シフト管理業務は電子化により効率化が可能です。電子化して管理制度を高め、希望のシフトが申請しやすい環境を作れば、従業員満足度の向上も期待できます。

とはいえ、必要な機能を備えていなかったり、使いづらかったりするシフト管理システムを導入すれば、十分な費用対効果が得られないため注意しましょう。

本記事では、シフト管理を電子化するメリットとデメリット、シフト管理システムの導入方法を解説します。

1. シフト管理を電子化するメリット

シフト作成の手間を削減できる、労働時間を管理しやすい、シフトの安定化につながるなど、シフト管理の電子化には以下のように多くのメリットがあります。それぞれ、具体的に解説します。

• シフト業務を効率化できる
• 労働時間管理に役立つ
• 外部連携で給与計算も自動でできる
• 時間や場所を選ばずシフト作業ができる
• シフトの安定化につながる
• 従業員満足度につながる

1-1. シフト業務を効率化できる

シフト管理を電子化する大きなメリットは、シフトを確認する、作成する、配付するといった一連の業務を効率化でき、作業時間を大幅に削減できる点です。従業員にとっては、自分の希望シフトをスマホアプリを通じて簡単に提出できるようになります。これにより、シフト希望の収集がリアルタイムで行えるため、急な変更にも迅速に対応可能です。

管理者は必要な情報をデータ上で簡単に確認できるため、作成だけでなく訂正もしやすくなります。もちろん、日勤だけでなく夜勤や24時間シフトの作成にも役立ちます。このようにシステムを活用することで、シフト作成の精度が向上し、管理者の負担も減るため、業務全体の効率化が期待できます。

1-2. 労働時間・勤怠管理に役立つ

労働時間や休日・深夜を含む残業時間、休暇申請など、勤怠を一元管理できるため、適切な労働時間の管理が実現できます。シフト管理システムによっては、労働時間の超過時に警告を発するものもあるため、法令を遵守するうえでも有効です。

さらに、シフト希望を統合して承認することで、労働時間の偏りを抑え、従業員の健康管理にも寄与します。自動化された勤怠管理は、業務のミスを減らし、管理業務の効率化を図るのに大変役立ちます。

このように、シフト管理システムは、適切な勤務環境を整える基盤となり、従業員の働きやすさを向上させることができるのです。

1-3. 外部連携で給与計算も自動でできる

外部連携できるシフト管理システムであれば、給与管理システムと連携し、給与の自動計算も可能です。これにより、さまざまな勤怠データを効率的に処理し、従業員の給与計算を迅速かつ正確に行えます。勤務表を確認しながら給与を手計算で反映させる必要がなくなるため、転記時のミスや計算間違を防止できます。

また、リアルタイムで勤怠情報が共有されることで、即座に給与への反映が可能となり、従業員にとってもより透明性のある給与管理が実現します。このように、シフト管理システムと給与計算システムとの連携は、業務の効率化だけでなく、従業員満足度向上にも寄与します。

1-4. 時間や場所を選ばずシフト作業ができる

マルチデバイス対応のシフト管理システムであれば、従業員はスマートフォンなどからいつでも、どこでもシフトの希望を提出できます。休暇中にシフト提出のために出勤するなどの手間もかかりません。

この利便性により、従業員は自分のライフスタイルに合わせた柔軟なシフト希望を提出できるため、より働きやすい環境が整います。また、シフトが自動的に調整されることで、従業員の希望に応じたスムーズなシフト作成が実現し、コミュニケーションの効率も向上します。

さらに、シフト表の更新情報がリアルタイムで反映されるため、全員が常に最新の情報にアクセスできるという利点もあります。これにより、従業員の不安を減らし、一体感を持ったチーム作りにも寄与します。

1-5. シフトの安定化につながる

シフトの安定化には、シフト管理システムの活用が非常に効果的です。シフト管理システムでは提出期限のリマインドなどの機能もあるため、提出漏れを防ぐ効果もあります。

さらに自社のシフト状況に合った最適な人員配置ができるため、突発的な欠員に対しても迅速に対応できます。シフト状況を一元管理できれば、人数が少ない時間や曜日も把握でき、状況に合わせた人員の募集・増員も可能です。欠員時は人員補充の一斉通知ができるので、シフトを安定化しやすくなります。

