パートやアルバイトが多い職場だけでなく、正社員でもシフト勤務の企業は多いです。シフトを作成する際は従業員の希望通りにするのはもちろん、不平不満が出ないようにする配慮が必要です。

ほかにも、36協定で定められた時間外労働の限度や、法定休日の確保など、労働基準法を遵守したシフトを組まなければなりません。

シフト作成に関するコツや注意点、効率的にシフト作成をするためのツールなどについて知っておきましょう。

1. シフトの基本的な作成方法と仕事の流れ

シフトの基本的な作成方法を確認しましょう。
シフト作成がスムーズにできなければ従業員が困るだけでなく経営自体にも悪影響が出ます。
毎月必ず発生する業務であるため、正確かつスムーズにシフト作成ができるようにしましょう。

1-1. 従業員にシフト希望を提出してもらう

まずは従業員にシフトの希望を募ります。
全員分のシフトを把握しやすいように、決められたテンプレートを用意して配布するのがおすすめです。
締め切りを決めて、締め切り日からすぐにシフト作成に取り掛かれるようにしましょう。

1-2. 予定表を作成する

月々の予定表を作成します。
サービス業や飲食業であれば土日や祝日を把握し、その日は多めに従業員を配置するなどの配慮が必要です。繁忙期と閑散期の把握も重要です。
モールやビルなどにテナントを借りている店舗の場合は、そのビルの休館日やセール日なども把握しておく必要があります。

1-3. シフトをあてはめていく

予定表と従業員のシフト希望をもとにシフトをあてはめていきます。
必要以上に人員を配置しないよう削れる部分は削りましょう。

どうしても希望者が少なく店舗や施設が回せない可能性がある場合はその日、その時間に入れる人がいないか確認することも必要です。
早めに聞けば予定の調整をしやすく、人員の補充がしやすくなるでしょう。

2. Excelよるシフト作成は問題ない？

シフト作成はExcelを使っておこなわれることが多く、従業員の数が少なければ問題ありません。しかし、Excelでは補いきれない部分もあります。

2-1. 小規模の事業場なら対応可能

従業員の数が少ない小規模の会社や店舗であれば、シフトを作成する人数も少ないため、Excelでも対応が可能です。一人ひとりの都合や能力も記憶しやすいため、スムーズに処理ができるでしょう。

しかし、シフトを作成する人数が増えてくると、Excelだけではシフト作成に時間をとられるようになります。従業員の個別の希望や能力も把握しきれなくなるため、限界を感じたらシフト管理ができるシステムやアプリの導入を考えましょう。

2-2. シフト作成に時間をとられやすい

Excelは表を作ったり計算したりすることは得意ですが、個々の希望を網羅しているか、法令を遵守できているかなどはチェックできません。

Excelができない部分は担当者が確認しなくてはならないため、時間をとられやすいです。

また、急なシフト変更が発生した場合は、人員の移動や追加に伴って労働時間の計算も必要になり、一つひとつの業務に時間をとられます。

2-3. 人的ミスがに注意が必要

Excelでのシフト作成は、手作業でのデータ入力や数式の操作が主となるため、以下のようなヒューマンエラーが発生しやすくなります。

• 入力ミス
• 数式の間違い
• コピペミス
• 最新版の管理不足

ミスが発生すると修正作業に時間を取られてしまい、従業員の負担が増加するうえに、効率も低下しかねません。

2-4. 属人化につながる

Excelによるシフト作成は、以下のとおり作成者のスキルや知識に大きく依存する傾向があります。

• 作成者への依存
• ブラックボックス化
• ノウハウの蓄積不足

例えばExcelの関数について、知識が少ない従業員では対応しきれない可能性があります。その結果、関数についての知識が深い従業員に負担がかかり、属人化しかねません。

2-5. Excelの限界を感じたら専用のアプリやシステムがおすすめ

Excelは表を作りやすく、簡単なシフト表の作成はすぐにできます。しかし、従業員数が多い場合は大きな負担になり、人的なミスも発生しやすいです。

シフト作成を効率化し、ミスをなくしたい場合はシフト管理システムやアプリの導入をおすすめします。

シフト管理システムは、入力したデータをもとに自動的にシフト作成ができます。大幅にシフト作成にかかる時間を削減できるでしょう。

3. シフト作成に使えるアプリやツールとは

Excelによるシフト作成をより効率化したい場合は、シフト作成ができるシステムやアプリの導入がおすすめです。同じシフト作成ができるソフトでも、以下のような3つのタイプに分かれます。事業規模や業種に合わせて使いやすいものを選びましょう。

