領収書在中・請求書在中は封筒のどこに書く?手書きはOK?正しい書き方と郵送の注意点 - ジンジャー(jinjer)|人事データを中心にすべてを1つに

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領収書在中・請求書在中は封筒のどこに書く?手書きはOK?正しい書き方と郵送の注意点

領収書を受領する

領収書には保管方法や郵送方法など、扱ううえでさまざまな注意点があります。領収書や請求書を封筒で送る際には、封筒に「領収書在中」または「請求書在中」の記載をするのがビジネスマナーですが、どこに書くのが正解なのでしょうか。当記事では、横書き、縦書きのそれぞれの封筒の書き方だけでなく、封筒の選び方や封筒への入れ方についても詳しく解説します。

領収書の宛名の「こんな時どうする?」を徹底解説!

「宛名は上様でもいい?」
「宛名を書かなくてもいい取引はある?」
「領収書に宛名がない場合はどうする?」
「領収書の宛名を書き間違えたときはどうする?」

などなど領収書の宛名に関してお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトで無料配布している「領収書の宛名ルールBOOK」では本記事の内容をわかりやすくまとめており、領収書の宛名に関して問題があった際に様々なケースに対応できるよう問題に応じた対処方法を紹介しております。領収書の宛名に関してトラブルがあった際にいつでも確認できる資料となっており、大変参考になるのでぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

1. 「領収書在中」「請求書在中」はどこに書くべき?

領収書が入った封筒

ここでは、「領収書在中」と記載する場所について詳しく紹介します。一般的に「領収書在中」の文字を記載する場所は、封筒の左下です。ただし、郵便法などで記載場所について明確に決められているわけではありません。

1-1. 在中を縦書きで書く場合

縦書きで「領収書在中」を記載する場合、封筒の左下に書くのが一般的です。また、「領収書在中」は「外脇付け」として扱われるため、「脇付け」より左下となるように書きましょう。

なお、脇付けとは、封筒のあて先に添えて敬意や注意を表現するために使用される言葉です。脇付けの代表例として、机下や侍史、膝下などが挙げられます。

一方、外脇付けとは、封筒や書類の内容や扱い方に関する説明などを表現するために使用される言葉です。外脇付けの代表例として、親展や重要、拝答、至急などが挙げられます。また、「領収書在中」や「請求書在中」などの在中という文字が含まれる言葉も外脇付けとして扱われます。

1-2. 在中を横書きで書く場合

横書きで「領収書在中」を記載する場合、実際のところ人によってさまざまな位置に記載されているのが事実です。基本的には、封筒の左下や右下に記載します。しかし、「領収書在中」という文字が目立つ箇所に記載されてあれば、問題はありません。

2. 「領収書在中」の正しい書き方のポイント

領収書在中

続いて、書く場所を抑えたうえで実際に「領収書在中」を封筒に書く際のポイントを紹介します。手書きで書くべきなのか、もしくはスタンプやハンコを使う場合について、文字の色についても紹介します。

2-1. 手書きの必要はなし!スタンプやハンコでも可

「領収書在中」と記載する場合、手書きでなければならないという決まりはなく、送付先の担当者に書類の中身を見てもらうことが最も重要です。なお、特に封筒を多用する会社であれば、スタンプ(ハンコ)を用意しておくと、時短やミスの防止にもつながり、手書きと比較して、業務効率の向上が期待できます。「領収書在中」と記載があるスタンプ(ハンコ)を、縦書きと横書きの2種類を用意し、必要に応じて使い分けると便利です。

2-2. 封筒にあらかじめ印刷しておく

また、自社の名称が記載されていない封筒を使用しているのであれば、あらかじめ「領収書在中」と印字されている封筒を使用するのもおすすめといえます。
「領収書在中」は手書きで記載しなければならないという決まりはないため印字を使用すると、ミスの防止や業務の削減につながるというメリットがあります。

2-3. 青色もしくは黒色で書くのが一般的

「領収書在中」を記載するうえで、色に決まりはありませんが、青色もしくは黒色で記載するのが無難です。
赤色赤字を連想させる色でもあるため、できる限り避けるのが無難といえます。また、赤色の場合、郵便局の担当者が簡易書留と間違えてしまう可能性もあります。

2-4. 領収書や請求書を封入する前に書く

「領収書在中」は、封筒に書類を入れる前に記載しましょう。たとえば、書類を入れてから、手書きで「領収書在中」という文字を封筒に書くと、文字や囲む線がズレたり、書類に筆圧の影響を与えたりする可能性があります。また、油性ペンやスタンプで「領収書在中」と記載すると、書類に色移りが生じる可能性もあります。
書類への影響を未然に防止するため、「領収書在中」は、封筒に入れる前に記載するようにしましょう。