このように、シフト管理システムは、従業員の労働負担を軽減しつつ、業務の運営をスムーズに進めるための重要なツールと言えます。その結果、従業員の働きやすさが向上し、チーム全体の士気や生産性も高まるでしょう。

1-6. 従業員満足度につながる

シフト管理システムを導入することで、従業員は希望シフトを手軽に提出でき、これによってより柔軟に仕事を調整できるようになります。シフト提出がしやすくシフトの希望もとおりやすければ、従業員満足度の向上にも役立ちます。

また、システムはリアルタイムでシフト情報を更新し、従業員全員が常に最新の情報にアクセス可能です。このような透明性は、従業員のストレスを軽減し、チーム内の信頼関係を強化する要因にもなります。働きやすい環境を整え、人員の離職が減れば採用コストも削減できるため、結果的に人件費を抑えることにつながります。

さらに、シフトの調整がスムーズになることで、個々のライフスタイルに応じた勤務が可能になり、プライベートと仕事の両立が促進されます。その結果、従業員は自分の希望に基づいてシフトが組まれることで、より高い満足度を得ることができ、職場への帰属意識も高まります。

このように、シフト管理システムは従業員の働きやすさを向上させるだけでなく、企業の人材戦略にも好影響を与えることが明らかです。

2. シフト管理を電子化するデメリット

シフト管理システムの性能や機能を確認せずに導入してしまうと、思うような業務効率化の効果が得られない可能性があります。また、従業員によっては業務フローが変更されることに反発するかもしれません。

2-1. シフト業務フローの変更が必要

紙やExcelベースのシフト表を使っていた場合、シフト作成時から給与計算まで、業務フローの大幅な変更が必要になるケースもあります。事前にどのような業務が変更になるか確認しましょう。

なお、業務効率化が目的であれば、シフト管理だけでなく人事管理や給与管理など、周辺のバックオフィス業務を一括して電子化してもよいでしょう。

2-2. 従業員によってはシフト作業がかえって遅くなる

IT機器に不慣れな従業員の場合、電子化によりかえってシフトの提出や作業が遅くなる心配があります。

誰でも使いやすいシステムを導入するのはもちろん、事前に研修会を開いたり、簡単なマニュアルを用意して使い方を教えたり、不慣れな従業員には個別の対応も必要です。

2-3. ランニングコストがかかる

シフト管理システムの中には無料のものもあるとはいえ、外部連携など機能が充実したものを導入する場合、初期費用と月額利用料が発生します。とくに、従業員規模や勤務実態に合わないシステムを導入してしまうと、十分な費用対効果が得られないかもしれません。

事前に規模にあったシステムか、必要な機能は満たしているかなどを確認し、無料トライアルなども試してみましょう。

3. シフト管理を電子化する流れ・方法

シフト管理の電子化では、対応するシステムの導入時だけでなく導入後のサポートも必要です。具体的な流れを解説します。

3-1. 必要な機能を洗い出す

シフト管理業務を効率化するうえで必要な機能を洗い出しましょう。次にどの業務にどの程度時間がかかっているか確認し、効率化が必要な順に優先順位を設けます。優先順位上位の業務を効率化できる機能を備えたシステムから、候補を選びましょう。

具体的には、シフト希望の提出や収集、シフト表の自動作成、シフト調整機能、そしてシフト表の共有機能が挙げられます。特に、自動作成機能は従業員の希望や必要な人数を反映してシフトを調整できるため、作業の効率化に大きく寄与します。

シフト管理の全体像を把握し、業務ニーズに合ったシステムを絞り込むプロセスは欠かせません。このように計画的に必要な機能を特定することで、導入後の満足度を高め、実際の業務改善につなげられるでしょう。

3-2. 自社の就業規則に対応できるシステムか確認する

24時間シフトや夜勤、休日出勤、フレックスタイム制など、勤務形態が複雑な場合は、自社の就業規則に対応できるか確認も必要です。シフト管理は労働基準法にも関わるため、公式サイトを見ても自社シフトに対応できるか判断ができないときは、資料請求や問い合わせをして確認しましょう。

