領収書の訂正の仕方について押さえておくべき基本ルール

領収書を作成する際に、宛名や金額を間違えてしまうことがあるかもしれません。

すぐに訂正したいところですが、領収書を訂正する場合はルールに従って行う必要があります。

こちらの記事では領収書の訂正の仕方と、注意点について解説します。

3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」

経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化

領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

1. 領収書を訂正する方法としてはいけない訂正方法

領収書には書くべき項目がいくつもあるため、宛名や金額などを書き間違えてしまうことも考えられます。

ではそのようなとき、どうやって訂正すべきなのでしょうか。

1-1. 二重線と訂正印で訂正可能

領収書を書き間違えてしまった場合、ビジネスルールに則って訂正することが可能です。

まず間違えてしまった箇所の上に二重線を引きます。

さらに二重線の上から訂正印を押します。

訂正印とは一般的に、領収書を発行した担当者個人の印鑑か、より正式なものとしては会社の角印のことを指します。

あとは上部に正しい文字を記載すれば訂正完了です。

1-2. 絶対してはいけない訂正方法

領収書は税法上重要な書類にあたるため、気軽に訂正すべきではありません。

ビジネスルールに則って訂正しても、税務署が有効な領収書と認めてくれるとは限りません。

さらに絶対にしてはいけない訂正方法もあります。

たとえば修正テープや修正液を用いた訂正です。

加えて専用の消しゴムで消すことができるボールペンも使ってはいけません。

どちらの場合も、税務署が正式な領収書と認めてくれない恐れがあるからです。

領収書は企業の納税にかかわる大切な書類なので、税務署も厳しくチェックします。

トラブルにならないよう、正しい方法以外での訂正はやめましょう。

1-3. もっとも望ましいのは再発行

領収書に書く日付や宛名、金額などを間違えてしまった場合、もっとも確実で望ましいのは再発行です。

領収書の訂正を認めていない企業も存在しますし、訂正された場合は無効になると記載がある領収書もあります。

最悪の場合、取引先からの信頼を損ねないためにも、可能な限り再発行で対処するようにしましょう。

その場合、書き損じた領収書は破棄せず保管しておくことも覚えておかなければなりません。

2. 領収書で訂正しないほうが良い3つの項目

領収書の訂正は二重線と訂正印で行えますが、領収書で訂正しない方が良いものもあります。

では注意すべき項目について見ていきましょう。

2-1. 日付

まず領収書で訂正しない方がよい項目は日付です。

日付くらい訂正しても問題ないのではないかと思うかもしれませんが、領収書の金額によっては大きな問題になることも考えられます。

たとえば日付を訂正して、売上が多かった月に多くの支出があったことにすれば納税額を抑えることが可能です。

領収書は不正に利用される可能性があるため、いくら懇意にしている取引先に訂正をお願いされても応じない方がよいでしょう。

2-2. 宛名

領収書には必ず宛名がなければなりません。

領収書が法的に有効であるためには、宛名が必要だからです。

万が一宛名を間違えてしまった場合、やはり訂正せず領収書を再発行するのがベストな選択です。

宛名を訂正することはできますが、税務署が正式な領収書と認めてくれるかどうかは分かりません。

取引先の心象を悪くしないためにも、宛名の訂正は避けた方がよいでしょう。

2-3. 金額

領収書でもっとも重要な項目と考えられるのが金額です。

金額の記載は最初に「¥」や「金」と書くこと、最後に「※」や「-」を書くこと、3桁ごとにコンマを打つことなど細かいルールがあり、間違えやすい項目です。

しかし金額は領収書の発行者、代金を支払った企業、税務署すべてにとって非常に重要な項目です。

トラブルになってしまうリスクを最小限に抑えるためにも、金額は訂正せず、領収書の再発行で対処するのが基本です。

3. 領収書の訂正をしないための下準備

領収書の項目を書き間違えてしまった場合、訂正することはできますが、決して望ましい方法ではありません。

領収書作成の際に注意して、訂正せずに済むのが最善です。

ではどうすれば領収書を訂正せずに済むのでしょうか。

3-1. 相手の名刺をもらう

もっとも簡単な方法は相手の名刺をもらうことです。

相手の名刺には先方の会社名や個人名が必ず記載されています。

とくに宛名は先方の個人名や会社名を正確に記載することが重要です。

漢字やカタカナ、アルファベットなど記載の違いもあるので、視覚的に確認できる名刺をもらっておくと間違えにくくなります。

3-2. メモに下書きをする

もし書き間違えてしまうのが心配ならば、1度下書きをするという方法もあります。

領収書ではない別の紙に会社名や金額を書き、先方に確認してもらいましょう。

間違いないことが分かったら、あとは正式に領収書に書いていくだけです。

少し手間がかかりますが、より正確な領収書を発行するために必要なステップと考えましょう。

4. 訂正は最小限に!訂正したい項目によっては再発行も検討すべき

もし書き間違えてしまった場合、領収書は訂正せず再発行するのがもっともよい方法です。

どうしても訂正しなければならない場合に限り、ビジネスルールに則って訂正するようにします。

下準備をしておけば、訂正のリスクをできるだけ抑えられるでしょう。

領収書を電子化して経費精算を効率化しよう

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。

そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。

また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】

・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
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・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる

など、経理業務全体の効率化につながります。

「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。