労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは

綿密に調べる様子

労働基準監督署には申請の承認だけでなく、企業が労働基準法をしっかり守っているか確認する権限があります。この確認のためにおこなわれるのが労働基準監督署の調査です。

調査は、違反が認められた企業に対してだけでなく、労働関係法令を遵守している企業に対してもおこなわれるため、調査に必要な書類は保管・管理をしておかなければなりません。

ここでは、労働基準監督署の調査の目的や流れ、調査項目などについて詳しく解説していきます。

法改正から基本的な内容まで分かりやすく解説!
労働基準法総まとめBOOK

労働基準法の内容を詳細に把握していますか?

人事担当者など従業員を管理する役割に就いている場合、雇用に関する法律への理解は大変重要です。
例外や特例なども含めて法律の内容を理解しておくと、従業員に何かあったときに、人事担当者として適切な対応を取ることができます。

今回は、労働基準法の改正から基本的な内容までを解説した「労働基準法総まとめBOOK」をご用意しました。

労働基準法の改正から基本的な内容まで、分かりやすく解説しています。
より良い職場環境を目指すためにも、ぜひご一読ください。

労働基準法のebook 無料ダウンロード

1.労働基準監督署の調査目的とは

頭の中で様々な人を思い浮かべる

労働基準監督署の調査の目的は、企業が労働関係法令を遵守しているかということです。つまり、労働基準法や労働安全衛生法、最低賃金法などに違反していないかを確認するために、調査をおこないます。

もっと具体的にいうと、「労働者の雇用・賃金・安全・健康を確保すること」が目的です。憲法25条の「すべての国民は、健康で文化的な最低限度の生活を営む権利を有する」という規定に則り、労働者が適切な労働環境で対価や待遇を得られているかを確認し、違反があった場合は是正させるのが労働基準監督署の調査です。

2.労働基準監督署の調査の流れ

調査結果を確認する様子

労働基準監督署の調査は、臨検監督とも呼ばれます。臨検監督は企業が労働基準法を遵守しているか、労働者が安全かつ正しい労働環境で働いているかをチェックするためにおこないます。臨検監督は定期監督・申告監督・災害時監督・再監督の4種類がありますが、定期監督は問題がない企業でも定期的に実施されるので慌てなくても大丈夫です。

どの種類の臨検監督でも、以下の流れでおこなわれます。

  1. 予告(予告がない場合もある)
  2. 立ち入り調査
  3. 是正勧告・指導票・使用停止等命令書の交付(問題がない場合は2番で終了)

3番で是正勧告や指導票を交付されたら、定められた期限までに問題点の改善に取り組み、報告書を提出しなければなりません。では、調査の内容をさらに詳しくみていきましょう。

1-1.①予告

労働基準監督署の調査では、隠ぺいや偽装を防ぐために原則予告せずにいきなり調査をおこなうのが一般的です。ただし、帳簿や書類の準備が必要な場合や、担当者の不在を防ぐためにあらかじめ予告することもあります。

労働基準監督署が現「地調査の必要なし」と判断した場合には、出頭要求書が届きます。出頭要求書の場合は、担当者が必要な書類を労働基準監督署まで持参することになるため、立ち入り調査はおこなわれないまま調査が完了します。

業務で忙しく対応が難しいという場合もあるかもしれませんが、もし調査の対象となった場合は原則として拒否できません。「繁忙期だから」「担当者がいないから」など理由があっても実施拒否は不可能です。当日の対応が難しい場合は、日程の変更に応じてもらえるので相談しましょう。

調査の拒否や妨害、隠ぺい、偽装などが認められた場合は、30万円以下の罰金刑が科されるので注意しましょう。

1-2.②立ち入り調査

立ち入り調査では、労働基準監督署から監督官が2名派遣され、下記のような調査がおこなわれます。

  1. 帳簿や書類の確認
  2. 事業主や責任者への聞き込み(1番での不明点や真偽を確認するため)
  3. 事業場内での立ち入り調査と労働者への聞き込み(実態を把握するため)
  4. 口頭での改善指導

調査内容は管轄の労働基準監督署や職種などによって異なりますが、基本的には労働条件や賃金の実態、労働環境(安全衛生)、労働時間、休日の有無などがチェック項目とされています。また、正しい労働環境を用意できているかだけでなく、必要な手続きを正確におこなっているかもチェックされます。

特に、労働条件に関する書類は労働基準監督署に届出しなければならないため、不備がないか注意が必要です。

1-3.③是正勧告書・指導票・使用停止等命令書の交付

2番の立ち入り調査でも、口頭での改善指示が出されますが、問題点が重大だった場合には書面での指導がおこなわれます。

是正勧告書は法令違反を指摘するもので、是正期限が定められています。一方、指導票は法令違反ではありませんが、改善する必要がある項目を指摘するものです。以上の2つには、法的拘束力がありあません。

上記の2つに対して、法的拘束力を持つのが使用停止等命令書です。使用停止等命令書は労働者の安全を脅かしており、緊急を要する場合に交付されます。

受領時には下記の記載をおこない、捺印した上で受け取ります。

  • 受領日
  • 受領者職
  • 受領者氏名

1-4.④是正報告書を提出する

3番で是正勧告書または指導票が交付された場合は、指示通りに問題点を解決したことを伝える報告書を提出します。

まずは、下記の項目を記載します。

  • 指摘された違反内容
  • 是正した内容
  • 完了日

これらの記載に間違えが無ければ、下記の項目を記載してください。

  • 会社名
  • 住所
  • 代表者氏名

上記を記名した上で、押印すれば提出することができます。

是正指示があった場合は、問題点の解消と報告書を提出した時点で調査が完了します。

2.労働基準監督署の調査対象となる項目

重要ポイントに注目する

労働基準監督署の調査対象となる項目は、「労働関係法令」で定めらています。労働関係法令というのは、労働基準法や労働契約法、労働安全衛生法などの総称ですが、その中で「労働条件の最低基準」というものが決められています。