3-1. シフトの提出から作成までが自動化できるタイプ

シフトの提出から作成、共有まで、シフト作成に関連する業務を幅広く自動化できるタイプです。

従業員からシフトを集め、それを入力することで自動的にシフトが作成されます。作成されたシフトを従業員に共有することも可能で、シフト作成に関連する業務をオンラインで完結できる点が大きなメリットです。

このタイプはシフト作成業務を大幅に効率化でき、シフトの提出忘れや確認の遅れなどの防止にも効果的です。

3-2. シフトの自動生成をするタイプ

シフトの作成のみを自動化できるタイプです。シフトの共有や提出忘れへの対応はできませんが、比較的安価で導入でき、シンプルな使い勝手な点がメリットです。

基本のシフト作成を自動化できるため、シフト作成の負担を大きく軽減できるでしょう。シフトをパターン化したり、Excelからの取り込みに対応していることもあります。

しかし、急なシフト変更や特殊なシフトには対応できないこともあるため、必要な機能が搭載されているか確認しましょう。

3-3. 特定の業種に特化したタイプ

飲食店や医療業界など、シフト勤務が基本の業界に特化したタイプもあります。

一般的なシフト作成では対応できない部分もカバーできるため、特殊なシフト形態であったり、応援勤務や同日内の複数勤務などが発生する場合にも対応できます。

専門性の高い業種でシフト勤務の場合は、非常に有用なシステムです。

4. アプリやツールでシフト表を作成する管理者のメリット

シフト作成をツールで自動化するメリットを紹介します。店長など普段エクセルや手書きでシフト表を作成している管理者側のメリットから、シフト表を受け取る側の従業員のメリットをまとめます。

4-1. シフト表を作成する側である管理者（店長）のメリット

シフト作成をする側のメリットは、シフト作成業務の負担を減らし、法令を確実に守れる部分が大きいです。

シフト作成業務の負担を減らせる

前項でもお話をしましたが、シフト作成を自動化できるシステムやアプリを使うと、シフト作成にかかっていた時間を大きく削減できます。

急なシフト変更や他店舗への応援が必要になった場合などで、シフトの組みなおしが必要になった場合も時間がかかりません。

シフトの共有がしやすい

紙のシフト表を貼りだす形でシフトを共有していると、早めにシフト表を作らないと確認できない従業員が出やすいです。確認の遅れによってシフトに穴ができてしまう可能性もあります。シフト作成システムでは、オンラインでシフトの共有ができるため、時間のゆとりが生まれます。

法令を守ったシフト作成ができる

シフトを作成する際は、従業員の労働時間や残業時間を計算し、労働基準法を守る必要があります。うっかりや計算ミスで法定労働時間を超えてしまうと、罰則が発生する恐れもあります。

シフト作成ソフトは法令を守ったシフトを自動で作れるため、確実な法令遵守が可能です。

4-2. シフト表を受け取る側である従業員のメリット

シフト表を受け取る従業員にも、シフトの希望を出しやすいことや、いつでも確認ができる点などのメリットがあります。

シフトの希望を提出しやすい

シフト作成アプリは、従業員からのシフト希望の申請の受付にも対応しています。オンラインでいつでも希望を出せるため、予定が分かったらすぐに入力できます。手書きの面倒さや提出忘れも防げるため、シフトが出てから慌てることもなくなるでしょう。

シフト変更をすぐに知ることができる

シフトに変更があった場合、シフト作成システムが通知をおこないます。すぐに変更に気づけることで、予定を調整したり、対応できない場合はすぐに連絡したりすることが可能です。

シフトの確認がしやすい

紙のシフト表の場合は、会社や店舗に確認しに行く必要があります。そしてシフト表を書き写したり、撮影したりして保存しなければなりません。

スマートフォンでシフトを確認できるシステムがあれば、そうした手間が一切なくなります。いつでも最新のシフトを確認できるため、見間違いや写し間違いが発生しなくなるでしょう。

