契約書の数え方は?枚・通・部の使い分けをわかりやすく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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契約書の数え方は?枚・通・部の使い分けをわかりやすく解説

契約を結ぶ文書を数えるときには、枚・通・部などの単位が使われます。契約書を数える場合は、1部、2部と「部」を使うことが一般的です。また、テレワークやリモートワークの普及をきっかけとして、電子契約を導入する企業が増えています。電子契約書を数える場合も、紙の契約書と同様に「部」を使いましょう。

この記事では、契約書の正しい数え方や、枚・通・部の使い分け、契約書を用意する部数についてわかりやすく解説します。

1. 契約書の正しい数え方

2部の契約書にお互いサインする文書を数えるときに使うのが、枚・通・部といった単位です。契約書の場合は枚・通・部のどの単位で数えるべきでしょうか。契約書の数え方は、契約書のページ数によっても変わってきます。契約書の正しい数え方や、枚・通・部の使い分けを解説します。

1-1. 枚・通・部の使い分け

ビジネス文書を数えるときに使う単位が、枚・通・部の3つです。枚・通・部の正しい使い分けを覚えましょう。

1ページで成り立つビジネス文書
相手に届ける必要があるビジネス文書
複数のページのビジネス文書や、冊子として綴じられたビジネス文書
① 枚を使うケース

1枚、2枚と数えるのは、主に1ページで成り立つビジネス文書です。例えば、領収書や届出書・申請書、広告チラシなどは「枚」で数えます。

② 通を使うケース

1通、2通と数えるのは、相手に届ける必要があるビジネス文書です。手紙や封書、ハガキの他、案内状や送付状、挨拶状なども「通」で数えます。また、紙の文書ではありませんが、電子メールも「相手に届ける」という性質を持つため、1通、2通と数えることがあります。

③ 部を使うケース

1部、2部と数えるのは、複数のページで構成されるビジネス文書や、冊子として綴じられたビジネス文書です。例えば、パンフレットや見積書、議事録などを数えるときに「部」を使います。

1-2. 契約書を数えるときは「部」を使う

契約書の場合は、1部、2部と「部」で数えることが一般的です。特に企業間で取り交わす契約書は、ほとんどの場合複数のページで構成されています。契約書の作成を依頼したり、印刷をお願いしたりする場合は、契約書を「部」で数えればしっかりと相手に伝わります。

1-3. 契約書を「部」以外で数えるケースもある

ただし、ビジネスシーンによって、契約書を「部」以外で数えることもあります。個人間の取引や、企業と消費者間の取引(BtoC)の場合、契約書が1ページで完結するケースがあります。その場合は、契約書を1枚、2枚と「枚」で数えても問題ありません。また、紙の契約書は郵便で送ることが一般的です。契約書を郵送したり、郵便で受け取ったりした場合は、1通、2通と「通」で数えることもできます。

1-4. 契約の件数や口数は「件」や「口」で数える

契約書を数えるのではなく、契約自体を数える場合はどのような単位を使うべきでしょうか。単に契約を数える場合は、1件、2件と「件」を使うことが一般的です。また、同時に複数の契約を申し込める場合は、1口、2口と「口」で数えることもあります。

2. 電子契約書の数え方

電子契約書ここまで、紙の契約書の数え方を解説しました。近年はテレワークやリモートワークの普及により、電子契約サービスを導入する企業が増えています。電子契約の場合は、契約書をPDFなどの電子データで取り交わします。
電子契約書を数えるときは、枚・通・部のどの単位を使うのでしょうか。電子契約書の正しい数え方や、紙の契約書の数え方との違いを解説します。

2-1. 電子契約書も同じように「部」で数える

電子契約書を数える場合も、紙の契約書と同じように1部、2部と「部」で数えます。ただし、電子契約書をメールで送付する場合は、「部」ではなく「通」で数える方がより適切です。
また、電子契約書をプリントアウトした場合は、1枚、2枚と「枚」で数える場合があります。電子契約書は基本的に「部」で数えますが、ケースバイケースで「通」や「枚」などの単位を使うこともあります。

電子契約書の数え方

電子契約書は基本的に1部、2部で数える
電子契約書をメールで交付する場合は1通、2通で数える
電子契約書をプリントアウト下場合は1枚、2枚で数える

3. 契約書は何部必要?

