経費精算規程を作成する目的や必要な理由・知っておきたいポイントと注意点を解説 - ジンジャー(jinjer)|人事データを中心にすべてを1つに

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経費精算規程を作成する目的や必要な理由・知っておきたいポイントと注意点を解説

経費精算の規程は、社員による経費の無駄遣いを抑制することに加えて企業の管理責任や信頼性が疑われる原因になる不正行為の防止に役立つものです。

今回は、経費精算規程を作成する上で押さえておきたい基本情報とポイント、作成の際に注意しておきたいことを解説します。

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1. 経費精算規定とは

経費精算規程とは、企業が従業員に支給する経費を管理・運用するためのルールを明文化した文書です。

この規程を設けることで、経費の透明性を確保し、不正利用や過剰消費を防ぐことが可能です。具体的には、交際費、交通費、出張費など幅広い項目が経費精算の対象として含まれます。これにより、すべての従業員が適切な手続きを守ることが求められます

1-1. 経費精算の規程を作成する目的

経費精算規程を作成する目的は、企業全体の経費管理を効率化し、透明性を高めることにあります。経費使用の公正性を確保することや、不正利用を未然に防止することは内部統制の強化にも寄与し、企業の財務健全性を向上させるために重要です。

2. 経費精算規程の作成が必要な理由

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小規模な会社では、特に経費精算におけるルールとなる規程を作らずに経理業務を進めることもあるでしょう。しかし、会社の規模が大きくなると、経費精算における規程を作成しておくべきです。

2-1. 経費のムダ削減する

経費精算で規程の目的の一つは、経費のムダを減らすことです。一定のルールがない場合、出張の際に本来使った額や必要な額以上の交通費や宿泊費などが申請されることもあり、不要な支出が増えやすくなってしまいます。

経費精算規程を定めておけば、さまざまな業務で発生し得るムダを削減し、必要な分にだけ費用を使えるようになります。

2-2. 不正防止の防止する

もう一つの経費精算規程を作成する目的として挙げられるのが、経費の不正計上防止です。経費の不正計上が起こると、企業に対して管理責任が問われる事態となり、企業への信頼も落ちてしまいます。

このような企業全体に関わるリスクを避けるためにも、経費精算規程が必要とされています。

2-3. 経理担当者の業務負担を軽減する

経費精算規定を作成することで、経理担当者の業務負担が大幅に軽減されます。規定が明確であれば、従業員はそれを確認して経費精算を行うことが可能です。この結果、申請内容の誤りや書類の不備が減少し、差し戻しの件数も大幅に減少します。これにより無駄な作業が削減され、経理担当者の負担が軽くなります。

さらに、差し戻しが必要な場合も、経費精算規定の該当箇所を示すことで理由を明確に説明できます。

従業員と経理担当者の間で無駄なやり取りが減り、業務効率が向上します。経費精算規定の整備は、結果的に全体の業務効率化に直接寄与する重要な要素です。

2-4. 社員間の不公平を解消

経費精算のルールがない状態で経費を申請した場合、同じ申請内容でも担当する経理担当者によって承認結果が異なることがあります。

承認されなかった社員側としては、別の社員が同じ申請内容で認められているのにもかかわらず自分の申請が却下されてしまうと、不公平感や不信感を抱いてしまうでしょう。

また、経理担当者側としても、規程がない状態では上司や上の役職の社員からの申請内容に問題があったとしても、却下しづらいという状況も出てきます。

担当者や申請者によって承認結果がコロコロと変わるのは、不公平感を生む原因です。平等に経費の承認をおこなうためにも、経費精算の規程は作っておきましょう。

2-5. 会社の節税対策になる

経費精算規定を作成することは、会社の節税対策として非常に有効です。

交際費や出張費の日当についても明確なルールを設けることで、節税効果が期待できます。例えば、交際費は基本的に課税対象ですが、飲食にかかる費用の一部は非課税です。交際費規定を設けることで、飲食にかかる費用を明確にし、適正に申請することで、節税に繋がります。

さらに、出張費についても同様です。日当は出張における食費などを補助するために支給されるもので、これも一定条件下で非課税です。出張費規定を設けると、実際にかかった金額ではなく、一定の定額を基に精算できるため、経費精算がシンプルで迅速に完了し、同時に節税効果も期待できます。

