会社の企業活動において、印刷物は非常に大きな役割を果たします。印刷物の作成には多額の費用がかかる場合があり、確定申告では経費として計上することが必要です。

本記事では、とくに印刷製本費に焦点を当て、印刷製本費の摘要と仕訳方法について詳しく解説します。

1. 印刷製本費とは？

印刷製本費とは、企業活動に必要な印刷や製本を業者に依頼した際の支出を指します。

企業はさまざまな印刷物を使って会社をアピールしたり、商品の説明をしたりします。
企業活動のために用いる印刷物を自社内で作成できれば最小限の経費ですみますが、実際に社内に大規模な印刷施設を持っている企業はほとんどありません。

外部の業者に印刷や製本を依頼した場合の経費は、印刷製本費として計上します。

1-1. 印刷製本費の例

企業が用いる印刷物は多岐にわたります。印刷物は顧客や見込み客の興味を引き、会社の製品やサービスを強く印象付けるものとなるでしょう。

たとえば、会社のパンフレットや商品のカタログは、会社のアピールに欠かせない印刷物です。会社の看板を自社で製作するのが難しい場合には、外部の業者に依頼しなければならないでしょう。

こうした印刷物にかかった費用は印刷製本費になります。ほかにも、社員用のマニュアルや研修で使う指導教本が大量に必要であれば、業者に印刷を依頼しなければなりません。

会社のアピールのためではないものの、業務を遂行するうえで欠かせない書類だからです。さらに、会社で必ず用いられる帳簿類、社名やロゴの入った封筒や便せん、必要に応じて契約書や請求書、領収書のひな型の印刷も依頼することでしょう。

営業活動で使う資料も、外部に印刷・製本を依頼すれば印刷製本費に含められます。印刷製本費といっても、支出の幅が広いことを覚えておきましょう。

2. 印刷製本費と似ている勘定科目

印刷製本費には似ている勘定科目がいくつかあります。

パンフレットやカタログ、マニュアルなどの印刷・製本の費用をどの勘定科目に分類すべきかは明確にされていないので、各企業が独自に決定できます。印刷製本費という勘定科目を使わず、都合のよい勘定科目を設定することも可能です。

ただし、会計業務の連続性を維持するため、一度勘定科目を決めたなら翌年度以降も引き続き同じ勘定科目を使わなければなりません。たとえば、今年度は「印刷製本費」だったものの、翌年度は同じ支出を「雑費」として仕訳することはできないのです。

税務署から指摘を受ける場合もあるので、一度決めた勘定科目は変更しないようにしましょう。

では、印刷製本費と似ている勘定科目についていくつかご紹介します。

2-1. 通信費

印刷製本費と似ている勘定科目として挙げられるのが通信費です。

通信費というと通信手段にかかる費用なので、印刷製本費と関係ないように思うかもしれませんが、通信費には郵便代や宅配便の費用が含まれます。

年賀状やイベントの案内はがきを印刷業者に依頼して顧客に送付した場合には、印刷製本費ではなく通信費として仕訳を行いましょう。

もし年賀状やはがきの印刷・送付に10万円以上かかったのであれば、「広告宣伝費」や「販売促進費」として計上するケースも多くあります。はがきの印刷は一見すると印刷製本費になりそうですが、実際には通信費や広告宣伝費になるので注意が必要です。

2-2. 消耗品費・事務用品費

どのような書類を印刷するかによって、支出が印刷製本費ではなく、消耗品費になることもあります。あるいは、事務用品費として仕訳することも可能です。

ノートや帳簿、領収書などの書類は、企業が日々使って消耗されているものなので、消耗品費として計上しても問題ありません。

また、営業担当者が出先のコンビニで資料をコピーしたケースでは、コピー代を消耗品費や事務用品費に計上します。社員の名刺も配ればなくなってしまうため、消耗品費として処理される場合が少なくありません。

中小企業の場合、消耗品費がそれほど大きくならないため問題になりませんが、大企業になると消耗品費が高額になる傾向があるので、別途事務用品費という勘定科目を設定することがあります。

2-3. 広告宣伝費・販売促進費

特殊な印刷物を外注した場合には、支出を印刷製本費ではなく広告宣伝費・販売促進費として仕訳したほうがよい場合があります。

広告宣伝費は会社の知名度を上げるための費用、販売促進費は商品やサービスを宣伝するための費用です。

したがって、企業広告のための看板を印刷したり、イベント向けにパンフレットを印刷したりする場合には、印刷製本費ではなく広告宣伝費や販売促進費に含めたほうがよいケースもあるでしょう。

場合によっては、販売促進費を広告宣伝費に含めて計上することもあります。

2-4. 雑費

もし印刷物にかかった費用が少額で、定期的な支出でないのであれば、「雑費」として処理することができるかもしれません。

雑費は、他の勘定科目に該当しない細かな支出を仕訳するために用いられる項目です。
雑費を使って支出を仕訳する場合、摘要にできるだけ細かく詳細を記載しておくことが重要です。

たとえば、個人商店で資料を何枚か印刷してもらった場合であれば、摘要に「○○商店にて資料を○枚印刷」のような形で記録を残しておくことが重要です。

3. 印刷製本費の仕訳方法

印刷製本費の仕訳方法は、他の支出と同様です。

ただし、雑費などと同様に、摘要を記録しておかないと何の支出だったのかわからなくなってしまう恐れがあるので注意しましょう。

たとえば、会社が手紙や資料、書類を送付するために使う封筒の印刷を依頼したとします。費用は10万円で、会社の口座から代金を支払ったとしましょう。すると、借方には「印刷製本費100,000円」、貸方に「当座預金　100,000円」、摘要には「○○会社へ封筒印刷依頼」などと記載することになります。

現金で支払いを行ったのであれば、借方に「印刷製本費　100,000円」、貸方に「現金　100,000円」と記載しましょう。

3-1. 印刷製本費は印刷にかかった費用をまとめても問題ない

印刷製本費にはさまざまな印刷・製本にかかった費用が含まれます。

基本的には印刷物や製本を他の業者に依頼した際の費用を計上しますが、社内で大量のコピーをしたり冊子を作成したりした場合でも、印刷製本費として仕訳することは可能です。

また、定期的に印刷業務を発注している場合、他の印刷代と分けて仕訳するのにも便利です。

4. 印刷製本費は印刷にかかった費用を計上する際の勘定科目

印刷製本費とは、企業活動に必要な印刷や製本を業者に依頼した際の支出のことです。
ただし、外部の業者に依頼した支出だけでなく、社内で作成した印刷物にかかった費用も印刷製本費として計上することができます。

印刷製本費だけでなく、印刷物によって広告宣伝費や販売促進費、雑費、消耗品費、事務用品費などの勘定科目を使用するケースもあるでしょう。勘定科目は一度決めたら変更することは難しいので、印刷製本費を使用するかどうか慎重に決定し、毎年同じ勘定科目を使用するようにしましょう。