労働基準監督署は、各法律で定められている「労働条件の最低基準」が遵守されているかをチェックするため、項目を細かく設定しています。項目は統一されているわけではありませんが、以下のような調査項目が主な設定となります。

調査対象 項目
労働時間
  1. 36協定の締結、届出がされているか
  2. 時間外及び休日労働の上限がまもられているか
  3. タイムカードや出勤簿による労働時間の記録
  4. 適切なシフト管理ができているか
労働条件
  1. 労働契約書を取り交わしているか
  2. 就業規則の作成と提出、労働者への周知が徹底できているか
賃金
  1. 最低賃金が確保されているか
  2. 残業代や休日労働分の賃金が正しく計算されているか
  3. 残業代や休日労働分の賃金が正しく支払われているか
  4. 賃金台帳の確認
年次有給休暇
  1. 有給休暇などの取得状況
安全衛生管理
  1. 衛生管理者や産業医が選任されているか
  2. 長時間労働者への面接指導がおこなわれているか
  3. 安全衛生委員会が設置されているか
健康診断
  1. 健康診断の実施状況
  2. 健康診断の結果報告が適切におこなわれているか

3.調査前に企業が準備しておくべきこと

分析する様子

労働基準監督署から派遣された監督官は、主に以下の書類をチェックします。

  • 組織図
  • 労働者の名簿
  • 賃金台帳
  • 時間外労働・休日労働に関する書類
  • 労働時間の記録
  • 時間外・休日労働に関する協定届(控え)
  • 就業規則
  • 労使協定
  • 年次有給休暇取得状況の管理簿
  • 交付している労働条件通知書
  • 統括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者の選任状況に関する書類
  • 安全委員会・衛生委員会の設置と運営に関する書類
  • 産業医の選任状況に関する書類
  • 健康診断の実施結果

労働状況を示す出勤簿や賃金台帳は、指定された期間分を用意しなければなりません。これらの書類の指定期間は最長2年におよぶため、しっかり管理しておく必要があります。また、36協定やその他の労使協定を締結している場合には、届出の控えを用意しましょう。

対応にあたる出席者は、書類の内容を把握している総務人事の担当者がおすすめです。顧問契約を結んでいる社会保険労務士がいれば、同席を求めましょう。

万が一問題が起こった場合には、再発防止を求める改善指示が出されます。仮に就業規則を正しく周知できていなかった場合には、労働者に対して書面で交付したり、労働者全員の目につきやすい場所に掲示したりするなどの改善方針があります。

基本的には労働基準法に則って、正しい労働環境を用意すれば問題ありません。

4.労務管理で指摘されやすいポイント

指摘される様子

労働基準監督署の調査には、憲法25条「すべての国民は、健康で文化的な最低限度の生活を営む権利を有する」を守るため、企業側に適切な賃金と労働環境を用意させる目的があります。従って、調査する項目には労働時間や労働条件、賃金、安全衛生管理などがあげられます。

ただし、労働に直結するものだけではなく、健康診断の実施や産業医の選出などに関する調査もあるため、指摘される可能性があるのがポイントです。

  • 法定労働時間を超えている労働者がいる
  • 労働条件が労働基準法を守っていない
  • 就業規則を労働基準監督署に提出していない
  • 就業規則を周知していない
  • 36協定が正しく締結されていない
  • 割増賃金の計算方法が間違っている
  • 休暇の取得日数が法定基準を下回っている
  • 健康診断を同じ時期に実施していない
  • 不当解雇の実態がある

上記のように、就業規則や割増賃金などに関しても指摘を受けることがあります。このようなケースは案外見落としがちな部分もあるので、再度確認し、労働基準法通りに労働環境を用意できているかチェックしてみてください。

5.労働基準監督署の調査には速やかに対応しよう

調査

労働基準監督署の調査は、労働者にとって正しい労働環境が整っているかをチェックするためにおこなわれます。ただし、普段から法令順守を意識している企業であっても、思わぬ点で違反している可能性があるため、定期調査にはしっかり備えておかなければなりません。

調査は2~3時間で終了するため、求められた書類を提示してその書類に詳しい担当者が速やかに対応しましょう。万が一、指摘された項目があったら、再発防止に努めて、従業員に適切な労働環境を提供できるようにしてください。

法改正から基本的な内容まで分かりやすく解説!
労働基準法総まとめBOOK

労働基準法の内容を詳細に把握していますか?

人事担当者など従業員を管理する役割に就いている場合、雇用に関する法律への理解は大変重要です。
例外や特例なども含めて法律の内容を理解しておくと、従業員に何かあったときに、人事担当者として適切な対応を取ることができます。

今回は、労働基準法の改正から基本的な内容までを解説した「労働基準法総まとめBOOK」をご用意しました。

労働基準法の改正から基本的な内容まで、分かりやすく解説しています。
より良い職場環境を目指すためにも、ぜひご一読ください。

労働基準法のebook 無料ダウンロード

OHSUGI

OHSUGI

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

勤怠・給与計算のピックアップ

新着記事