5. シフト表を作成するアプリ・ツールの選び方

シフト表を作成するアプリやツールは数多く存在します。どんな基準で選定すべきなのか、費用や機能をはじめポイントを紹介します。

5-1. 勤務形態や悩みに対応しているか

シフト作成アプリやツールは非常に種類が多く、独自の特徴を持っています。システムを選ぶときは、自社の業界の勤務形態やシフト管理の悩みに対応しているものを選ぶことが重要です。例えば、夜勤がある飲食店や介護施設では、その時間帯に働けるスタッフを効率的に管理する必要があります。また、スケジュール管理が簡単にできるソフトを選ぶことで、シフトの調整が楽になるでしょう。

シフト作成アプリには、シフトの自動作成や労働時間の最適化をおこなう機能、さらに勤怠・給与管理まで一元化できるものがあります。スタッフの人数が多い場合、自動作成機能が非常に役立ち、シフトの共有や連絡機能も重要です。一方、スタッフの人数が少ない場合、共有や連絡だけで十分なこともあります。

自社の勤務ルールや業種を考慮し、必要な機能とその優先順位を明確にすることが、シフト管理の効率化に欠かせません。。業界に適したツールを導入することで、スタッフのスケジュール管理が容易になり、業務の円滑な運営が期待できます。

5-2. 勤怠管理や給料計算ツールと連携できるか

シフト作成ソフトは、勤怠管理や給料計算ツールと連携できるものを選ぶことが重要です。シフトの作成や管理は、勤怠や給与の管理と密接に関係しています。

エクセルなどで手作業でシフトデータを管理すると、多くのリスクやミスの原因となります。連携できるアプリを使用することで、シフトデータは自動的に勤怠管理ツールや給与計算ソフトに反映され、労務管理の効率が向上するでしょう。これにより、従業員の労働時間や給料の一括管理が実現し、業務が簡潔に完結します。

また、共有機能が搭載されたソフトであれば、データの更新や確認もリアルタイムでおこなえ、不正やエラーのリスクも軽減されます。シフト作成アプリを選定する際には、自社が利用しているツールとの連携性を必ず確認しましょう。

5-3. 操作が簡単で自動複製ができるか

シフト作成の効率を大幅に向上させるためには、直感的で操作が簡単、かつ自動複製が可能なシフト作成アプリを選ぶことが重要です。使いやすいアプリは、シフト提出や勤怠調整が簡単にできるため、スタッフの働きやすさと満足度の向上につながります。

また、有料のシフト作成アプリのなかには、事前に設定した条件（必要人数、スキル、休憩時間、連続勤務日数など）に基づいてAIが最適なシフトを自動で作成できるものもあり、時間と手間を大幅に削減できます。さらに、高度なシフト自動作成機能を求める場合、過去のシフトデータや売上予測などの分析結果を活用できるパソコン向けのシフト管理ツールが優れています。欠員の発生を最小限に抑え、人件費削減や人員配置の最適化を実現したい管理者にとって、最新の有料シフト管理ツールは非常に有用なツールとなるでしょう。

5-4. PCやスマホ両方に対応しているか

シフト作成ツールはPCやスマートフォン両方で操作できるものを選ぶことが重要です。特に外出先やリモートワーク時でも、簡単にシフトを確認・修正できると便利です。確定したシフトをアプリ上で共有できるツールを選ぶことで、店舗に足を運んだり、他のスタッフに確認する必要がなくなります。これにより、スタッフが自分のスマートフォンアプリからシフトを迅速に確認でき、急な変更にも柔軟に対応できます。

さらに、シフトを早めに知りたい場合や次回の出勤日まで間が空いている場合などにも非常に便利です。このようなツールを活用することで、シフト管理の効率性と柔軟性が大幅に向上します。

5-5. 無料アプリは機能に注意する

無料アプリは初期コストがかからず手軽に導入できる点が魅力的です。しかし、無料アプリでは提供される機能が限られているため、必要な機能を満たせないケースが多いです。特に勤怠管理や給料計算などの複雑な作業と連携できない場合、手動で入力作業が増え、管理効率が低下する懸念があります。

そのため、操作性や機能が充実した有料ソフトの導入を検討することは、シフト作成の効率化に寄与します。業務の効率化とコストのバランスを十分に考えることが大切です。

6. シフト作成をアプリ・ツールを使うコツ

シフト作成が苦手な方のために、シフト作成を上手くおこなうコツを紹介します。
スムーズにシフトを作成して、効率的に経営を続けられるようにしましょう。

6-1. 一目でカレンダーを把握できるシフトにする

まず、シフト表は誰もが一目で把握できるようにする必要があります。
見にくいシフト表の場合、従業員が見間違えて出勤せず、人員が足りなくなってしまうことも考えられます。

