事業主にとって各経費の証明となる領収書は、法律によって一定期間保管することが義務付けられています。

しかし、「管理がめんどくさい」「管理方法が法的に問題ないか」など、領収書保管に関する心配や疑問が尽きないことも多いのではないでしょうか。そのような事態にならないためにも、手続き前に適切な管理方法を認識し、領収書が必要な場合に困らないための法律・整理・保管をおこなっていきましょう。

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目次
1. 領収書の保管期間
2. 領収書を整理する目的
3. 領収書の効率的な保管方法
4. 領収書を電子化するメリット
5. 領収書を電子化する際の注意点
6. 上手な整理・保管術で日々のコストの見直しを

1. 領収書の保管期間

経費として帳簿に記録したあとであれば、領収書を必要とする場面は基本的にありません。ただし領収書の原本は、各種取引の「裏付け」としての役割があり、欠損金の繰越や消費税の仕入税控除といった場合の書類として必要になります。

1-1. 領収書には保管義務がある

領収書には法律上保管義務があります。

領収書は、正しく経費が申告されていることの証明として欠かせません。そのため、領収書は一定期間の保管が義務付けられています。法人や個人事業主で保管期間が異なるため、事前に確認しておきましょう。

事業形態	確定申告	欠損金の繰越控除	保管期間
法人	青色申告	あり	10年
		なし	7年
個人事業主	青色申告	あり	10年
		なし	7年
	白色申告	あり	5年 ※他の帳票関係書類の保管期間は7年間
		なし	5年 ※他の帳票関係書類の保管期間は7年間

事業形態によって適用される法律が異なります。法人の場合は法人税法、個人事業主の場合は所得税法が適用されるので、注意しましょう。
また、欠損金の繰越控除をおこなう場合は領収書を含めた帳簿・書類の保管期間が10年に延長されます。

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2. 領収書を整理する目的

「領収書は保管義務がある」ことは前段で解説しましたが、なぜ領収書は「一定の年数、キレイに整理された状態で」保管する必要があるのでしょうか。

2-1. 税務調査時の経費の証明としての使用

個人や法人関係なく、税務署による調査がおこなわれる可能性があります。経費の確認を税務署が管理する際は、その経費が適切に使用、処理された「証拠」が必要となります。

領収書がもしなければ、経費の証明ができなくなるため、正当な経費として認めてもらえない可能性があります。

2-2. 経理担当者が業務を適切におこなえるようにするため

経理担当者が仕訳や確認作業をおこなう際、内容の確認を後から再度確認こともあるでしょう。経理担当者が業務を適切に、スムーズにおこなうためにも、領収書の整理は必要不可欠です。

3. 領収書の効率的な保管方法

前述にもありますが、領収書は原本をそのまま保管しておくのが基本になっています。しかし紙ベースで残しておく場合には、物理的にきちんと整理し、後で取引の確認が必要な場合に手間も時間も掛かってしまう可能性があります。

3-1. ノートに貼り付けて保管

まず1つは、領収書保管用のノートを作って日付順に貼り付けていく方法です。しっかりと糊付けしておけば紛失する心配もありませんし、きちんと順番に並べておくことで、時系列が分かりやすいメリットもあります。

また例えば、1日1ページに収める・種類ごとにまとめて貼る、というようにルールを決めて整理しておけば、かなり見やすい状態で保管できるでしょう。経費の使い方を見直したい場合にも有効的です。

さらにノートを使うことで、領収書と一緒に何かメモ書きを残しておきたいときにも便利。どのようなシーンで使ったものか、より明確に記録できます。

3-2. ファイルにまとめて保管

ファイリングして整理しておけば、ノートと同様に見やすい状態で残しておくことが可能。たとえばクリアポケット式のバインダーを使うのであれば、そのサイズの用紙に領収書を貼り付けして保管するのがおすすめです。

糊付けしたものをクリアポケットに入れておけば、紙から剥がれてしまったときにも失くす可能性が低くなります。また紙に貼り付けておくことで、ノートのようにメモ書きも加えやすくなるでしょう。

インデックスが入れられるタイプであれば、月別にも分けられます。なかには、領収書を含んだ細かな書類を保管しておくための専用のファイルも販売されているので、そのような特殊なタイプのファイルを用意するのも良いかもしれません。

3-3. 封筒に入れて保管

できるだけ日常的な手間は省きたい、という場合には、まとめて封筒に入れておくのもひとつの手です。たとえば月別や経費の種類別などに分けて整理しておけば、あとで見直す場合にも便利でしょう。

比較的経費を使う頻度が少なかったり、小規模な事業であったりするケースでは、封筒に入れておくだけでも十分です。しかし、封筒での保管は紛失の可能性が高いため、注意しなければなりません。とくに出し入れの際には、クリップやホッチキスでまとめるなど、封筒の中から落ちないような工夫をしておいたほうが良いでしょう。
集まった封筒を、1年ごとにチャック付きのクリアパックなどに入れて二重にしておけば、より安全に保管できます。

