労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは

綿密に調べる様子

労働基準監督署には申請の承認だけでなく、企業が労働基準法をしっかり守っているか確認する権限もあります。今回は、そんな労働基準監督署の調査について詳しく解説していきます。

労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこと、必要な書類はもちろん、調査で労働基準監督署から指摘されやすいポイントについてもご紹介します。

問題点が見つかった時の処分は問題点の内容によって異なりますが、場合によっては法的拘束力を持つ命令処分が下されることもあります。

常に法律を守る意識は必要ですが、万が一の事態に備えてぜひご一読ください。

1. 労働基準監督署の調査の流れ

調査結果を確認する様子

労働基準監督署の調査は、臨検監督とも呼ばれます。臨検監督は企業が労働基準法を遵守しているか、労働者が安全かつ正しい労働環境で働いているかをチェックするために行います。定期監督・申告監督・災害時監督・再監督の4種類に分けられるのがポイント。定期監督は問題がない企業でも定期的に実施するので、調査自体は悪いことではありません。

そんな臨検監督の流れは、以下の流れで行われます。

1. 予告(予告がない場合もある)
2. 立ち入り調査
3. 是正勧告・指導票・使用停止等命令書の交付(問題がない場合は2番で終了)

3番で是正勧告や指導票を交付されたら、定められた期限までに問題点の改善に取り組み、報告書を提出しなければなりません。続いて、調査の内容をさらに詳しく解説していきます。

1-1. ①予告

労働基準監督署の調査では、隠ぺいや偽装を防ぐために原則予告せずにいきなり調査を行うようになっていますが、帳簿や書類の準備が必要な場合はあらかじめ予告して準備を促します。

担当者の不在や書類の不足を防ぐために予告する場合がほとんどです。また、労働基準監督署が現地調査の必要なしと判断した場合には出頭要求書が届きます。出頭要求書では必要な書類を労働基準監督署まで持参し、立ち入り調査を行わずに調査が完了します。

気になるのが調査の拒否ですが、調査は拒否できません。ただし、当日の対応が難しい場合は日程の変更に応じてもらえる可能性があります。調査の拒否・妨害・隠ぺい・偽装などには30万円以下の罰金刑が科されるので注意しましょう。

1-2. ②立ち入り調査

立ち入り調査では労働基準監督署から監督官が2名派遣され、調査を行います。

1. 帳簿や書類の確認
2. 事業主や責任者への聞き込み(1番での不明点や真偽を確認するため)
3. 事業場内での立ち入り調査と労働者への聞き込み(実態を把握するため)
4. 口頭での改善指導

調査は上記の流れで行われます。

労働条件や賃金の実態、労働環境(安全衛生)、労働時間、休日の有無などがチェック項目です。正しい労働環境を用意できているかだけでなく、必要な手続きを正しく行っているかもチェックされます。特に、労働条件は労働基準監督署に届出を行うものもあるため、不備がないか注意が必要です。

1-3. ③是正勧告書・指導票・使用停止等命令書の交付

2番の立ち入り調査でも口頭での改善指示が出されますが、問題点が重大だった場合には書面での指導が行われます。

是正勧告書は法令違反を指摘するもので、是正期限が定められています。一方、指導票は法令違反ではありませんが、改善する必要がある項目を指摘するものです。以上の2つには、法的拘束力がありあません。

上記の2つに対して、法的拘束力を持つのが使用停止等命令書です。使用停止等命令書は労働者の安全を脅かしており、緊急を要する場合に交付されます。

受領時には
・受領日
・受領者職
・受領者氏名
を署名し、捺印した上で受け取ります。

1-4. ④是正報告書を提出する

3番で是正勧告書または指導票が交付された場合は、指示通りに問題点を解決したことを伝える報告書を提出します。

・指摘された違反内容
・是正した内容
・完了日
を記載し

・会社名
・住所
・代表者氏名
を記名した上で押印してから提出します。

是正指示があった場合は、問題点の解消と報告書を提出した時点で調査が完了します。

2. 調査前に企業が準備しておくべきこと

分析する様子

労働基準監督署から派遣された監督官は、主に以下の書類をチェックします。

・組織図
・労働者の名簿
・賃金台帳
・時間外労働・休日労働に関する書類
・労働時間の記録
・時間外・休日労働に関する協定届(控え)
・就業規則
・労使協定
・年次有給休暇取得状況の管理簿
・交付している労働条件通知書
・統括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者の選任状況に関する書類
・安全委員会・衛生委員会の設置と運営に関する書類
・産業医の選任状況に関する書類
・健康診断の実施結果

労働状況を示す出勤簿や、賃金台帳は指定された期間分を用意し、その期間は最長2年におよびます。また、36協定やその他の労使協定を締結している場合には、届出の控えを用意しましょう。

調査は通常2~3時間で終了します。対応にあたる出席者は書類の内容を把握している総務人事の担当者がおすすめです。顧問契約を結んでいる社会保険労務士がいれば、同席を求めましょう。

万が一問題が起こった場合には、再発防止を求める改善指示が出されます。仮に就業規則を正しく周知できていなかった場合には、労働者に対して書面で交付したり、労働者全員の目につきやすい場所に掲示したりなどの改善方針があります。基本的には労働基準法に則って、正しい労働環境を用意すれば問題ありません。

3. 労務管理で指摘されやすいポイント

指摘される様子

労働基準監督署の調査には、憲法25条「すべての国民は、健康で文化的な最低限度の生活を営む権利を有する」を守るため、企業側に適切な賃金と労働環境を用意させる目的があります。従って、調査する項目および指摘されやすいポイントは労働時間や労働条件、賃金、安全衛生管理などです。

▽労務管理で指摘されやすいポイント
・労働時間
・労働条件および労働条件の届出・明示・交付
・賃金の支払い状況・計算方法
・年次有給休暇の取得状況・記録
・安全衛生管理
・健康診断の実施状況・実施時期

労働に直結するものだけではなく、健康診断の実施や、産業医の選出なども指摘される可能性があるのがポイントで、実際には、

・法定労働時間を超えている労働者がいる
・労働条件が労働基準法を守っていない
・就業規則を労働基準監督署に提出していない
・就業規則を周知していない
・36協定が正しく締結されていない
・割増賃金の計算方法が間違っている
・休暇の取得日数が法定基準を下回っている
・健康診断を同じ時期に実施していない
・不当解雇の実態がある

などの場合に指摘を受けることがあります。案外見落としがちな部分もあるので、再度確認し、労働基準法通りに労働環境を用意できているかチェックしてみてください。

4. 労働基準監督署の調査は労働基準法を守っているか確認するために行う!調査時は必要書類の提出や担当者の出席が必要

調査

労働基準監督署の調査は、労働者にとって正しい労働環境が用意できているかをチェックするために行います。普段から法令順守を意識していても思わぬ点で違反している可能性があるため、問題がない企業でも定期的に調査を行うのがポイントです。

調査は2~3時間で終了するため、求められた書類を提示してその書類に詳しい担当者が対応に当たりましょう。指摘された項目があったら、再発防止に努める姿勢が大切です。

小野穣

小野穣

DtoC企業のメディア運営やCRM業務を経て、現在はjinjerBlogの運営に携わっています。多くの人事担当者の不を取り除けるよう、バックオフィス業務にまつわる基礎知識から効率化の方法まで、幅広く発信していきます。

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