契約書

契約書を作成するときは何部用意すべきなのでしょうか。一般的なビジネスマナーでは、契約書は当事者の数だけ用意することが当たり前になっています。契約書を複数部用意するときは、最初に作成したものを原本(正本)、複製したものを副本や謄本と呼んで区別しましょう。
また、原本をそのままコピーして副本や謄本とした場合は、契約書の写しにも収入印紙を貼る必要があります。

3-1. 契約書は当事者の数だけ用意することが一般的

契約書は、原則として契約の当事者の人数分だけ作成する必要があります。例えば、2社間の契約の場合は契約書を2部、3社間の契約の場合は契約書を3部用意し、記名押印を行います。

そもそも契約書を作成する目的は、契約の内容や条件を明文化し、改ざんを防止するためです。民法の契約自由の原則により、契約は契約書がなくても成立します。
しかし、口約束で契約を締結すると、「いった」「いわない」の水掛け論になり、民事紛争などのトラブルに発展するリスクがあります。契約書を作成し、お互いが1部ずつ保管することにより、契約トラブルを未然に防ぐことができます。

3-2. 原本(正本)・副本・謄本の使い分け

複数部用意した契約書のうち、最初に作成したものを原本または正本と呼びます。原本(正本)を複製した契約書は、副本や謄本と呼んで区別します。原本(正本)・副本・謄本の使い分けを簡単に解説します。

① 原本(正本)とは

原本(正本)とは、最初に作成し、記名押印を行った契約書を指す言葉です。例えば、2社間で売買契約を締結する場合、売買契約書を2部作成し、1部ずつ保管します。この場合、自社と相手企業が保管する契約書がそれぞれ原本となります。

② 副本・謄本とは

契約手続きを簡略化するため、契約書を1部のみ作成し、複製して相手企業に交付する場合もあります。この場合、最初に作成したものを原本と呼び、複製したものを謄本と呼んで区別します。
また、厳密には原本の複製ですが、原本と同等の法的効力を持つ契約書を「正本」と呼びます。正本の控えは「副本」と呼び、正本と区別しています。

謄本 原本をそのまま複製したもの
副本 正本の控えとして作成したもの

3-3. 原本(正本)をそのままコピーした場合は収入印紙が必要

契約書が課税文書に当たる場合は、収入印紙を貼り付ける必要があります。契約書をコピーした副本や謄本であっても、以下の条件を満たす場合は印紙税の課税対象となります。

写し、副本、謄本などと表示された文書であっても、おおむね次のような形態のものは、契約の成立を証明する目的で作成されたことが文書上明らかですから、印紙税の課税対象になります。

(1) 契約当事者の双方または文書の所持者以外の一方の署名または押印があるもの

(2) 正本などと相違ないこと、または写し、副本、謄本等であることなどの契約当事者の証明のあるもの
引用:No.7120 契約書の写し、副本、謄本等|国税庁

4. 契約書の正しい数え方を確認しよう

グッドサインする男性契約書の数え方は、1部、2部と「部」を使うことが一般的です。ただし、契約書が1ページしかない場合は、契約書を「枚」で数えることもあります。電子契約書を交付する場合は、紙の契約書と同様に「部」で数えましょう。
契約の締結にあたって、契約書は当事者の数だけ用意する必要があります。契約書を複数部用意するのは、当事者全員が契約書の写しを保管し、契約内容の改ざんを防ぐためです。最初に記名押印を行った契約書を「原本(正本)」、契約書の写しのことを副本や謄本と呼んで区別する必要があります。
契約書の正しい数え方や、電子契約書を数える単位を改めて確認しましょう。

 

FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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