これらの対策を実施することで、経費管理が透明化され、会社全体の税務リスクも減少します。よって、経費精算規定を適切に作成し運用することは、節税のために非常に重要な手段と言えます。

関連記事:経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

 

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3. 経費精算規程に記載すべき項目

では、経費精算規程はどのような内容を盛り込むべきなのでしょうか。経費精算規程を作成する際に押さえておくべきポイントを紹介します。

3-1. 経費の基準(例外を禁じる)

経費精算規程には経費の基準を明確に記載し、例外を禁じる方針を示すことが重要です。

経費の基準を設けることで、経費精算で請求できる内容を制限し、私的な支出が経費として申請されるリスクを低減できます。

具体的には、経費として認める内容と経費から除外される内容を明確に記載する必要があります。これにより、経費精算の透明性が向上し、不正な経費申請の防止につながります。以上の点を踏まえて、経費精算規程を策定しましょう。

3-2. 目的と適用範囲

さらに、目的と適用範囲を経費精算規程の冒頭に明示します。多くの場合、各企業の就業規則に経費精算の規程が定められているため、就業規則に基づいた内容であることも示しましょう。

そして、規程が社員や役員のみに適用されるのか、アルバイトや非正規社員も含めて適用なのかなどの適用範囲、どのような種類の経費が認められるのかという経費の種類についても示します。

3-3. 上限金額

上限金額を設けるべき経費の種類としては、接待交際費や出張手当や宿泊代です。接待交際費の場合、部署や役職によって接待の頻度や内容が異なるため、部署または役職ごとに上限金額を定めましょう。

3-4. 経費精算できる期限

そして、経費申請に期限を設けます。このルールがないと、経費申請を後回しにされ、数ヵ月前の経費について申請がおこなわれるケースも出てきてしまいます。去をさかのぼっての承認は領収書などの書類が紛失されやすく、経理にとっても負担となります。承認にかかる負担を軽減させるためにも、申請期限の設定が必要です。

3-5. 自己決裁の禁止

自分でおこなった申請を自ら承認する「自己決裁」は、不正な経費計上の原因になりやすいものです。

経費精算規程には、どんなに決裁権限を持つ社員であっても自分自身で決裁をおこなうことを禁止し、他の決裁者による承認が必要である旨を盛り込みます。または上席に同席をしてもらうか、承認をもらわなければ決裁ができないルールを作っておきましょう。

3-6. 領収書がない場合の対応方法

経費精算では架空の経費精算を防ぐため、領収書やレシートの提出が一般的に必須とされていますが、領収書が発行されなかったり紛失するケースも考えられます。経費精算規程には、領収書がない場合の対応方法を明確に定めることが重要です。

このような場合、使用日時、目的、移動区間、金額などの詳細を記入した書面を作成し、上司や管理職の承認を得て提出する方法を規定に含めると良いでしょう。これにより、経費が正当なものであることを証明し、不正を防止することが可能となります。また、再発防止策として、領収書を確実に保管するための注意点や指導も規程に加えることで、さらなる信頼性が担保されます。

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4. 【交際費】経費精算規定を作成するポイント

チェック
それでは実際に経費精算規定として交際費に関わる規定を作成する際に抑えておきたいポイントをわかりやすく紹介します。

4-1. 金額において必ず上限を設定する

交際費は他の経費に比べて上限を意識することが重要です。そのため、交際費の経費精算規程を作成する際には、あらかじめ金額の上限を設定することが求められます。交際費は費用対効果が見えにくいことに加え、税法上では原則として課税対象となるため、特別な配慮が必要です。特に、接待費のうち飲食にかかる費用は特例で経費計上が認められるものの、企業規模によって年間上限が定められています。役職や部署ごとに1人あたりの月間または年間の上限金額を設定することで、無駄な交際費の抑制が可能となります。これにより、経費の透明性と管理が向上し、企業全体のコスト効率も最適化されます。

4-2. 詳細についての報告を義務化する

交際費の経費精算規定を具体的に作成する際には、詳細な報告を義務化することが重要です。

交際費は、その内容によって課税対象になるかが決まるため、透明性を確保する必要があります。特に飲食費については、1人10,000円以下の支出であれば全額非課税ですが、そのためには飲食費であることを証明する情報が求められます。以下のような詳細な情報を報告することを規定に明記しておくと良いでしょう。

