カフェでの飲食や従業員との飲食は経費に含まれるのか、飲食代の経費計上の考え方は難しいかもしれません。

本来は経費にならない飲食代を計上してしまうと、税務署からの調査が入る可能性があるため、経費になる飲食代とならない飲食代を正しく理解しておきましょう。

今回は、経費に含まれる飲食代を判断するときのポイントや勘定科目の分類を解説します。

▼そもそも経費とは？といった方はこちら
経費とは？含まれる費用と含まれない費用をまとめて解説

1.  経費に含められる飲食代の判断ポイント

飲食代が経費に含められるかを判断するときは、「何を目的にして飲食したか」がポイントです。経費として飲食代を計上したい場合は、事業に関係していなくてはなりません。

まずは、飲食代を経費に含めると判断するときのポイントと具体例を紹介します。

1-1. 経費に含まれる飲食の例

具体的には、次のようなケースで飲食代を経費にできます。

・クライアントとの打ち合わせに伴う飲食
・接待のための飲食
・従業員との打ち合わせに伴う飲食
・従業員用に事業所に置くお菓子やお茶の購入
・従業員の歓送迎会・忘年会・新年会などの親睦会
・出張時のホテル代に含まれる朝食・夕食
・仕事をするために立ち寄ったカフェでの飲食

上記の例では、事業に伴う飲食のため経費に含まれると判断できます。クライアントとの打ち合わせや接待はもちろん、従業員との打ち合わせで飲食した場合も経費に含まれます。

また1人でカフェに立ち寄り、仕事をするときに飲んだコーヒー代も経費です。カフェで仕事をするケースの飲食代は、仕事をする場所代やWi-Fiの使用料としての意味合いがあります。

ただし、1人でカフェに行って仕事をした場合、食べ物の代金は経費にできません。食事との認識になってしまうためです。

出張時の飲食は基本的に経費外ですが、ホテル代に朝食や夕食が含まれる場合は経費にできます。

1-2. 経費に含まれない飲食の例

飲食代が経費に含まれないと判断される具体例には、以下のものがあります。

・打ち合わせを伴わない従業員との食事
・業務時間中の食事
・家族や友人との食事
・特定の従業員に対するプレゼント
・必要以上に高額なカフェ代
・休憩のために立ち寄ったカフェでの飲食

仕事とは関係のない食事は経費になりません。

従業員との食事は一見すると経費にできそうですが、仕事のための食事ではないため経費から除外されます。ただし、従業員全員に食事を用意する場合は、福利厚生費として経費に計上できます。特定の従業員に対して、食事に行ったりプレゼントを贈ったりした場合は経費外です。

また仕事のためにカフェに立ち寄った場合は飲食代を経費にできましたが、外回りや移動の休憩中に、カフェで休憩したときの飲食代は経費に含まれません。

食事代が必要以上に高額だったり、打ち合わせなのにアルコールを飲んでいたりするときも経費にならないため注意しましょう。

2. 飲食代の場面別の勘定科目

飲食代を経費に計上するときは、場面によって勘定科目が異なります。

勘定科目とは、会計計算上必要な仕訳の分類です。勘定項科目よって金額の上限がある場合もあるため、飲食代を経費にするときは会計の勘定科目にも注意しましょう。

飲食代の経費では、場面によって以下の勘定科目に分類されます。

・交際費
・会議費
・福利厚生費
・雑費
・旅客交通費

ここでは、飲食代の場面別に勘定科目の分類方法を解説します。

2-1. クライアントとの飲食代が5,000円を超えるとき

クライアントとの飲食は、基本的に交際費として処理します。

仕事上付き合いのあるクライアントとの食事の場合、打ち合わせや会議でなくても経費に含まれます。クライアントとの飲食には、接待の意味合いがあるためです。

後述しますが、法人の場合は飲食代の金額によっても勘定科目が変わります。飲食代の合計金額を参加した人数で割って、1人の飲食代が5,000円を超えるときは交際費です。