とはいえ、領収書は頻繁に発生する書類のため、クリアファイルなどにためていくと、どんどん管理が煩雑になり、経費精算業務の際に領収書を取り出す時間もかさんできます。そのため中長期的には領収書を電子化して管理を楽にすることがのぞましいでしょう。

当サイトでは電子帳簿保存法に対応したシステムをとおして領収書を電子化するガイドブックをご用意しております。煩雑な領収書管理がなくなり、日々の経費精算業務で起きる経費申請書と領収書の突合作業などを効率化できますので、将来的に領収書管理を楽にしたいとお考えの経理担当者様はぜひ参考にしてみてください。資料はこちらから無料でダウンロードしていただけます。

3-4. 電子データにして保管

電子帳簿保存法により、電子データで作成・受領した領収書は電子保存が義務付けられているため、印刷して保管することはできません。そのため、電子データで保管する仕組みを用意する必要があります。紙媒体で作成・受領した領収書の電子保存は任意ですが、合わせて対応した方が管理が煩雑にならず、対応漏れも防げるでしょう。

電子データで保管することで、保管場所の確保が不要になるだけでなく、人的ミスや災害等でデータが消失した場合も復旧できる可能性があります。

電子帳簿保存法の概要や保存要件についてはこちらの記事で解説しています。合わせてご覧ください。

関連記事：参考記事：【2023年版】電子帳簿保存法とは？概要と改正内容をわかりやすく解説

4. 領収書を電子化するメリット

領収書を電子化することで、さまざまなメリットを受けることができます。

ここでは、代表的なメリットを解説いたします。

4-1. データによる確実な保存が可能

領収書は最長で10年間の保管が必要です。紙媒体の場合、保管方法によっては経年劣化で読み取れなくなってしまう可能性もあるでしょう。また、誤って領収書を処分してしまうことや、火災や災害などで領収書が消失してしまうこともありえます。紙媒体の場合、復元することは難しいですが、電子データであればバックアップやクラウド保存によりデータ復旧できる可能性があるでしょう。

4-2. 経理担当者の管理・保管の手間がなくなる

領収書を電子保存することで、領収書のファイリングや貼り付け作業、保管の工数が削減されます。
領収書は常に整頓された状態を保つことができるため、経理担当者の領収書管理を大幅に効率化できるでしょう。

4-3. 経費精算の効率化が可能

領収書を電子データ化が可能になれば、外出先にいる時でもスマホで撮影し、経理担当に即提出できます。
かつての紙の場合では、領収書を保存した上で、帰社後に経理担当に提出しなければならなかったことを考えると、経費精算業務の効率化が進むと言えるのではないでしょうか。

関連記事：領収書を電子化するメリット・デメリットを徹底解説

5. 領収書を電子化する際の注意点

「領収書を電子化したら紙の領収書はいらなくなるんだ！」と考えてしまいがちですが、注意点もあります。
ここでは、適切な管理ができるように注意しなければならない点を解説いたします。

5-1. 真実性の確保ができない場合は原本の保管が必須

領収書を電子化する際に、タイムスタンプの付与など「真実性の確保」の要件を満たしていない場合は引き続き原本の保管が必要になります。

経費精算システムを導入して、経費精算を電子化することで業務ははるかに効率化することができますが、タイムスタンプやそれに類する措置をおこなっていなければ「原本」としてみなすことはできず、税務調査の際は原本が必要になる、ということです。

関連記事：領収書の管理を簡潔にして効率を上げる3つのポイント

5-2. 領収書の受領方法によって適用される保存要件が異なる

先述のとおり、領収書はPDFなどの電子データで受け取った場合、そのまま電子データで保管する必要があります。しかし、紙媒体で受領した領収書を電子化するかどうかは事業者に委ねられているため、紙媒体のまま保存していても構いません。

それぞれ、「電子取引データ保存要件」と「スキャナ保存要件」で電子保存する時の要件を定めており、内容も異なるため注意しましょう。

6. 上手な整理・保管術で日々のコストの見直しを

紙ベースで領収書を保存しておく場合でも、キレイに整理しておくことで、日常的な経費の見直しができます。

また、詳細な記録を残して保管することで、会計ソフトや表計算ソフトなどに記録する際にも効率的かつ正確に処理できるでしょう。

現在では、デジタルによる領収書の保管も認められています。紙からデジタル化をおこなうことで領収書を貼ったり、ファイリングしたりなどの手間を省くことができます。

しかし、電子保管をするには様々な準備が必要のため、データ化することによるメリット・デメリットなども洗い出しながら検討するのがベストです。

ぜひ本記事でご紹介したテクニックを参考に、より適した整理・保管術を見つけてみましょう。