1. 飲食をした年月日
2. 参加した得意先・仕入先の氏名や名称とその関係
3. 参加した人数
4. 飲食に要した費用の額
5. 飲食店の名前と所在地
6. その他飲食費であることを明示するために必要な情報

これらの情報を詳細に報告させることで、経費精算の透明性が高まり、企業の経費管理がより効率的に行われるようになります。

5. 【出張費】経費精算規定を作成するポイント

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続いて経費精算規定として出張費に関わる規定を作成する際に、抑えておくべきポイントをわかりやすく紹介します。

5-1. 「出張」の定義を明確化する

出張費規定では、まず出張と日常的な外出の違いを明確にすることが重要です。具体的には、日帰り出張、短期出張、長期出張など、期間ごとに分けて説明すると理解しやすくなります。日帰り出張は通常、当日に往復する場合を指し、短期出張は数日にわたる場合を含み、長期出張は一週間以上の場合と定義するなど、具体的な基準を設けることが重要です。これにより、経費精算時に曖昧さが排除され、管理が容易になります。

5-2. 日当や宿泊費の金額を決める

出張費の経費精算規定を作成する際には、日当や宿泊費の金額を具体的に定めることが重要です。

日当・宿泊費は定額支給が可能であり、これにより公平性を保つことができます。そのためには、まず出張費規定で具体的な金額を設定することが求められます。設定する金額は、同業種や同規模の企業の事例を参考にすると良いでしょう。

また、役職ごとに妥当な金額を設定することも重要です。これにより、経費精算がスムーズに行われ、従業員の満足度も向上します。例えば、日当や宿泊費の相場に関しては、具体的なデータをもとに設定すると信頼性が高まります。

5-3. 食事代の扱いを決定する

出張時の食事代の扱いについても明確に記載しましょう。

経費精算規程を作成する際には、まず食事代が日当として支給されるか、個別に申請が必要かを明示することが重要です。例えば、日当に出張中の食事代を含む場合、その詳細と条件を明確に示し、具体的な設定方法を説明します。

逆に、個別の申請を求める場合は、その手続き方法や必要書類を明確に記載し、透明性と一貫性を保つことが求められます。

5-4. 仮払い規定の有無を記載する

出張費の経費精算規定を作成する際、仮払い規定の有無を記載することが重要です。出張費は高額になることが多く、従業員が負担を感じることがあります。

この負担を軽減するため、仮払いできる規定を設け、事前に支払いできるようにすることが有効です。

この規定では、仮払い金額と実際にかかった金額の精算方法についても詳細に定めることが必要です。

例えば、精算時に必要な領収書や証憑書類の種類、提出期限など具体的な項目を明確に設定することが望まれます。また、仮払いの限度額や申請手続きの方法も規定に含めると、管理がスムーズになります。

5-5. 出張手続きにおいても規定を設定する

出張手続きに関する規定も明確に設定することが重要です。

具体的には、出張前に従業員が事前申請書を提出し、上司や経理担当者の承認を受けるフローを定めます。

これにより、出張の目的や予算、期間などが事前に把握でき、無駄な出費を防ぐことができます。また、出張が終了した後には、従業員に旅費精算書を提出させ、詳細な支出内容の確認を行います。この規定は、企業全体の経費管理を厳密に行うために欠かせないポイントです。

さらに、経費精算規定の中で、どの費用が経費として認められるのか、例えば交通費や宿泊費、食事代の具体的な基準を設けると良いです。

5-6. 出張時のトラブル対応について記載する

出張規定を作成する際には、出張先でのトラブル対応についても詳細に記載することが重要です。

具体的には、病気や災害などの緊急事態が発生した場合の連絡先、社内の対応窓口、および必要な手続きについて明確に示す必要があります。さらに、出張先での残業や休日出勤が必要になった場合の対応方法や、申請手順、承認プロセスについても記載しておくと、従業員と管理者双方にとって安心です。

