政府の推進する働き方改革の実現のため、脱ハンコに取り組む企業が増えています。

今回は、従来のハンコ文化の抱える問題点について確認しながら、脱ハンコ社会が進んでいる背景や、脱ハンコ社会のメリット・デメリットを解説します。

あわせて、脱ハンコを実現できるおすすめのツールについても紹介します。

1.脱ハンコ社会が進んでいる背景とは

近年多くの企業で導入されつつある脱ハンコですが、なぜこのような動きが見られるのでしょうか。

ここでは、脱ハンコが進む背景となった、ハンコ文化の抱える課題について取り上げながら、その理由について紹介していきます。

1-1. 業務の生産性を上げるため

従来の印鑑による作業の場合、押印前の準備や押印後の書類の管理など、避けられない業務が発生することが一般的でした。

しかし、このような押印に関わる業務は企業の利益に直接影響するものではなく、本来の業務に集中できない点とも相まって、かえって従業員の生産性を下げていたという実態があります。

この生産性の低下を解消し、業務効率をアップさせるという意味から、近年は脱ハンコに取り組む企業が増加傾向にあります。

1-2. ペーパーレス化を推進するため

印鑑による押印を行う書類では、どうしても書類管理の負担や印刷のコストも発生します。

しかし、脱ハンコを推進意識していくことで、押印のために出社する事態を避け、リモートワークの導入や定着をはかることができます。

1-3. リモートワーク推進のため

以前は、承認作業に印鑑での押印を必要としたため、押印のためだけに出社をしなければならない、ということも多く見られました。

しかし、脱ハンコを推進していくことで、押印のために出社する事態を避け、リモートワークの導入や定着をはかることができます。

2.脱ハンコ社会がもたらすメリット

脱ハンコ社会がもたらすメリットには、次の4つが挙げられます。

2-1. リモートワーク推進の足がかりとなる

脱ハンコを行うことで、ハンコを押すためにわざわざ出社をする必要がありません。そのため、脱ハンコをリモートワーク推進の足がかりとすることができます。

書類の承認状況などを社外から確認することもできるため、社員がハンコのためだけにオフィスに来る回数を減らすことも可能です。

2-2. 生産性の向上が可能となる

脱ハンコを進めることで、押印に関わる作業を削減できるため、社員が本来やるべき作業に集中できるというメリットがあります。

書類に押印をもらうという作業だけをとっても、紙の書類を使用するという性格上、保管や印刷、郵送作業などさまざまな作業が発生するのが現状です。

しかし、脱ハンコにより、これらの作業が電子化されるため、迅速なレスポンスも期待できるようになります。その結果、企業の生産性向上も見込めます。

2-3. 書類に関わるコスト削減が可能となる

脱ハンコにより、書類のプリントアウトにかかわる紙代やインク代、封筒代などさまざまなコストを削減することが可能です。

また、紙の書類を保管するためのスペースを確保する必要がなくなるため、オフィスの省スペース化にもつながります。

2-4. セキュリティリスクを軽減できる

紙の書類を扱う場合、どうしても改ざんや紛失といったセキュリティリスクについて無視することはできません。

しかし、文書を電子化し、脱ハンコの推進を行うことで、これらのリスクを回避することが可能となります。

3.脱ハンコ社会がもたらすデメリット

一方、脱ハンコ社会がもたらすデメリットには、以下の3つが挙げられます。

3-1. システム導入のためのコストがかかる

脱ハンコを行う場合には、電子契約サービスなどのシステムを導入する必要があります。多機能なサービスを導入すると、より多くのコストを要する場合もありますので、注意が必要です。

