば、問題ありません。

1-1. 日付を間違えた領収書は経理処理できる

日付を間違えて記入している領収書も日付のない領収書同様、経理処理をすることは可能です。

日付なし、日付ミスの領収書の両方に言えることですが、決して日付は不要な項目ではないことは注意しましょう。

2. 領収書に日付がない場合に無効になるケース

日付なし、記入ミスの領収書の経理上の処理はおこなえることがわかりましたが、もちろん無効になる場合もあります。

ここでは、不正になるケースを解説します。

2-1. 不正になり領収書が認められないケース

領収書だけではありませんが、基本的に税務の観点で不正となってしまう書類の使用は認められません。以下の使用はすることのないようにしましょう。

・異なった日付の領収書や日付のない領収書を利用して税金の還付を受ける行為
・異なった日付の領収書や日付のない領収書を利用して税金の支払いを免れる

上記のような行為は脱税行為となってしまうため、気を付けましょう。

3. 領収書が日付なしの場合の経理処理の注意点

飲食店などでレシートを受け取る際には、日付や金額が漏れなく印刷されているため、日付がないということはほとんど考えられません。

しかし手書きの領収書の場合には、発行する側が日付の記入を忘れてしまったり、領収書を受け取る側が日付を入れないよう依頼したりすることがあります。

では日付なしの領収書の経理処理を行う際の注意点を2つ見ていきましょう。

3-1. 領収書には加筆しないのが無難

領収書は、代金が支払われたことを証明する書類で、代金の二重請求を防ぐために用いられるものです。

そのため日付が書かれていなかったからといって、それだけで領収書が無効になることはありません。

領収書に記載されている金額の支出があったことは事実なので、経理処理することはできます。

日付が数日間違っているのであればそのまま経理処理してしまうこともできるかもしれませんが、問題は日付が空欄になっていた場合です。

このようなケースでは、経理担当者が経理処理に都合のよい日付を記入して処理してしまうことも慣例として行われていますが、あまり賢明な方法とはいえません。

都合のよい日付を記入して脱税しようとしたり、領収書を不正に使用しようとしたりすると、懲罰が科せられる恐れがあります。

税務署から指摘は受けなかったとしても、職場で問題になるケースが出てくるかもしれません。

領収書に日付が記入されていなくても、経理担当者が勝手に加筆するのは避けたほうが賢明です。

3-2. 領収書の裏付けとなるものを添付すると安心

領収書は支出があったことを証明するものなので、代金を支払った側が日付を書き加えると脱税などあらぬ疑いをかけられる恐れがあります。

そうした事態を防ぐためには、その時期に領収書に記載のある支出が確かにあったことを示す客観的な証拠が必要です。

少なくとも、税務署から指摘を受けたときにどのような流れで領収書を発行してもらったのかを説明できるだけの資料を揃えておくと安心です。

たとえば製品の発注書や納品書、請求書など、領収書が発行された時期がある程度推測できる証拠があると、税務署の調査でも納得してもらいやすくなるでしょう。

どうしても日付が分からないという場合には、ある程度の年や月をメモして領収書と一緒に保管しておくという方法もあります。

なんの対策も打たずに、そのまま都合のよい月の経費として精算するのはトラブルのもとになるので避けましょう。

4. 領収書に日付なしの状態で受け取ったときの対応方法

経理担当者が日付なしの領収書を受け取った場合には、どのような対応方法があるのでしょうか。

主に2つの方法があります。

4-1. 日付を書き足してもらう・レシートを提出してもらう

もっとも確実で安全な方法は、領収書を発行した企業や店舗で日付を正確に書き足してもらうということです。

基本的に領収書は、発行した側が作成・記入・修正するという決まりになっています。

領収書を発行した企業や店舗が日付を後から加筆したとしても、とくに問題になることはありません。

経理担当者が経費精算を申請してきた社員に、領収書発行者に日付を書き足してきてもらってほしいというのはなかなか難しいでしょう。

そのような場合は、領収書だけでなくレシートも提出してもらえないか尋ねてみましょう。

レシートには通常日付が印刷されているので、レシートを合わせて保管しておけば問題なく経理処理できるはずです。

4-2. メモ書きを残しておく

領収書発行者に領収書の加筆をお願いできず、レシートもないというケースでは、経理担当者がメモ書きを残しておくことでトラブルになるリスクを減らすことができます。

日付が書かれていない場合には、「2021年2月中旬」のような形でおおよその年と月くらいまでをメモしておけるでしょう。

もし領収書が発行された日付がまったくわからない場合には、その旨を記載したうえでいつ経理処理したかをメモしておきます。

少なくとも領収書を正しく処理しようとしたという記録を残しておくことが重要です。

そのため領収書の日付欄に直接日付やメモを書き込むのは避けましょう。

税務調査の際にトラブルとならないよう、別のメモ用紙に詳細を記入して領収書と一緒に保管しておくのがもっともよい方法です。

5. 日付のない領収書の処理には注意が必要

日付のない領収書であっても支出の証明となり、無効とされるわけではありません。

しかし経理処理の際には注意が必要です。

勝手に加筆・修正はせず、第三者から見て客観的に支出があったことを説明できるようなメモ書きや添付書類を作成しておきましょう。

領収書を電子化して経費精算を効率化しよう

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。

そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。

また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】

・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる

など、経理業務全体の効率化につながります。

「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。