経費精算の規程は、社員による経費の無駄遣いを抑制することに加えて企業の管理責任や信頼性が疑われる原因になる不正行為の防止に役立つものです。

今回は、経費精算規程を作成する上で押さえておきたい基本情報とポイント、作成の際に注意しておきたいことを解説します。

1. 経費精算規定とは

経費精算規程とは、企業が従業員に支給する経費を管理・運用するためのルールを明文化した文書です。

この規程を設けることで、経費の透明性を確保し、不正利用や過剰消費を防ぐことが可能です。具体的には、交際費、交通費、出張費など幅広い項目が経費精算の対象として含まれます。これにより、すべての従業員が適切な手続きを守ることが求められます

1-1. 経費精算の規程を作成する目的

経費精算規程を作成する目的は、企業全体の経費管理を効率化し、透明性を高めることにあります。経費使用の公正性を確保することや、不正利用を未然に防止することは内部統制の強化にも寄与し、企業の財務健全性を向上させるために重要です。

2. 経費精算規程の作成が必要な理由

小規模な会社では、特に経費精算におけるルールとなる規程を作らずに経理業務を進めることもあるでしょう。しかし、会社の規模が大きくなると、経費精算における規程を作成しておくべきです。

２-1. 経費のムダ削減する

経費精算で規程の目的の一つは、経費のムダを減らすことです。一定のルールがない場合、出張の際に本来使った額や必要な額以上の交通費や宿泊費などが申請されることもあり、不要な支出が増えやすくなってしまいます。

経費精算規程を定めておけば、さまざまな業務で発生し得るムダを削減し、必要な分にだけ費用を使えるようになります。

2-2. 不正防止の防止する

もう一つの経費精算規程を作成する目的として挙げられるのが、経費の不正計上防止です。経費の不正計上が起こると、企業に対して管理責任が問われる事態となり、企業への信頼も落ちてしまいます。

このような企業全体に関わるリスクを避けるためにも、経費精算規程が必要とされています。

2-3. 経理担当者の業務負担を軽減する

経費精算規定を作成することで、経理担当者の業務負担が大幅に軽減されます。規定が明確であれば、従業員はそれを確認して経費精算を行うことが可能です。この結果、申請内容の誤りや書類の不備が減少し、差し戻しの件数も大幅に減少します。これにより無駄な作業が削減され、経理担当者の負担が軽くなります。

さらに、差し戻しが必要な場合も、経費精算規定の該当箇所を示すことで理由を明確に説明できます。

従業員と経理担当者の間で無駄なやり取りが減り、業務効率が向上します。経費精算規定の整備は、結果的に全体の業務効率化に直接寄与する重要な要素です。

2-4. 社員間の不公平を解消

経費精算のルールがない状態で経費を申請した場合、同じ申請内容でも担当する経理担当者によって承認結果が異なることがあります。

承認されなかった社員側としては、別の社員が同じ申請内容で認められているのにもかかわらず自分の申請が却下されてしまうと、不公平感や不信感を抱いてしまうでしょう。

また、経理担当者側としても、規程がない状態では上司や上の役職の社員からの申請内容に問題があったとしても、却下しづらいという状況も出てきます。

担当者や申請者によって承認結果がコロコロと変わるのは、不公平感を生む原因です。平等に経費の承認をおこなうためにも、経費精算の規程は作っておきましょう。

2-5. 会社の節税対策になる

経費精算規定を作成することは、会社の節税対策として非常に有効です。

交際費や出張費の日当についても明確なルールを設けることで、節税効果が期待できます。例えば、交際費は基本的に課税対象ですが、飲食にかかる費用の一部は非課税です。交際費規定を設けることで、飲食にかかる費用を明確にし、適正に申請することで、節税に繋がります。

さらに、出張費についても同様です。日当は出張における食費などを補助するために支給されるもので、これも一定条件下で非課税です。出張費規定を設けると、実際にかかった金額ではなく、一定の定額を基に精算できるため、経費精算がシンプルで迅速に完了し、同時に節税効果も期待できます。

これらの対策を実施することで、経費管理が透明化され、会社全体の税務リスクも減少します。よって、経費精算規定を適切に作成し運用することは、節税のために非常に重要な手段と言えます。