また、シフト管理システムによっては、契約社員やアルバイトといった多様な雇用形態に対する対応や、特定の時間帯や曜日における勤務条件に基づいた設定が可能です。

特に、時期による需要の変動が大きい業種においては、柔軟にシフトを調整できる機能が必要となるため、実際に導入を検討する際には、その点も見逃さないようにしましょう。最終的な選択時には、実際にそのシステムで運用している企業の声や、導入後のサポート体制についても確認することをお勧めします。

3-3. シフト管理システムを比較する

ある程度シフト管理システムの候補を絞ったら、それぞれのシステムの特徴や利用料、サポート体制などを比較しましょう。

なお、公式サイトには細かな設定などが記載されていないこともあります。比較するときは、公式サイトだけでなく、各ベンダーから資料を請求するのがおすすめです。

とはいえ、そもそもどんな機能があるのか、またどのような基準でシステムを選べば良いのかなどシステム選定に関して悩んでなっしゃる方も多いのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「勤怠管理システム導入完全ガイド」という資料を無料配布しております。シフト管理のイメージなどもあわせて紹介しているので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3-4. 試験導入し現場の意見を聞く

候補を絞ったら、無料トライアルなどを利用し実際にシフト管理システムを導入しましょう。試験導入時のポイントは、管理者だけでなく、シフトを提出する従業員に使ってもらい使用感を確認することです。

管理画面が優れていても従業員の操作画面が使いづらいと、ミスやシフト提出の遅れにつながるため注意しましょう。

3-5. ワークフローを変更する

シフト管理システムが決まったら、システムに合わせて現在のシフト管理業務のワークフローを変更します。変更内容に抜けや漏れがあると、勤怠管理や給与計算にも影響します。本導入前に一度、ワークフローを試しておくと安心です。

特にシフト希望の収集からシフト表の作成、共有に至るまでの各プロセスを明確にし、誰がどのステップを担当するのかを定義することが重要です。

システムが導入された後も、業務フローの定期的な見直しを行い、変更されたシフト管理の運用が円滑に行われているか確認することで、業務の改善点を早期に見つけることができます。また、従業員に対して新しいワークフローやシステムの変更についてしっかりと説明し、理解を促すことでスムーズな運用を実現しましょう。

このように、ワークフローの見直しとチーム全体の合意形成によって、シフト管理システムを効果的に活用できる基盤を作ることが可能です。

3-6. 導入時は説明会を開く

本導入の前に従業員向けの説明会を開き、シフト管理システムの導入日程や使い方、今後のシフト提出方法など、必要な内容を一通り説明しましょう。電子化への反発が強い場合、導入の経緯やシフトを電子化するメリットの説明も効果的です。

説明会では、従業員が疑問を持ちやすいポイントや不安な部分についても丁寧に対応する時間を設けると良いでしょう。また、新しいシステムのデモンストレーションを行うことで、実際の使い勝手を視覚的に理解してもらうことができます。

このようにして従業員がシステムに対する理解を深められるよう配慮することは、導入後のスムーズな運用に繋がります。最終的には、従業員全体が新しいワークフローやシステムに自信をもって取り組めるようになることが重要です。

3-7. 導入後は使い方のサポートをする

シフト管理システムは導入すれば終わりではありません。使い勝手や必要な機能など、現場の声を確認し、必要なサポートを怠らないようにしましょう。

例えば、システムを使い始めた後に出てくる疑問やトラブルに対して、迅速に対応できる体制を築いておくことが大切です。初期段階で従業員からのフィードバックを積極的に集め、システムの改善に繋げることで、より効果的な運用が可能になります。また、シフトの管理者にはベンダーの問い合わせ窓口を共有し、不明点があれば確認するように案内しましょう。

加えて、定期的なフォローアップ研修を通じて、システムの更新や新機能の導入に対応できるよう、従業員のスキル向上を図ることも重要です。このようにして、導入後も従業員がシステムを有効に活用できるよう支援することで、シフト管理の効率化が持続可能となります。

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4. シフト管理は電子化して労務業務を効率化しよう！

シフト希望の提出からシフト作成まで、シフト管理を電子化すれば、一連の業務効率化に役立ちます。シフト管理システムの導入では、必要な機能を備えているか、自社の就業規則に合っているかなどを確認し、使いやすいものを導入しましょう。

従業員も管理者も使いやすいシフト管理システムを導入すれば、従業員満足度の向上にも役立ちます。