シフト作成のための基本的な知識や気をつけるべき3つの注意点 | jinjerBlog

シフト作成のための基本的な知識や気をつけるべき3つの注意点

真面目に仕事をする女性

パートやアルバイトが多い職場だけでなく、正社員でもシフト勤務の企業は多いです。シフトを作成する際は従業員の希望通りにするのはもちろん、不平不満が出ないようにする、法律で定められた規定を超えないようにするなど、さまざまな点に配慮しなければなりません。シフト作成に関するコツや注意点、効率的にシフト作成をするためのツールなどについて紹介します。

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1.シフトの基本的な作成方法

シフトを作成する様子
シフトの基本的な作成方法を確認しましょう。
シフト作成がスムーズにできなければ従業員が困るだけでなく経営自体にも悪影響が出ます。
毎月の作業ですので、正確に、かつスピーディーにシフト作成ができるようにしましょう。

1-1.従業員にシフト希望を提出してもらう

まずは従業員にシフトの希望を募ります。
あとから把握しやすいように、決められたテンプレートを用意して配布するのがおすすめです。
締め切りを決めて、締め切り日からすぐにシフト作成に取り掛かれるようにしましょう。

1-2.予定表を作成する

月々の予定表を作成します。
サービス業や飲食業であれば土日や祝日を把握し、その日は多めに従業員を配置するなどの配慮が必要です。
ファッションビルなどにテナントを借りている店舗の場合はそのビルの休館日やセール日なども把握しておく必要があります。

1-3.シフトをあてはめていく

予定表と従業員のシフト希望をもとにシフトをあてはめていきます。
必要以上に人員を配置しないよう削れる部分は削りましょう。

どうしても希望者が少なく店舗や施設が回せない可能性がある場合はその日、その時間に入れる人がいないか確認することも必要です。
早めに聞けば予定を調整してくれたり、別の曜日と交換したりすることもできます。

2.シフト作成を上手く行うコツ

指を差す女性
シフト作成が苦手な方のために、シフト作成を上手くおこなうコツを紹介します。
スムーズにシフトを作成して、効率的に経営を続けられるようにしましょう。

2-1.一目で把握できるシフトにする

まず、シフト表は誰もが一目で把握できるようにする必要があります。
見にくいシフト表の場合、従業員が見間違えて出勤せず、人員が足りなくなってしまうことも考えられます。

どの曜日、どの時間帯に誰がどのくらい勤務しているのかをできるよう、一覧で見やすくまとめましょう。
必要であればカラー印刷をする、従業員全員にデータを送信するなどの配慮もおすすめです。

2-2.シフトの締め切りを明確にする

従業員からのシフト希望を集めなければシフト作成を進められないため、シフトの提出日は毎月明確にしておきましょう。
その日を過ぎるとシフトに入れられない、最低限しか入れられないなどの厳しいルールを設けておくことも大切です。

2-3.無駄のない配置を考える

店舗や施設によって、無駄のない人員配置を考えることは大切です。
土日に混雑する店舗や施設であれば平日よりもシフトを多く入れる必要があります。反対に、閑散としている時間帯に多くのシフトを入れてしまうと、人件費の無駄になってしまいます。

人件費を削るために最小限のシフトしか入れなかったりすると、従業員一人あたりの作業負担が大きくなり、サービスにも悪影響が出てしまうので注意してください。

2-4.各従業員の特性を考えて配置する

シフトは、ただその曜日や時間に必要な人数がいればいいというものではありません。
入ったばかりで仕事をあまり覚えていない新人ばかりを多く配置してしまうと作業がスムーズにいかなくなってしまいます。

また、飲食店の場合はキッチン担当、ホール担当などそれぞれの役割を考えたシフトを作成する必要もあります。
接客が得意な従業員、会計業務が得意な従業員、周囲によく気が付く従業員など、従業員のそれぞれの特色をきちんと把握した上でバランスのいいシフトを作成することが大切です。

3.シフトを作成する際の注意点

指を差す女性
シフトを作成する上で注意しておきたい点について解説します。
問題のないシフトを作成することで店舗や施設を効率的に経営できますので、これらの注意点はしっかり確認しておきましょう。

3-1.従業員からの不満が出ないようにする

従業員から不満の出ないシフトを作成するよう心がけましょう。
必要以上に連勤が続く、必要以上に削られたなど、従業員からさまざまな不満が出る可能性があります。

シフト希望表に要望欄などを設けて、最低何時間働きたいのか、何連勤までに留めて欲しいのかなどを聞いておくとスムーズです。先ほども解説した通り、人件費を削りすぎて従業員の負担が必要以上に増えるということもないようにしてください。

3-2.柔軟な対応を取れるシフト作成をする

従業員を限界までシフトに入れてしまうと、万が一体調不良などで休まれた際に、代わりの人員を探せなくなってしまいます。
小さな子どもを持つ従業員などは、急に出勤できなくなる可能性もあります。
そのような場合にその従業員に無理をさせるのではなく、柔軟に対応できるシフトを作成することも大切です。

人件費に余裕があるなら一人欠けても問題ない程度のシフトにする、人件費をあまりかけたくないのであれば代わりの人を探せるように何人かはあえてシフトに入れないなどの工夫が必要です。

3-3.チェーン店の場合は本部との連携を

全国チェーンで展開している店舗だと、本部と店舗との連携が取りにくい場合が多いです。
とくに、シフト作成は各店舗に任せきりというケースが多いです。
店舗によってシフト作成方法が違い、ハードな作業を担当者一人に任されてしまう場合もあります。

専門のツールなどを使って本部ときちんと連携が取れるようにしておけば、万が一問題のあるシフトが発覚した場合も適切な指導を入れられます。
これは本部が徹底して管理しなければならないため手間がかかりますが、トラブルが起きるのを防ぐためにも早めに対処しましょう。

4.シフト作成に使えるツールとは

システムを利用する男性
複雑なシフト作成を簡単におこなえるツールはたくさんあります。
従業員はスマホでシフトの希望を提出でき、ツールが自動でその曜日、時間帯に入力してくれるので、あとは不要な人員を削ったり足りない人員を補ったりするだけでOKです。
労働基準法に違反しているかどうかも勝手に計算してくれるため、うっかり問題のあるシフトを作成してしまう心配もありません。

作成したシフトは従業員に一括で送信できるため、プリントしたり配布したりする手間も省けます。
シフト作成ツールはたくさんあり、安価で最低限のサービスのみのものから高額で給与計算までしてくれる便利なものまで多種多様なので、目的に応じたツールを探してみてください。

5.シフト作成をスムーズに行えるようにしよう

効率化する様子
シフト作成の上手な方法やポイント、注意点について解説しました。
シフト作成は複雑な処理や計算が必要で煩わしい作業の一つでもありますが、問題があるシフトを作成していると労働基準法に違反してしまう可能性もあります。

従業員のモチベーションを維持するためにも、不満の出にくいシフトを作成しましょう。
シフト作成が苦手な方はシフト作成専門のツールを取り入れるなどの方法もおすすめです。
スムーズにシフトを作成して、経営者だけでなく従業員も働きやすい職場を目指しましょう。

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