領収書を電子化するメリット・デメリットを徹底解説

現在では税務署に申請を行うことで領収書を電子化して管理することができるようになりました。

領収書の電子化を導入する際には、メリットとデメリットの両方をよく理解しなければなりません。

そこで領収書を電子化するメリットとデメリット、電子化がもたらす経理作業の効率化について解説します。

3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」

経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化

領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

多くの個人事業主や企業にとって、領収書の管理は手間のかかる業務の一つです。

そのため企業によっては領収書の電子化を始めているところもあります。

領収書を電子化する5つのメリットと4つのデメリット、電子化がもたらす経理作業の効率化について解説します。

1. 領収書を電子化する5つのメリット

領収書を電子化することには多くのメリットがあります。

これまでは領収書の管理に人員を多く割いたり、手間をかけたりしなければならなかったかもしれませんが、電子化すればそうした手間を大幅に削減できます。

では領収書の電子化のメリットについて見ていきましょう。

1-1. 管理スペースが必要なくなる

まず領収書を電子化すれば、領収書を保管しておくスペースが削減できます。

これまでは領収書をファイリングして、そのファイルを保管しておく必要がありました。

ファイルを保管するためにキャビネットを用意していた企業も少なくありません。

しかし領収書の電子化によって、そうしたスペースが必要なくなります。

電子化された領収書は、ハードディスクに保存することができるため、膨大な量の領収書を非常にコンパクトにまとめて管理できます。

1-2. データによる検索が可能になる

領収書の電子化による別のメリットは、領収書をデータで管理・検索できるという点です。

領収書を紙で管理していたときは、領収書が保管されていると思われるファイルを取り出し、そこから該当する領収書を探す必要がありました。

領収書を電子化してハードディスクに保存しておけば、ほんの数秒で領収書の発行日や発行者による検索が可能になり領収書を探す時間を大幅に短縮できます。

社員一人ひとりが各自のパソコンから領収書を検索することも可能なので、社員の負担も軽くなるでしょう。

内部監査が行われて特定の領収書の提出を求められたとしても、電子化されていればすぐに検索してメールで送付することも可能です。

1-3. コストが削減できる

領収書を電子化すれば、いくつかのコストが削減できます。

領収書を紙で管理する場合、領収書を印刷してファイリングし、特定の場所に保管しておかなければなりません。

印刷する際の紙代やインク代、ファイル代、キャビネット代などは、領収書の電子化によって必要なくなります。

加えて領収書の管理に割いていた人員をほかの部署に回すこともでき、より重要な業務に集中できるでしょう。

1-4. 領収書の紛失・流出を防ぐ

領収書を電子化すると、書類の紛失や流出を防ぐこともできます。

領収書をデータとしてハードディスクに保存しておけば、そこから削除しない限り書類はなくなりません。

必要な書類が見つからない場合、大量のファイルの中から1枚の領収書を見つけるのは大変ですが、電子化してしまえば比較的簡単に見つけ出せます。

加えてハードディスクを閲覧するためのパスワードを設定しておけば、権限のない人が領収書を見ることができないようファイルを守ることが可能です。

クラウド上に領収書を保管している場合には、書類にアクセスしたアカウントや時間を記録してくれる機能もあるので、高度なセキュリティ対策が行えるでしょう。

1-5. 半永久的な保管が可能

領収書を電子化すれば、半永久的に書類を保管できます。

法人税法では、法人に対して7年間の領収書の保管を義務付けています。

紙で領収書を保管していると、劣化によって文字が読み取れなくなってしまったり、破損や汚損によって領収書が保管できなかったりするかもしれません。

しかし電子化すれば、そうした心配をせずに領収書を保管しておき、いつでも必要なときに取り出すことができるのです。

2. 領収書を電子化する4つのデメリット

こうして領収書の電子化のメリットを見てみると、デメリットはまったくないように思えます。

しかし領収書の電子化にもデメリットはあるので、どのような注意点があるかについては把握しておきましょう。

2-1. 導入にはコストがかかる

まずデメリットとして挙げられるのは、領収書の電子化するためのコストです。

領収書の電子化は、どのような形でもとにかく電子化すればよいというわけではありません。

領収書を保管するためのハードディスクやクラウド、電子化のためのソフトやアプリケーション、必要な場合には新たなパソコンや複合機などを購入する必要があるかもしれません。

初期費用とランニングコストを合わせると、数百万円程度の出費になることが予想されます。

領収書の電子化によって得られるメリットと比較して費用対効果がどのくらいになるかを事前によく調査することが必要でしょう。

2-2. 準備・手続きが必要となる

領収書の電子化を開始するためには、少なくとも開始日の3ヵ月前までには税務署に申請する必要があります。

それまでに申請書や添付書類の作成や電子化に使用するソフト・アプリケーションの購入などを済ませておかなければならず、手間や費用もかかります。

2-3. 紙で管理すべきものは残る

領収書の電子化というと、すべての領収書を電子化できるように思えますが、実はそうではありません。

電子化できるものには条件があるため、紙で管理しなければならないものは残ります。

すると電子化した領収書と紙の領収書が混在することが考えられます。

完全に電子化できるわけではないため、領収書の電子化は必要ないと判断する企業もあります。

2-4. システムダウンによるリスクがある

ハードディスクではなくクラウド上に領収書を保管している場合には、システムダウンのリスクがあります。

もし何らかの理由でインターネットに接続することができなくなってしまえば、領収書を検索したり閲覧したりすることはできなくなります。

頻繁に起こることではないものの、こうしたリスクがあることは理解しておきましょう。

3. 領収書の電子化がもたらす経理作業の効率化

領収書の電子化の恩恵をもっとも受けるのは経理担当者でしょう。

領収書が電子化されれば、経理作業が効率化されます。

ではどのように経理作業が効率化されていくのか見ていきましょう。

3-1. 領収書の電子化で経費精算が容易に

経理担当者にとって経費精算は非常に手間のかかる業務です。

社員が経費精算書と領収書を提出してきたなら、すべての書類を精査し、誤りがあれば修正を依頼しなければなりません。

領収書の電子化と経費精算システムを両方導入すれば、スマートフォンやタブレットで撮影した領収書を経費精算に使用できるため経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

社員は、インターネット接続さえあれば撮影した領収書によって経費精算の申請をいつでも行えます。

社員の上司が経費精算システムにある申請を確認して承認すれば、申請がすぐに経理担当者のもとに送られます。

申請の段階で必要な情報が入力されているため、経理担当者は素早く経費精算の業務を行うことができるでしょう。

領収書を保存する手間もほとんどなく、銀行振込を利用すれば現金を取り扱う必要もありません。

領収書の電子化により、経理業務に割く時間や手間を削減できるのです。

4. 領収書の電子化は会社の必要に応じて実施可能

領収書の電子化はすべての会社が一様に同じスタイルで行わなければならないというわけではありません。

会社のニーズに合わせて、特定の書類だけを電子化するということも可能です。

領収書の電子化のメリットやデメリットについてよく理解したうえで、電子化できる部分があるかどうか検討してみましょう。

領収書を電子化して経費精算を効率化しよう

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。

そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。

また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】

・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる

など、経理業務全体の効率化につながります。

「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。