どの曜日のどの時間帯に、どのメンバーがどんな勤務しているのかという情報をわかりやすく一覧で見やすくまとめましょう。
必要であればカラー印刷をする、従業員全員にデータを送信するなどの配慮もおすすめです。

6-2. シフトの締め切りを明確にする

従業員からのシフト希望を集めなければシフト作成を進められないため、シフトの提出日は毎月明確にしておきましょう。
締切日を過ぎるとシフト作成時に希望の枠に入れられない、最低限の枠にしか入れられないなどの厳しいルールを設けておくことも大切です。

6-3. 無駄のない配置を考える

店舗や施設によって、無駄のない人員配置を考えることは大切です。
土日に混雑する店舗や施設であれば平日よりもシフトを多く入れる必要があります。反対に、閑散としている時間帯に多くのシフトを入れてしまうと、人件費の無駄につながります。

人件費を削るために最小限のシフトしか入れなかったりすると、従業員一人あたりの作業負担が大きくなり、サービスにも悪影響が出てしまうため注意しましょう

6-4. 各従業員の特性を考えて配置する

シフトは、ただその曜日や時間に必要な人数がいればいいというものではありません。
入ったばかりで仕事をあまり業務を覚えられていない新人のメンバーばかりを多くシフトに配置してしまうと、作業がスムーズにいかなくなってしまいます。

また、飲食店の場合はキッチン担当、ホール担当などそれぞれの役割を考えたシフトを作成する必要もあります。
接客が得意な従業員、会計業務が得意な従業員、周囲によく気が付く従業員など、従業員のそれぞれの特色をきちんと把握した上でバランスのいいシフトを作成することが大切です。

7. アプリやツールでシフト表を作成する際の注意点

シフトを作成する上で注意しておきたい点について解説します。

シフトのミスが多かったり、不公平感が出たりすると、シフトに対する不満から従業員間の不和やモチベーションの低下が発生しやすくなります。働きやすくストレスの少ない環境を維持するために、以下の点に気をつけましょう。

7-1. 従業員からの不満が出ないようにする

従業員から不満の出ないシフトを作成するよう心がけましょう。
連勤が続いている従業員がいる、またはシフトを削られるなど、従業員側よりさまざまな不満が出る可能性があります。

シフト希望表に要望欄などを設けて、最低何時間働きたいのか、何連勤までに留めて欲しいのかなどを聞いておくとスムーズです。先ほども解説した通り、人件費を削りすぎて従業員の負担が必要以上に増えるということもないようにしましょう。

7-2. 柔軟な対応を取れるシフト作成をする

従業員を限界までシフトに入れてしまうと、万が一体調不良などで休まれた際に、代わりの人員を探せなくなってしまいます。
小さな子どもを持つ従業員などは、急に出勤できなくなる可能性もあります。
そのような場合にその従業員に無理をさせるのではなく、柔軟に対応できるシフトを作成することも大切です。

人件費に余裕がある場合は、一人欠けても問題ない程度のシフトにする、人件費をあまりかけたくないのであれば代わりの人を探せるように何人かはあえてシフトに入れないなどの工夫が必要です。

7-3. 飲食店等チェーン店の場合は本部との連携が大切

全国チェーンで展開している店舗では、本部と店舗との連携が取りにくい場合が多いです。
とくに、シフト作成は各店舗に任せきりというケースが多いです。
店舗によってシフト作成方法が違い、ハードな作業を担当者一人に任されてしまう場合もあります。

専門のツールなどを使い、本部ときちんと勤務状況の連携が取れる状況にしておくと、万が一問題のあるシフトが発覚した場合も適切な指導を入れられます。
これは本部が徹底して管理しなければならないため手間がかかりますが、トラブルが起きるのを防ぐためにも早めに対処しましょう。

8. シフト作成はアプリやシステムを活用して負担を軽減しよう

シフト作成は複雑な処理や計算が必要で煩わしい作業の一つでもありますが、問題があるシフトを作成していると労働基準法に違反してしまう可能性もあります。
従業員のモチベーションを維持するためにも、不満の出にくいシフトを作成しましょう。
シフト作成が苦手な方はシフト作成専門のツールを取り入れるなどの方法もおすすめです。
スムーズにシフトを作成して、経営者だけでなく従業員も働きやすい職場を目指しましょう。