領収書の管理や整理を楽にしよう!法律や効率的な管理方法を解説 | jinjerBlog

領収書の管理や整理を楽にしよう!法律や効率的な管理方法を解説

事業主にとって各経費の証明となる領収書は、法律によって一定期間保管することが義務付けられています。

しかし、「管理がめんどくさい」、「管理方法が法的に問題ないか」など、領収書保管に関する心配や疑問が尽きないことも多いのではないでしょうか。そのような事態にならないためにも、手続き前に適切な管理方法を認識し、領収書が必要な場合に困らないための法律・整理・保管をおこなっていきましょう。

関連記事:領収書とは?役割や書き方、代わりになる書類を解説 

煩雑な領収書管理を一気に解決!その方法とは?
「領収書がたくさんあって、管理しきれずに困ってる」
「経費精算の際に、申請書類と領収書のチェックに時間がかかる」
「領収書を探すときにどこのファイルに入れたかわからなくなる」
「領収書などの経理書類のファイリングだけで社内のスペースが埋まっていく」

など紙での領収書管理に関してお悩みではないでしょうか。

紙に糊付けしたり、日付順にファイリングするなどあらゆる整理方法を試しても、年月が重なるたびに紙やファイルはたまっていく一方です。紙の領収書管理にお悩みの方におすすめなのが、領収書の電子化です。
当サイトでは、電子帳簿保存法に対応してどのように領収書の電子化を進めればよいかをわかりやすく解説した資料をご用意しております。資料は無料でダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

収入印紙における割り印を解説

収入印紙における割り印を解説


1. 領収書の保管期間

経費として帳簿に記録したあとであれば、領収書を必要とする場面は基本的にありません。ただし領収書の原本は、各種取引の「裏付け」としての役割があり、欠損金の繰越や消費税の仕入税控除といった場合の書類として必要になります。

1-1. 領収書には保管義務がある

領収書には法律上保管義務があります。

税務署の調査が入った際にも、正しく経費が申告されていることの証明として欠かせないため、領収書の保管が義務付けられています。法人や個人事業主で保管期間が異なるため、事前に確認しておきましょう。

① 法人の場合は7年間の保管義務

法人の場合は7年間の保管義務があります。
領収書だけではなく、帳簿書類は基本的に同様の保管期間保管しておく必要があります。

② 個人事業主:青色申告の場合は7年間の保管義務

青色申告の場合は7年間の保管義務が生じます。
青色申告における領収書の扱いが「現金預金取引等関係書類」として扱われるため、白色申告よりも2年長い保管期間になっています。

③ 個人事業主:白色申告の場合は5年間の保管義務

白色申告の場合は5年間の保管義務が生じます。他の帳票関係書類の保管期間は7年間のため注意しましょう。領収書の保管は5年で問題ありませんが、7年間保管しておくのがベストです。

関連記事:領収書の保管期間は5~10年!知らないとまずい基礎知識

 

2. 領収書を整理する目的

「領収書は保管義務がある」ことは前段で解説しましたが、なぜ領収書は「一定の年数、キレイに整理された状態で」保管する必要があるのでしょうか。

2-1. 税務調査時の経費の証明としての使用

個人や法人関係なく、税務署による調査がおこなわれる可能性があります。経費の確認を税務署が管理する際は、その経費が適切に使用、処理された「証拠」が必要となります。

領収書がもしなければ、経費の証明ができなくなるため、正当な経費として認めてもらえない可能性があります。

2-2. 経理担当者が業務を適切におこなえるようにするため

経理担当者が仕訳や確認作業をおこなう際、内容の確認を後から再度確認こともあるでしょう。経理担当者が業務を適切に、スムーズにおこなうためにも、領収書の整理は必要不可欠です。

3. 紙の領収書における効率的な保管方法

前述にもありますが、領収書は原本をそのまま保管しておくのが基本になっています。しかし紙ベースで残しておく場合には、物理的にきちんと整理し、後で取引の確認が必要な場合に手間も時間も掛かってしまう可能性があります。

3-1. ノートに貼り付けて保管

まず1つは、領収書保管用のノートを作って日付順に貼り付けていく方法です。しっかりと糊付けしておけば紛失する心配もありませんし、きちんと順番に並べておくことで、時系列が分かりやすいメリットもあります。

また例えば、1日1ページに収める・種類ごとにまとめて貼る、というようにルールを決めて整理しておけば、かなり見やすい状態で保管できるでしょう。経費の使い方を見直したい場合にも有効的です。

さらにノートを使うことで、領収書と一緒に何かメモ書きを残しておきたいときにも便利。どのようなシーンで使ったものか、より明確に記録できます。

3-2. ファイリングして保管

ファイリングして整理しておけば、ノートと同様に見やすい状態で残しておくことが可能。たとえばクリアポケット式のバインダーを使うのであれば、そのサイズの用紙に領収書を貼り付けして保管するのがおすすめです。

糊付けしたものをクリアポケットに入れておけば、紙から剥がれてしまったときにも失くす可能性が低くなります。また紙に貼り付けておくことで、ノートのようにメモ書きも加えやすくなるでしょう。