システムを導入する際には、脱ハンコにより削減できたコストを上回らない範囲での選定を行わなければなりません。

3-2. 社内の業務フローに変更が生じる可能性がある

脱ハンコを行うことにより、社内の業務フローに変更が生じる可能性があります。

企業の規模によっては、業務フローの変更が発生することで、マニュアルの作成や説明会などを行う必要も出てくるため、担当者にかかる負担も大きくなります。

そのため、業務フローの変更を行うための人員が割くことができない場合には、脱ハンコの推進が困難となる場合もあります。

3-3. 脱ハンコについて抵抗感を感じる人もいる

長年慣例となってきた押印の文化を見直し、脱ハンコの推進を行うことについて抵抗感を感じる人がいることも忘れてはいけません。

脱ハンコの導入を検討する際には、全従業員に納得してもらえるよう、しっかりとした説明が必要となります。

他部署などの「実際に押印業務で負担を感じていない人」からは、運用が変わることのリスクばかりが浮かぶこともあるでしょう。そのため、脱ハンコにはメリットを伝えても、抵抗感や運用方法の変更に伴うリスクから、脱ハンコの実現に至らないこともあります。このような場合には、導入メリットだけでなく「導入しないことによるリスク」を伝えることで導入が進むかもしれません。
当サイトで無料配布している「押印のためだけに出社は必要？ハンコ出社を是正するための方法」では、脱ハンコに関する省庁の動きや進めないことのリスクを紹介しています。また、脱ハンコの導入方法と運用例も紹介しているので、具体的な変更点もイメージしやすいです。なかなか社内の理解を得られないとお悩みの方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

4.脱ハンコを実現するためのおすすめツール

ここでは、脱ハンコを実現させるためのおすすめツールとして4つを取り上げ、紹介します。

4-1. 電子印鑑

電子データ化された印影である電子印鑑は、紙への捺印と同じく法的な効力を持ちます。

電子印鑑には、実際の印影をスキャンして画像化したもののほか、フリーの電子印鑑作成ソフトを利用して作成したもの、また本人の識別情報やタイムスタンプを組み込んだものがあります。

このうち、本人性の証明に有効とされるのが、本人の識別情報やタイムスタンプを組み込んだ電子印鑑です。

しかし、こうした電子印鑑を作成するためには、有料の電子印鑑作成サービスを利用する必要があります。

4-2. 電子署名

電子署名とは、電子化された文書について、「本人が作成したものであること」や「改ざんされていないこと」を証明するものを指します。

2001年に施行された電子署名法により、一定の条件を満たした電子署名が付与されている場合には、法的な効力が認められるようになっています。

文書に法的な効力を持たせたい場合には、電子署名の積極的な利用を検討してみるとよいでしょう。

4-3. 電子契約サービス

電子契約サービスとは、ビジネス上で多く取り交わされる契約作業について、クラウド上で完結させるサービスを指します。

電子契約サービスを利用することで、従来の紙ベースで取り交わす契約作業とは異なり、ペーパーレス化されたやりとりとなるため、契約作業の効率化につながります。

電子印鑑や電子署名とあわせて利用しますが、導入する電子契約サービスを選定する際には、セキュリティ対策がしっかりと施されているものを選定するようにすると安心です。

4-4. ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、クラウド上で書類の申請から承認までを行えるシステムを指します。

ワークフローシステムでは、今まで紙で行ってきた作業を電子化して行えるため、作業効率が向上し、迅速化できるというメリットがあります。

また、申請書類の管理や手続きの進捗状況も確認することが可能です。

企業への脱ハンコ推進に役立つという点でも、ぜひ導入しておきたいシステムといえるでしょう。

関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや注意点、比較ポイントを紹介

5.脱ハンコ社会の推進は企業の生産性にも大きな影響を与える

長く日本の企業に根付いたハンコ文化を見直し、脱ハンコに取り組むことで、企業の生産性向上やリモートワークの推進、紙ベースの書類に要していたコストの大幅な削減などが可能となります。

脱ハンコへの取り組みには、電子印鑑や電子署名、電子契約サービス、ワークフローシステムなどの導入を検討し、社内の脱ハンコを成功へと導きましょう。