領収書の保管期間は5~10年!知らないとまずい基礎知識 | jinjerBlog

領収書の保管期間は5~10年!知らないとまずい基礎知識

領収書は、確定申告に経費として計上する際に必要だということはよく知られていますが、いつから、どのくらいの間、保管しておかなければならないかということは、意外と正確に知られていないようです。

法律の改正によって何度か変更されていることが、その一因でしょう。

領収書の保管期間は、法人や個人事業主の青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年ですが、状況によって保管期間が変わることがあります。

税務署から領収書の提出を求められたときに慌てることのないよう、領収書の保管期間について確認しておきましょう。

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紙の領収書の保管や管理に煩雑さや面倒さを感じたことのある経理担当者様へ

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。
経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。
そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。
また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

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など、経理業務全体の効率化につながります。
「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。
経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

1. 法人における領収書の保管期間は原則7年

法人における領収書の保管期間は法人税法で決められており、原則として、7年間の保管が義務付けられています。

ただし、これは、領収書を受け取った日(領収書が発行された日)から7年間ではないことに注意が必要です。正確には、領収書を受け取った事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間となります。

法人税の確定申告書の提出期限は、原則、事業年度末から2ヵ月後となるので、たとえば事業年度末が2020年3月31日である法人の場合、領収書の保管期間は次のようになります。

  • 法人税の申告期限:2020年5月31日
  • 領収書の保管期間:2027年5月31日

2. 個人事業主における領収書の保管期間

個人事業主における領収書の保管期間は、所得税法で決められています。青色申告と白色申告とで保管期間が異なるので注意が必要です。

なお、いずれの保管期間も、法人の場合と同様に、確定申告提出期限の翌日からの保管期間であることに注意してください。

2-1. 青色申告の場合の保管期間は原則7年

青色申告の場合、領収書の保管期間は7年です。ただし、申告した前々年の所得が300万円以下だった場合は、保管期間が5年となります。

2-2. 白色申告の場合の保管期間は原則5年

白色申告の場合、領収書の保管期間は5年です。ただし、帳簿の保管期間は青色申告と同様に7年であるため、何かあったときのために、領収書も同じ期間だけ保管しておくことをおすすめします。

3. 領収書の保管期間に関する決まり

これまでご紹介したように、領収書の保管は確定申告書の提出期限の翌日から5年もしくは7年です。しかし、状況によって保管期間が異なる場合もあるので注意してください。

3-1. 収益がマイナス(赤字)だった場合

青色申告の場合、決算の結果、収益がマイナスだった場合は、その翌年度以降の利益(益金)でマイナス(欠損金)分を埋めることができます(欠損金の控除)。これにより翌年度以降の利益を相殺できるため、税金を抑えることが可能です。

この欠損金を控除できる期間は9年もしくは10年で、欠損金の生じた事業年度によって、以下のように定められています。

  • 2008年4月1日を含む事業年度以降に欠損金が生じた場合:9年間
  • 2018年4月1日以降に開始する事業年度に欠損金が生じた場合:10年間

そのため、赤字だった事業年度の領収書もこの期間に合わせて保管しておく必要があります。7年間で廃棄してしまわないよう、保管期間をわかりやすく明記しておくなどの工夫をしておきましょう。

3-2. 仕入税額控除を受けている場合

納付する消費税から仕入れにかかった消費税を差し引いて納付することを「仕入税額控除」といいます。

消費税法により、この仕入税額控除の適用を受けている場合は、仕入れ時の領収書を7年間保管しておかなければなりません。

所得税法で保管期間が5年と決められている白色申告の場合でも、仕入税額控除を受けている場合は7年間保管しておく必要がありますので、注意が必要です。

ただし、額面3万円未満の領収書は保存する義務はありません。

3-3. 電子取引を行う場合

紙での領収書に関しては7年間の保管が義務づけられていました。しかし、電子帳簿保存法の改正によりに電子データで保存する場合は、紙媒体での保管は不要となりました。

領収書を電子化することで経費申請をチェックする際の領収書との突合作業や紙管理による紛失リスクも削減され、経理業務を大きく効率化できます。

当サイトでは領収書を電子化することで、書類の管理コストが軽減させ、経費申請のチェックの工数も削減できる方法を解説した「領収書の電子化ガイドBOOK」をご用意しております。資料は無料でダウンロードできますので、ぜひこちらからご覧ください。

4. 領収書の保管方法

これまで述べてきたように、領収書は確定申告書の提出期限の翌日から5~10年間保管しておく必要がありますが、その保管方法には決まりがありません。

税務署から要請があった際に、速やかに提出できるようになっていれば問題ないのです。各自や各社で保管や検索がしやすい方法を選ぶとよいでしょう。

ここでは、領収書を紙で保管する場合と電子データで保管する場合とに分けて見ていきます。

4-1. 紙で保管する場合

領収書を紙で保管する場合は、紛失を防ぐためにも、別紙に貼ってバインダーに綴じる、クリアファイルや封筒に入れるなどの工夫をおすすめします。

また、分け方としては、月別や費目別などわかりやすいと思えるように仕分けるとよいでしょう。枚数が少なければ、分けずに時系列で整理しておくだけでも問題ありません。

事業年度末には、年度分をファイルなどにまとめて保管しておきましょう。その際、保管期間終了日を記載しておけば、いつまで保管しておけばよいのかが一目でわかるので、廃棄時の手間が削減できます。

4-2. 電子データで保管する場合

領収書は、1枚1枚は小さくスペースを取らないものです。しかし、5~10年分を保管しなければならないとなると、かなりのスペースを占領してしまうことになります。

そこで、すべての領収書を電子データ化して、社内サーバーやクラウドに保管するのもおすすめです。

紙で受け取った領収書は、スキャナだけでなく、デジカメやスマホなどで撮影した画像データも認められるため、電子データ化のハードルも高くありません。

保管スペースが削減できるだけでなく、検索性も紙にくらべて格段に向上するのも大きなメリットです。

5. 領収書は基本的には7年間保管しておく

白色申告をしている場合や仕入税額控除を受けている場合、電子取引をしている場合など、いくつかの条件によって保管期間が異なる領収書ですが、基本的には7年間保管するルールにしておけば問題ないでしょう。

赤字になった事業年度の領収書のみ、10年間保管することを覚えておいてください。また、電子データでの保存を導入すれば保管スペースを取られることがないため、一律10年間保管するというルールにしてもよいかもしれません。

各事業所の実情に即した保管方法やルールを決めて、いざというときに慌てないよう、きちんと領収書を保管してください。今後の法律改正にともなう保管期間の変更などにもアンテナを張っておきましょう。

関連記事:領収書の管理や整理を楽にしよう!法律や効率的な管理方法を解説

紙の領収書の保管や管理に煩雑さや面倒さを感じたことのある経理担当者様へ

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。
経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。
そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。
また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】
・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
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など、経理業務全体の効率化につながります。
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