インデックスが入れられるタイプであれば、月別にも分けられます。なかには、領収書を含んだ細かな書類を保管しておくための専用のファイルも販売されているので、そのような特殊なタイプのファイルを用意するのも良いかもしれません。

3-3. 封筒に入れて保管

できるだけ日常的な手間は省きたい、という場合には、まとめて封筒に入れておくのもひとつの手です。たとえば月別や経費の種類別などに分けて整理しておけば、あとで見直す場合にも便利でしょう。

比較的経費を使う頻度が少なかったり、小規模な事業であったりするケースでは、封筒に入れておくだけでも十分です。しかし気をつけておかなければならないのは、紛失の可能性が高いという点。

とくに出し入れの際には注意が必要です。クリップやホッチキスでまとめるなど、封筒の中から落ちないような工夫をしておいたほうが良いでしょう。

また集まった封筒を、1年ごとにチャック付きのクリアパックなどに入れて二重にしておけば、より安全に保管できます。

とはいえ、領収書は頻繁に発生する書類のため、クリアファイルなどにためていくと、どんどん管理が煩雑になり、経費精算業務の際に領収書を取り出す時間もかさんできます。そのため中長期的には領収書を電子化して管理を楽にすることがのぞましいでしょう。

当サイトでは電子帳簿保存法に対応したシステムをとおして領収書を電子化するガイドブックをご用意しております。煩雑な領収書管理がなくなり、日々の経費精算業務で起きる経費申請書と領収書の突合作業などを効率化できますので、将来的に領収書管理を楽にしたいとお考えの経理担当者様はぜひ参考にしてみてください。資料はこちらから無料でダウンロードしていただけます。

 

4. 領収書を電子化するメリット

領収書を電子化することで、さまざまなメリットを受けることができます。

ここでは、代表的なメリットを解説いたします。

4-1. データの確実な保存が可能

電子保存されたデータの場合、バックアップをとっておくことで、万が一データが消えてしまった場合でも、データ復旧が可能です。データの確実な保存のためにも、領収書の電子保存はおすすめです。

4-2. 経理担当者の管理・保管の手間がなくなる

領収書を電子保存することで、領収書のファイリングや貼り付け作業、保管の工数が削減されます。

領収書は常に整頓された状態を保つことができるため、経理担当者の領収書管理を大幅に効率化できるでしょう。

4-3. 経費精算の効率化が可能

領収書を電子データ化が可能になれば、外出先にいる時でもスマホで撮影し、経理担当に即提出できます。

かつての紙の場合では、領収書を保存した上で、帰社後に経理担当に提出しなければならなかったことを考えると、経費精算業務の効率化がさらに進んだと考えてよいのではないでしょうか。

関連記事:領収書を電子化するメリット・デメリットを徹底解説

5. 領収書を電子化する際の注意点

「領収書を電子化したら紙の領収書はいらなくなるんだ!」と考えてしまいがちですが、注意点もあります。

ここでは、しっかりと適切な管理ができるように注意しなければならない点を解説いたします。

5-1. 領収書を電子化しても「すぐ」廃棄してはいけない

領収書を電子化したからといって、すぐに紙の領収書を廃棄してはいけません。

ここで押さえておくべきことは「紙の領収書は定期検査後に廃棄することができる」ということです。

従業員が電子化したタイミングで紙の領収書を廃棄しないように周知しておくことも大切です。

5-2. 定期検査後の紙の領収書は「廃棄しなければならない」

領収書を電子化して、電子帳簿保存法に対応した管理方法で管理している場合は、定期検査終了後は速やかに紙の領収書は破棄する必要があります。

電子帳簿保存法に対応した管理方法で管理されている領収書は「電子化された領収書が原本」とみなされるためです。

つまり、紙の領収書には原本としての効力がなくなるため、できるだけ速やかにし廃棄するようにしましょう。

5-3. タイムスタンプを付与していない場合は原本の保管は必須

領収書を電子化する際にタイムスタンプを付与していない場合は引き続き原本の保管が必要になります。

経費精算システムを導入して、経費精算を電子化することで業務ははるかに効率化することができますが、タイムスタンプがなければ「原本」としてみなすことができませんので、税務調査の際は原本が必要になる、ということです。

関連記事:領収書の管理を簡潔にして効率を上げる3つのポイント

 

6. 上手な整理・保管術で日々のコストの見直しを

紙ベースで領収書を保存しておく場合でも、キレイに整理しておくことで、日常的な経費の見直しができます。

また、詳細な記録を残して保管することで、会計ソフトや表計算ソフトなどに記録する際にも効率的かつ正確に処理できるでしょう。

現在では、デジタルによる領収書の保管も認められています。紙からデジタル化をおこなうことで領収書を貼ったり、ファイリングしたりなどの手間を省くことができます。

しかし、電子保管をするには様々な準備が必要のため、データ化することによるメリット・デメリットなども洗い出しながら検討するのがベストでしょう。

ぜひ本記事でご紹介したテクニックを参考に、より適した整理・保管術を見つけてみましょう。

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