就業管理とは？勤怠管理との違いや方法を分かりやすく解説
更新日: 2023.9.1
公開日: 2021.11.12
YOSHIDA
企業を動かすのは経営者だけではなく従業員も同じです。従業員一人ひとりの勤怠や、休暇状況など基本的な部分をきちんと管理することで、よりよい企業への成長へつなげられます。今回は、就業管理の目的や勤怠管理との違い、さらに就業管理の方法などについて解説します。
1.就業管理とは？
就業管理は従業員の労働時間、休暇、出勤、欠勤状況を知るために必要なものです。
法律などで明確に規定されているわけではありませんが、就業管理をおこなうことでより企業の成長につながる可能性が高いです。
従業員一人ひとりの就業管理をおこなう目的や実際に就業管理をおこなう方法について解説します。
2.勤怠管理との違いは？
勤怠管理はおこなっているものの就業管理という言葉は聞いたことがない、就業管理をしたことがないという企業は多いです。就業管理と勤怠管理との違いについて解説します。
2-1.就業はその日の業務の意味
就業は、その日に取り掛かる仕事という意味です。
労働時間や始業時間、終業時間などを管理し、業務中の従業員の仕事内容などについて把握します。
企業にはさまざまな業務内容や独自のルール、納期などがありますが、これをきちんとこなしているかを確認するのが就業管理です。
2-2.勤怠は欠勤状況の意味
勤怠管理とは、従業員が始業開始時間、終業時間を守っているか、欠勤や遅刻などを管理します。
就業管理と勤怠管理には明確な違いがあるわけではありませんが、勤怠管理では数字的な情報しか把握できません。
就業管理はより詳細に従業員の現状を把握できるものです。
1日ごとに違う従業員の状況や有給の取得率、進捗状況の把握などをするためには勤怠管理だけでなく就業管理をおこなうことも大切です。
3.就業管理を行う必要性
勤怠管理をおこなっている企業は多いですが、就業管理までは手が回っていない企業も多いです。
就業管理をおこなう必要性を解説しますので、従業員一人ひとりのモチベーションをアップさせたい、企業全体を成長させたいという方はぜひ就業管理をおこなうことも検討してみてください。
3-1.体調不良から守る
就業管理をおこなうことで従業員を体調不良から守れます。
残業時間が多すぎる、休日出勤が続いている、さらに体調不良による早退や欠勤が多いなどの場合、その従業員が体調面に問題を抱えている可能性があります。
過酷な労働による過労死や、ハラスメントによる精神面の病気、自殺などが問題になることも多いです。
就業管理で従業員の状況を知ることでこれらの問題にいち早く気づき、従業員を守ることができる可能性が高くなります。
定期的に従業員との面談の機会を設け、これらの問題がないかを確認しましょう。
従業員からなかなか打ち明けにくい事情がある場合もあります。健康診断の結果なども就業管理の参考にしてみるとよいでしょう。
3-2.給与計算などを明確にする
就業管理をおこなうことで給与計算を明確にできます。日々の労働時間や休憩時間、遅刻、早退などをはっきり確認でき、正しい給与を計算して支払えます。
残業代の未払いが問題になったり、交通費などを不正受給していたりといった給与に関する問題が発生することもありますが、就業管理をきちんとおこなっていればこのようなトラブルを回避できます。
就業管理の保管期間の決まりなどはありませんが、残業代などの未払いについては2年間さかのぼって請求できます。
そのため、従業員の勤怠情報は最低でも退職後2年間は保管しておくとよいでしょう。
3-3.健全な企業を目指す
長時間の労働や従業員一人あたりの負担が大きい、ハラスメントが横行しているなど、問題のある企業は内部告発によって訴訟に発展したり、退職者が増えて仕事が回らなくなったりする可能性もあります。従業員のモチベーションが下がれば、企業全体の成長の妨げにもなってしまいます。
就業管理をして従業員の管理をし、問題があるようならすぐに対処する姿勢を続けることで、より健全な企業を目指せます。
コンプライアンスを正しく守るクリーンな企業であり続け、従業員のモチベーションを維持させるためにも就業管理は役立ちます。
3-4.トラブルを回避する
企業の規模が大きくなると、従業員一人ひとりに目を配るのが難しくなります。本社だけでなく支社があるような場合は尚更です。
経営者や中心で見えない部分で問題が起きていても気づくのが遅れれば、大きな問題に発展してしまう可能性もあります。
気づかないうちに支社で残業やハラスメントが続き、従業員を精神的に追い詰めてしまうなどの問題が起きるかもしれません。
本社で就業管理をきちんとおこなうことで、支社など目の届きにくい場所への配慮もおこないましょう。
4.就業管理の方法
就業管理を実際におこなうにはシステムの導入がおすすめです。
簡単に就業管理ができるシステムはたくさんありますが、機能はそれぞれに大きな違いがあります。
どのような点に注目して選べばいいのか見てみましょう。
タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしてる場合、以下のような課題はないでしょうか。
・打刻漏れの確認や労働時間の集計だけで数日かかってしまう
・有給休暇の残日数確認の問い合わせ対応が業務を圧迫している
・シフトの収集や作成に時間がかかって他の業務ができない
そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。システムであれば打刻漏れを減らせるほか、労働時間は自動集計されるため、ミスと工数を減らすことが可能です。
このほかにも便利な機能で勤怠管理の工数削減ができるため、勤怠管理システムで何ができるか気になる方は、以下のボタンからクラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の紹介ページをご覧ください。
クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。
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