ハンコ出社はなぜなくならない？原因とデメリット、稟議・承認を電子化する唯一の方法 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

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ハンコ出社はなぜなくならない？原因とデメリット、稟議・承認を電子化する唯一の方法

人事・労務管理

公開日: 2025.8.4 jinjer Blog 編集部

 

リモートワークが普及する一方で、いまだに「書類にハンコを押すためだけ」に出社する『ハンコ出社』に、多くの企業が悩まされています。これは単なる非効率な作業に留まらず、従業員のエンゲージメント低下や、企業の競争力損失に直結する深刻な経営課題です。

「我が社も例外ではない」と感じている人事労務の責任者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ハンコ出社がなぜなくならないのか、その根深い原因を法的な観点も交えて分析します。その上で、ハンコ出社がもたらすリスクを明らかにし、この問題を根本から解決するための具体的なソリューションを提案します。

申請・承認業務の「遅れ」や「不透明さ」 生産性向上のために見直しませんか？
  • 「承認者が出張/直行/休暇などの不在で稟議が止まってしまう…」
  • 「期日のある申請の進捗状況に関する問い合わせ対応に追われている…」
  • 「稟議承認のためだけに出社するのはもうやめたい…」

このような課題は、ワークフローの見直しで解決できるかもしれません。本資料では、紙やExcelでの申請・承認業務が抱える課題と、システム化によって得られる解決策をわかりやすく解説しています。

◆この資料でわかること

  • 自社の運用に合わせた承認ルートの組み方（直線・並列・条件分岐など）
  • 導入で失敗しないためのシステム選定・運用のポイント

興味はあるけれど「何から手をつければいいかわからない」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

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1. ハンコ出社の正体とは？「契約」と「承認」の2種類

ハンコ出社に疑問を抱く社員達

まず「ハンコ出社」を引き起こす業務を、大きく2種類に分解してみましょう。

  1. 対外的な「契約」のための押印: 顧客との契約書や発注書などに、会社の公式な印鑑（角印や丸印）を押す業務。
  2. 社内的な「承認」のための押印: 稟議書や各種申請書（経費精算、各種届出など）に対し、上長や関係部署の担当者が承認の証として個人の認印を押す業務。

このうち、①の対外的な契約については「電子契約サービス」の導入で解決できる場合があります。

しかし、より頻繁に発生し、多くの従業員を縛り付けているのは、②の社内的な「承認」のための押印、いわゆる「ハンコリレー」ではないでしょうか。この社内承認こそが、ハンコ出社の根源となっているケースが非常に多いのです。

2. なぜハンコは必要なのか？法律と慣習の観点から解説

はてなマーク

では、なぜこれほどまでにハンコ（押印）が重視されるのでしょうか。「法律で決まっているから」と思われがちですが、実態は異なります。

2-1. 【法的観点】ほとんどの押印は「法律上の義務」ではない

実は、法律で押印が義務付けられている書類はごく一部です。政府も「脱ハンコ」を推進しており、2020年には「押印についてのQ&A」を公表し、民間企業間の取引（契約書など）において、必ずしも押印は必要ではない、という見解を示しています。

つまり、私たちが日常業務で押印している書類の多くは、法律ではなく「社内規程」や「長年の慣習」によって定められているに過ぎないのです。

参考：押印についてのQ＆A｜法務省

2-2. 【慣習的観点】「承認プロセス」としてのハンコの役割

では、なぜ慣習としてハンコが残り続けているのか。

それは、ハンコが単なる本人確認の手段ではなく、日本企業特有の「稟議（りんぎ）」という承認プロセスそのものと深く結びついているからと考えられます。

  • 責任の所在の明確化（と分散）:

複数の承認者の印鑑が並ぶことで、「これだけ多くの人が確認・承認した案件である」という正当性と、責任の分散が図られます。

  • プロセスの可視化:

誰まで承認が進んでいるのかが、印鑑の数で物理的に分かるという「分かりやすさ」。

  • コンセンサス形成の儀式:

関係者全員が押印することで、組織としての合意形成がなされた、という儀式的な役割。

これらの役割が、たとえ非効率であってもハンコ文化を温存させ、結果としてハンコ出社をなくせない大きな要因となっています。

3. 見過ごせない「ハンコ出社」がもたらす3つの経営リスク

判子出社のデメリット

ハンコ出社を「昔からのやり方」として放置することは、生産性の低下や人材流出に直結する、見過ごせない経営リスクです。

3-1. リスク1：生産性の著しい低下と人件費の浪費

ハンコをもらうために上長を探し回る時間、書類を印刷・製本・回覧する時間、そして出社にかかる時間…。

これら全てが、本来生み出すべき付加価値を生まない「無駄な時間」です。従業員一人ひとりの小さなロスも、全社的に見れば膨大な人件費の浪費に繋がります。

3-2. リスク2：意思決定の遅延による競争力の低下

市場の変化が激しい現代において、意思決定のスピードは企業の生命線です。

ハンコリレーによる承認プロセスは、競合他社が数時間で意思決定するところを、数日、時には数週間も遅らせる原因となります。この遅れは、致命的な機会損失に直結します。

3-3. リスク3：従業員エンゲージメントの低下と人材流出

柔軟な働き方が当たり前になる中で、「ハンコのためだけに出社を強制される」という経験は、優秀な従業員のモチベーションを著しく削ぎます。

「この会社は変われない」という諦めは、エンゲージメントの低下を招き、最悪の場合、優秀な人材の流出に繋がります。これは、人事労務の責任者として最も避けたい事態のはずです。

4. ハンコ出社の根本解決策は「ワークフローシステム」の導入

電子署名

では、この根深い問題をどう解決すればよいのでしょうか。
電子印鑑の導入や、電子契約サービスの利用も一つの手ですが、それらは対症療法に過ぎません。社内のハンコリレーをなくさない限り、ハンコ出社がゼロになることはないでしょう。

根本的な解決策は、稟議や申請といった社内承認のプロセスそのものを電子化する「ワークフローシステム」の導入です。ワークフローシステムは、これまで紙とハンコで行っていた一連の業務を、すべてオンライン上で完結させる仕組みです。

  • 申請: PCやスマートフォンから、いつでもどこでも申請が可能。
  • 回覧: 設定された承認ルートに従い、自動で次の承認者へ通知。
  • 承認: 承認者は通知を受け、内容を確認してクリックするだけで承認完了。
  • 決裁・保管: 決裁された書類は、そのままデータとしてクラウド上に保管。

これにより、物理的なハンコも紙の書類も一切不要となり、ハンコ出社が構造的に発生しなくなります。ハンコ出社という旧時代の慣習から脱却し、生産性と従業員満足度の高い組織へと生まれ変わるために、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

申請・承認業務の「遅れ」や「不透明さ」 生産性向上のために見直しませんか？
  • 「承認者が出張/直行/休暇などの不在で稟議が止まってしまう…」
  • 「期日のある申請の進捗状況に関する問い合わせ対応に追われている…」
  • 「稟議承認のためだけに出社するのはもうやめたい…」

このような課題は、ワークフローの見直しで解決できるかもしれません。
本資料では、紙やExcelでの申請・承認業務が抱える課題と、システム化によって得られる解決策をわかりやすく解説しています。

◆この資料でわかること

  • 自社の運用に合わせた承認ルートの組み方（直線・並列・条件分岐など）
  • 導入で失敗しないためのシステム選定・運用のポイント

興味はあるけれど「何から手をつければいいかわからない」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

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