6. 【交通費】経費精算規定を作成するポイント


続いて、交通費の経費精算規定を作成する際に抑えておきたいポイントを紹介します。移動手段によってポイントを抑えておきましょう。

6-1. 電車・バスの場合

電車やバスを利用した場合の経費精算規定では、まず電車やバスの利用に関して基本的に領収書が発行されない点を留意しましょう。

そのため、利用した駅やバス停の情報を正確に記載して経費精算を行う必要があります。従業員が最安値経路を選ばず、自分が実際に利用した高額な経路や、定期区間が含まれていながら全額を申請するケースがあるため、不正受給のリスクが存在します。

これを防ぐために、会社の交通費規定には必ず最安値経路の運賃を支給することや、定期区間は除外して支給することを明記しましょう。具体的な例や運賃比較表も添付すると、従業員にとってわかりやすくなり、円滑な経費精算が可能となります。

6-2. 特急・飛行機・船舶の場合

特急、飛行機、船舶を利用する際の経費精算規定を明確にすることは重要です。

このような場合、費用が高額になる可能性が高いため、事前の承認手続きが必要であり、具体的な条件をしっかり記載することが求められます。

例えば、特急や飛行機の利用は上司の許可が必要である旨を明確にし、座席のクラスや利用基準を設けることが有用です。また、飛行機利用時にマイルを使う場合、領収書が発行されないことがあるため、経費精算時には詳細な旅行記録の提出を要求することが望ましいです。船舶利用についても、同様に具体的な規定を設けることで、経費が正確に管理されるようにします。

6-3. タクシーの場合

タクシー利用についての経費精算規定は、企業が具体的な条件を明確に設定することが重要です。

まず、使用を認める条件を設定することで、不必要なタクシー利用を防げます。例えば、最寄り駅から目的地までの距離を一定範囲内に定めると効果的です。

また、タクシーを使用する理由や状況も詳細に記載しましょう。特に取引先の送迎のためにタクシーを利用する場合は、これを交際費として計上する必要があるため、経費の項目設定にも注意が必要です。

6-4. 車の場合

車の利用にかかる経費精算規程を作成する際、自家用車や社用車の交通費について詳細に定めることが重要です。

例えば、ガソリン代や駐車料金といった車利用の経費に関しては、具体的な支給基準を設けるとよいでしょう。

移動距離に基づいて支給する金額を設定し、1kmあたりの金額を明確に規定することが推奨されます。これにより、経費精算の透明性が向上し、不正利用のリスクも低減できます。さらに、移動距離の記録方法や報告の手順も具体的に記載することで、効率的かつ公平な経費管理が実現できます。

7. 経費精算規程作成の注意点

上に挙げた内容を盛り込むのが経費精算規程の基本ですが、その他にも規程に盛り込むべき注意点があります。また、作成した後の規定の取り扱いにも注意すべきポイントがあるので、チェックしておきましょう。

7-1. 運用後は周知を徹底する

経費精算規程は、作成しただけでは意味がありません。社員に規程内容を遵守させるには、どのようなルールかをしっかりと周知することが大切です。できる限り正確に理解し、ルールを徹底させることが、正しい経費精算のために必要不可欠です。

経費精算規程がない状態での経理業務は、承認内容にもムダが多かったり、場合によっては不正な内容を承認してしまうこともあり得ます。

7-2. 申請のフォーマットを作成する

経費精算規程を作成した後は、申請フォーマットを整備しましょう。標準フォーマットを設定することで、経理担当や管理職が経費精算を効率的に行えます。

定められたフォーマットは、申請者が必要事項を忘れずに記入しやすくし、承認者が迅速に確認できるため、経費管理の効率が向上します。

また、フォーマットが統一されていると入力ミスや不備が減少し、経費の透明性と信頼性が高まります。わかりやすいフォーマットを作成することを心掛けましょう。

 

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8. 経費精算規程はポイントを押さえて作成しよう

ポイント

経費精算を進めるうえでは、ムダ削減や不正防止、さらには従業員間での不公平感を解消するために、経費精算規程の作成が重要です。経費精算規程を作成するには、目的と適用範囲を明示する、上限金額や期限を設定するなどのポイントを押さえておきましょう。なお、経費精算規程を作成するにあたっては自己決裁を禁止する、運用後は周知を徹底するなどの注意点を押さえておくことも大切です。

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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