2-5. 添え字と併用する場合

縦書き封筒で添え字を併用する場合は、封筒の左下に記載し、横書き封筒で添え字を併用する場合は、封筒の右下に記載するのが一般的なマナーとされています。

ただし、添え字についても明確に記載場所が定められているわけではありません。なお、外脇付けの添え字は、脇付けの添え字よりさらに左下に書くようにしましょう。

「領収書在中」以外に使われる添え字

「領収書在中」以外に使用される添え字の例として、下記が挙げられます。

  • 親展
  • 重要
  • 至急・急信
  • 折曲厳禁
  • 拝答・乞返答

ここからは、それぞれについて簡潔に紹介します。

「親展」は、封筒を送付先の本人に開封してほしいという意図を伝えることが可能です。
「重要」は、言葉の通り、送付先に重要な書類であることを伝えることができます。
「至急・急信」は、送付先に、すぐに対応してほしいという意図を伝えることが可能です。
「折曲厳禁」は、言葉の通り、封筒を折り曲げてはいけないという注意を促すことができます。
そして、「拝答・乞返答」は、返答がほしいという意図を伝えることが可能です。

3. 書かないとどうなる?「領収書在中」を記載する意味

重要ポイントに注目する

「領収書在中」を書かないと、受け取り側はそのほかの郵便物と混同してしまい、気が付くのに遅れてしまう恐れがります。ここでは、領収書・請求書・明細書の入った封筒に「在中」の文字を封筒に記載する理由を紹介します。

3-1. 担当者に書類が到着しやすくなる

封筒の表面に在中と記載しておくと、送付先の担当者に書類が到着しやすくなります。

たとえば、送付先の企業名だけで在中の記載が封筒にない場合、誰に届けていいかは封筒の中身をみてから判断しなければならず、書類が担当者に届くまでに時間を要します。一方、在中の記載があれば、領収書・請求書・明細書など中に含まれている書類の内容が外見から把握できるため、担当者に書類が素早く渡りやすいといえます。

このように、送付先の担当者に書類をスムーズに届けるためにも、封筒に在中と記載しておくのが大切です。

3-2. 丁寧に扱われる

封筒に在中と記載すれば、大切な書類であることを送付先の企業に対して認識させることができます。また、在中と記載があれば、重要書類と判断し、送付先企業に対して封筒の開封を促すことが可能です。

さらに、重要書類という認識から、丁寧に封筒を開封してもらえることが多くなると考えられます。中身が重要書類とは知らずに開封が後回しにされたり、雑に開封されることで書類が破損してしまったりというリスクを防ぐことができます。また、中身に返送用の封筒や書類がある場合、ぞんざいに扱われると困るケースもあるでしょう。

このように、封筒に在中と記載すれば、重要書類と認識させることができ、丁寧に書類を扱ってもらえます。

4. 郵送する封筒の選び方と注意点

ここでは、封筒の選び方について詳しく紹介します。

4-1. 封筒のサイズ

領収書在中と記載する封筒のサイズは、一般的にA4の書類を3つ折りにしたものが入る長形3号の封筒を使用します。なお、縦型と横型がありますが、どちらを使用しても問題はありません。また、A4の書類がそのまま入る角形2号の封筒を使用することもあります。

3つ折りの方法は、窓付きの封筒であれば、印字がわかるように外側に折りましょう。一方、その他の封筒であれば、印字は内側となるように折るのが一般的だといわれています。

また、封筒を送付した後に、受け取り担当者が封筒から書類を取り出すとき、領収書の文字がすぐにわかるように、「領収書」と記載されている部分を後に折るのが大切です。さらに、縁はズレないように折るようにしましょう。

4-2. 封筒の色

領収書を入れる封筒の色は明確に決められてはいません。しかし、受け取り担当者が封筒を見るだけで、領収書だと把握できるようにするために、白色もしくは、薄い青色の封筒を使用するのが一般的です。

赤色の封筒は、支出・費用が収入・収益を超過している状態を表す「赤字」を連想させるため、基本的に使用することはありません。

5. 郵送する際の正しい領収書の入れ方

領収書を封筒に入れる際は、書類の文字の向きにあわせて入れます。ここで、逆向きに入れないように注意するのが大切です。

ただし、縦書きで「領収書在中」と記載されている縦長の封筒の場合、領収書が横長であると、封筒と領収書の向きをあわせることができません。この場合は、封筒の左側を上として、領収書を入れるのがおすすめです。

5-1. 必ず送付状をつける

領収書を郵送する際は、必ず送付状を添えることが重要です。送付状には、宛先を記載します。次に、タイトルを明記し、何のためにこの書類を送るのかを説明します。本文には、具体的な送付理由や感謝の意を表すあいさつ文を入れましょう。さらに、送付日の日付を記載することも忘れずに記載しましょう。最後に差出人情報を明確に記載すると、受け取る側が迅速に内容を確認できます。

6. 領収書を発行する際の注意点

計算する人

「領収書在中」の書き方や注意点について説明してきましたが、関連する業務として正しい領収書の発行方法も確認しておきましょう。インボイスの対応にも関わりますので、ポイントを抑えておくことが大切です。