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3. 経費精算規程に記載すべき項目

では、経費精算規程はどのような内容を盛り込むべきなのでしょうか。経費精算規程を作成する際に押さえておくべきポイントを紹介します。

3-1. 経費の基準（例外を禁じる）

経費精算規程には経費の基準を明確に記載し、例外を禁じる方針を示すことが重要です。

経費の基準を設けることで、経費精算で請求できる内容を制限し、私的な支出が経費として申請されるリスクを低減できます。

具体的には、経費として認める内容と経費から除外される内容を明確に記載する必要があります。これにより、経費精算の透明性が向上し、不正な経費申請の防止につながります。以上の点を踏まえて、経費精算規程を策定しましょう。

3-2. 目的と適用範囲

さらに、目的と適用範囲を経費精算規程の冒頭に明示します。多くの場合、各企業の就業規則に経費精算の規程が定められているため、就業規則に基づいた内容であることも示しましょう。

そして、規程が社員や役員のみに適用されるのか、アルバイトや非正規社員も含めて適用なのかなどの適用範囲、どのような種類の経費が認められるのかという経費の種類についても示します。

3-3. 上限金額

上限金額を設けるべき経費の種類としては、接待交際費や出張手当や宿泊代です。接待交際費の場合、部署や役職によって接待の頻度や内容が異なるため、部署または役職ごとに上限金額を定めましょう。

3-4. 経費精算できる期限

そして、経費申請に期限を設けます。このルールがないと、経費申請を後回しにされ、数ヵ月前の経費について申請がおこなわれるケースも出てきてしまいます。過去をさかのぼっての承認は領収書などの書類が紛失されやすく、経理にとっても負担となります。承認にかかる負担を軽減させるためにも、申請期限の設定が必要です。

3-5. 自己決裁の禁止

自分でおこなった申請を自ら承認する「自己決裁」は、不正な経費計上の原因になりやすいものです。

経費精算規程には、どんなに決裁権限を持つ社員であっても自分自身で決裁をおこなうことを禁止し、他の決裁者による承認が必要である旨を盛り込みます。または上席に同席をしてもらうか、承認をもらわなければ決裁ができないルールを作っておきましょう。

3-6. 領収書がない場合の対応方法

経費精算では架空の経費精算を防ぐため、領収書やレシートの提出が一般的に必須とされていますが、領収書が発行されなかったり紛失するケースも考えられます。経費精算規程には、領収書がない場合の対応方法を明確に定めることが重要です。

このような場合、使用日時、目的、移動区間、金額などの詳細を記入した書面を作成し、上司や管理職の承認を得て提出する方法を規定に含めると良いでしょう。これにより、経費が正当なものであることを証明し、不正を防止することが可能となります。また、再発防止策として、領収書を確実に保管するための注意点や指導も規程に加えることで、さらなる信頼性が担保されます。

7. 経費精算規程作成の注意点

上に挙げた内容を盛り込むのが経費精算規程の基本ですが、その他にも規程に盛り込むべき注意点があります。また、作成した後の規定の取り扱いにも注意すべきポイントがあるので、チェックしておきましょう。

7-1. 運用後は周知を徹底する

経費精算規程は、作成しただけでは意味がありません。社員に規程内容を遵守させるには、どのようなルールかをしっかりと周知することが大切です。できる限り正確に理解し、ルールを徹底させることが、正しい経費精算のために必要不可欠です。

経費精算規程がない状態での経理業務は、承認内容にもムダが多かったり、場合によっては不正な内容を承認してしまうこともあり得ます。

7-2. 申請のフォーマットを作成する

経費精算規程を作成した後は、申請フォーマットを整備しましょう。標準フォーマットを設定することで、経理担当や管理職が経費精算を効率的に行えます。

定められたフォーマットは、申請者が必要事項を忘れずに記入しやすくし、承認者が迅速に確認できるため、経費管理の効率が向上します。

また、フォーマットが統一されていると入力ミスや不備が減少し、経費の透明性と信頼性が高まります。わかりやすいフォーマットを作成することを心掛けましょう。

 

8. 経費精算規程はポイントを押さえて作成しよう

経費精算を進めるうえでは、ムダ削減や不正防止、さらには従業員間での不公平感を解消するために、経費精算規程の作成が重要です。経費精算規程を作成するには、目的と適用範囲を明示する、上限金額や期限を設定するなどのポイントを押さえておきましょう。なお、経費精算規程を作成するにあたっては自己決裁を禁止する、運用後は周知を徹底するなどの注意点を押さえておくことも大切です。