2-2. クライアントとの飲食代が5,000円以下のとき

法人ではクライアントと打ち合わせをしたとき、合計金額を参加人数で割って、1人分の飲食代が5,000円以下のときは会議費で処理します。

個人事業主の場合は、交際費・会議費どちらに分類しても問題ありません。

2-3. 打ち合わせや商談に伴う飲食代

打ち合わせや商談など、仕事のための会議で発生した飲食代は会議費で処理します。飲食の相手は社外・社内問いません。

ただし前述のとおり、仕事を伴わない従業員との個人的な飲食は、そもそも経費にできませんので気を付けましょう。

2-4. 従業員の懇親会やお茶菓子代

従業員のために、事業所に用意するお菓子や飲み物、懇親会のは福利厚生費として処理できます。個人的な飲み会やプレゼントではなく、従業員全員に対して行うものは福利厚生の1つとして認められます。

来客用のお茶菓子代の勘定科目は会議費です。

2-5.カフェで仕事をしたときの飲食代

個人事業主がカフェで仕事をしたときの飲食代は、基本的に雑費として処理します。カフェで対面、あるいはオンラインで会議をする場合は会議費です。

また、取材や打ち合わせの移動中にカフェで仕事をしたときは、飲食代を交通費に含めて旅費交通費にしても問題ありません。

2-6. 出張宿泊費に含まれる飲食代

出張のためにホテルに宿泊した場合、食事つきのプランだったときは旅費交通費で会計処理します。

食事つきのホテルにかかる費用は、出張がなければ発生しなかった経費だからです。ただし、アルコールを含む飲食は出張には必要ないため、経費として認められないことがあります。

出張先でクライアントと飲食をした場合は、交際費や会議費に分類されます。

3. 飲食代を経費として計上する際のポイント

飲食代を経費として計上するときは、飲食の目的や理由など、いくつか注意したいポイントがあります。

また、法人か個人事業主かで勘定科目が異なるため、ここで確認しておきましょう。

3-1. 飲食の目的が仕事に関する

飲食代を経費にするには、飲食の目的が仕事でなくてはいけません。

クライアントの接待や会議、従業員の福利厚生、出張に伴う飲食などが対象です。たとえ業務時間中の飲食であっても、仕事となんら関係がない場合は経費にならないため注意しましょう。

3-2. なぜ必要かを説明できる

本来は経費にならない飲食代を経費として報告した場合、税務署から調査が入る可能性があります。

該当の飲食代が、なぜ仕事に必要だったのかを説明できるようにしておきましょう。

税務署の調査は、確定申告から数年経って実施されることもあります。レシートや領収書の裏に、誰と何の目的でした飲食かを忘れないようにメモしておくのがおすすめです。

3-3. 法人か個人事業主かで扱いが異なる

法人では、接待は1人分の金額が5,000円を超えると交際費、5,000円以下なら会議費として処理します。[注1]

資本金・出資金が1億円以下の法人の交際費は、金額の50％以上に当たる飲食代を損金不算入として扱うためです。すべて交際費として処理すると経費にならないため、5,000円以下の接待費は会議費として経費にできます。

個人事業主は、法人とは異なり交際費のすべてを経費にできるため、接待費は交際費・会議費どちらで処理しても問題ありません。

4. 飲食代の経費処理に関する変更やアップデートの情報収集方法

飲食代の経費処理に関する基準やガイドラインは、税制改正などの影響を受けて変更されることがあります。これを適切にキャッチすることで、適切な経費処理を継続して行うことが可能です。

4-1. 経費処理のガイドラインや基準の変更を確認する場所

税務署の公式サイトや主要な経済ニュース、専門の税務コンサルタントからの情報提供など、様々な情報源から最新のガイドラインを入手することができます。

4-2. 変更が生じた場合の対応策

変更が発表された際は、具体的な内容をしっかりと把握し、経理部門や関連する部署と連携をとることで、組織全体での対応を進めていくことが重要です。

5. 飲食代の経費処理を自動化して処理の手間を削減しよう

経費に含まれる飲食代は、仕事に関係する相手と仕事のために飲食したものです。個人的な飲食や特定の従業員との飲食は、経費に含まれません。

飲食代が経費に含まれる場合も、接待の金額によって法人と個人事業主では勘定科目の分類が異なるなど、飲食の場面に応じた勘定科目で処理する必要があります。

経費の仕訳は複雑ですが、経費申請の際に各従業員がシステムで入力すると、経理担当者が一つ一つ仕訳する手間が省けます。経費処理システムを導入するときは、自動仕訳機能のあるものを選ぶのがおすすめです。

参考：国税庁：No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算