6-1. 正しい日付を記入する

領収書には取引が行われた正しい日付を記入することが重要です。不正確な日付はトラブルの原因となりますので、必ず発行した日付を正確に記載するよう心がけましょう。日付は和暦でも西暦でも問題ありませんが、省略せずに「令和5年」や「2023年」といった形式で記載することをお勧めします。「R.5」や「23年」といった省略形では、混同や誤解を生む可能性があるため、避けるのが無難です。領収書を受け取る側の担当者にとっても、取引の正確な日付は重要な情報です。

6-2. 取引先の社名は正式名称で記載する

領収書を発行する際の取引先の社名は、必ず正式名称を使用することが重要です。(株)や(有)といった略称は避け、株式会社〇〇や有限会社〇〇といった登記された正式名称をきちんと記載しましょう。これにより、書類の信用性を高め、取引先に対しても誠実さを示すことができます。また、上様といった宛先不明の表記を使わないように注意しましょう。

6-3. 金額の前後には記号をつける

領収書を発行する際には、不正防止のために金額の前後に¥や-などの記号を付けることが重要です。具体的には、¥100,000-や金100,000円也のように、3桁ごとに金額を区切り、記号を追加することで、金額が改ざんされるリスクを大幅に減少させることができます。

さらに、インボイス制度が開始されたことに伴い、領収書を適格請求書として発行する場合、10%あるいは軽減税率の8%の消費税率と、税率ごとに区分した消費税額も記載する必要があります。

6-4. 内容がわかる具体的な但し書きで記載する

領収書には具体的な但し書きを記載することが重要です。具体性が欠けると、後で確認が必要になった際に手間が増えます。領収書の但し書きとは、何に対する代金を支払ったのかを明確にするための項目です。一般的には「◯◯代として」と記載しますが、先方との間で代金の内容に誤解が生まれないよう、但し書きはなるべく具体的に記載しましょう。例えば「接待飲食代として」、「交通費として」、「会場使用料として」といった具体的な表現が推奨されます。また、税務調査が入った際も、領収書に具体的な但し書きがあれば、どのような内容で発行されたのか調査官に説明しやすくなります。これにより、不必要なトラブルを避けるためにも具体的な但し書きの記載は欠かせません。

6-5. 5万円以上の領収書には収入印紙(要割り印)を添付する

5万円以上の取引に関しては、法律上、領収書に収入印紙を貼付し、割り印を押すことが必要です。税抜金額が5万円以上の領収書に貼る収入印紙の金額は印紙税となり、正しく納付しない場合、未納の印紙税額に加え、その2倍の過怠税が発生するため注意が必要です。

ただし、収入印紙が不要な場合もあります。例えば、クレジットカードでの支払いに関する領収書では、現金の授受がないため収入印紙が不要です。ただし、領収書に「クレジットカード利用分」と明記しないと、通常の領収書と同じく収入印紙が必要になります。また、電磁的記録による取引も同様に印紙税の対象外です。これは、印紙税が紙の書類に対して課税されるためです。

6-6. 領収書の発行元の情報を正しく記載する

領収書の発行元の情報を正しく記載することは、郵送時の書類取り扱いやビジネスマナーの観点から重要です。発行元の会社名、所在地、電話番号などを正確に記載することで、書類の信頼性が向上します。領収書の発行者名も宛先と同様に正式名称で記載する必要があります。会社名と住所が入ったスタンプも使用可能で、これにより手間が省けます。印章や会社印は必須ではありませんが、偽造防止のために押しておくことをおすすめします。

6-7. インボイスに対応した適格請求書の場合は登録番号を記載

インボイス制度開始以降、領収書を適格請求書として発行する場合は、登録番号の記載が必須です。この登録番号は、所轄の税務署に適格請求書発行事業者の登録申請書を提出し、登録を受けた事業者に対して通知されます。法人の場合、T+法人番号、個人事業主の場合はT+13桁の数字となります。これにより、登録番号は各事業者ごとの固有の番号であり、マイナンバーや法人番号と重複することはありません。

登録番号は、適格請求書発行事業者への登録完了後、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで公表されます。このサイトでは、登録番号を入力すると事業者の氏名・名称・登録年月日などの詳細情報を確認できます。したがって、適格請求書を発行する際に登録番号を記載することは、税務上の要件を満たすだけでなく、取引先からの信頼を得るためにも重要です。

7. ビジネスマナーを正しく理解して信頼を得よう

「領収書在中」など在中という文字を封筒に記載すれば、送付先に書類をスムーズに届けられることに加え、丁寧に扱ってもらうことができます。また、封筒を多用する場合には、在中の記載を手書きするのではなく、スタンプやあらかじめ印字されている封筒を使用すると、ミスの防止や業務の削減につながります。

さらに、封筒のサイズや色、「領収書在中」の書き方や記載場所など、基本的なマナーがあります。領収書の郵送方法についても、注意点があります。領収書を扱ううえで、さまざまな気を付けるべきことがありますが、正しくビジネスマナーを理解して、ぜひ取引先との信頼関係の構築に役立てましょう。

領収書の宛名の「こんな時どうする?」を徹底解説!

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jinjer Blog 編集部

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