ワークフローの改善のために専用のシステムを導入する事例が増えています
本記事では、ワークフローシステムを導入しワークフローをデジタル化するメリットや導入時のポイントについて紹介します。

1. ワークフローシステムとはワークフロー管理のためのオンラインシステム

ワークフローとは一連の社外業務を処理するための手順や流れのことを指します。業務の流れを確立し周知しておけば、誰が対応しても同一の処理ができるため、ミスやトラブルが軽減されます。
従来は人の手によりワークフローが確立され、紙ベースの管理が行われてきました。しかし現代ではIT化が急激に進んでおり、ワークフローシステムの導入事例も増加傾向にあります。
ワークフローシステムとは、パソコンやスマホ、タブレットなどを使ってワークフローを回すための専用システムです。デジタル上で申請データの作成や伝達、管理を行えるのがワークフローシステムの魅力です。オンライン上でデータを管理できれば、すべての従業員が時間をかけずスムーズに業務を進められるようになります。
ワークフローシステムには社内にサーバーや通信回線を構築するオンプレミス型と、オンラインサーバー上のシステムを使用するクラウド型があります。複数のシステムを比較し、自社に合った最適なシステムを選んで導入することが大切です。

2. ワークフローシステムを導入するメリット

ここからは、ワークフローシステムを導入する具体的なメリットについて紹介します。

2-1. 業務にスピード感が生まれる

紙ベースの書類には、やり取りに時間がかかるという問題点がありました。
承認する人が不在であったり別部署に郵送したりする場合には、数日という時間がかかってしまうこともあります。書類回付や送付というワークフローに数日間という時間がかかってしまうのは非効率的です。
デジタル上でワークフローを素早く回すことができれば、業務のスピードは飛躍的にアップします。

2-2. ヒューマンエラー対策になる

紙ベースの書類を使ったワークフローではたびたびミスが起こってしまいます。特に、ワークフローのプロセスが多い職場では、伝達のミスや記載のミスが増えてしまうものです。
ミスが起こるたびに書類を作り直したり伝達し直したりといったプロセスを繰り返すのは非効率的です。ときには複合的なヒューマンエラーが起こり、大きなトラブルに発展してしまうことがあるかもしれません。
ワークフローシステムは一連のフローを管理できるシステムです。フローが可視化できるので伝達のミスが起こりにくくなり、さらに状況を逐一チェックすることが可能となります。また、データのミスも入力のし直しという簡単な対処で修正できます。
ヒューマンエラーを減らして効率よく業務を回せるのも、ワークフローシステム導入の良さといえるでしょう。

2-3. リスクマネジメントにつながる

専用のワークフローシステムにはセキュリティシステムが搭載されています。システム上に保存されたデータはセキュリティで保護されるため、情報漏洩のリスクを大きく軽減することが可能となるのです。
紙ベースの書類には持ち出しによる紛失や汚損、保管中の紛失といったリスクがあります。これらの管理の負担を軽減するためにも、セキュリティ対策が万全なシステムを選んで導入してみましょう。

2-4. ペーパーレスを実現できる

紙ベースの書類を削減できるのも、ワークフローシステムで業務改善を行う大きなメリットです。
紙の書類には印刷代や郵送代、書類の保管コストといったさまざまなコストがかかります。デジタルに移行すれば、これらのコストはかからなくなり、企業全体のコストダウンを実現できます。
ワークフローシステムを導入すれば、データを保存してオンライン上で検索やチェックを行うことが可能となります。書類のファイリングをしたり必要な書類を探したりといった手間が省けるのもシステム導入のメリットといえます。

2-5. リモートワークに対応できる

紙ベースの書類は社内でのやり取りが基本となるため、出社しなければ処理できませんでした。リモートワークをしたいにもかかわらず書類処理のためにわざわざ出社しなければならないというのは、従業員にとって大きな負担になってしまいます。
ワークフローシステムを使えるようになれば、各種申請や承認はオンライン上で行なえます。在宅勤務やリモートワークなど多彩な環境に対応できるのも、ワークフロー改善の大きなメリットです。
このようなワークフローシステムのメリットを把握したうえで、どのようにワークフローシステムを選べばよいのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方に向けて、当サイトではワークフローシステムの選び方からワークフローの導入イメージまでわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローシステムの導入を検討されている方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

3. ワークフローシステムを導入するときの注意点

ワークフローシステムの導入には業務効率化という大きな目的があります。より効率を高めるためにも、自社に合ったツールを見極めることが大切です。
ここからは、ワークフローシステム導入にあたって知っておきたいポイントをチェックしましょう。

3-1. 自社にとって必要な機能が搭載されたものを選ぶ

ワークフローシステムにはさまざまなタイプのものがあります。
多くの機能を搭載したものを選べばあらゆる場面で活用でき便利です。その一方、デジタル移行に慣れていない従業員が多い部署に対して多機能ツールを採用すると、かえって混乱を招くおそれもあります。
ワークフローシステムを導入する際には、自社に必要な機能が過不足なく搭載されたものを選びましょう。カスタマイズができるワークフローシステムであれば、不要なシステムをオフにして必要なもののみを採用するなどの柔軟な対応ができます。

3-2. 外部連携ができる機能を選ぶ

ワークフローシステムは、できれば外部のシステムと連携できるようなものを選びましょう。
社内の別のシステムと連携させて使えるワークフローシステムを導入すれば、さまざまなワークフローをデジタル上で柔軟に進められます。また、重複する業務プロセスを削減できるのも外部連携できるシステムの魅力です。
自社の既存システムとの相性がいいワークフローシステムを選び、業務効率化を目指しましょう。

3-3. ワークフローシステムの活用方法を周知する

せっかく業務効率改善のためにワークフローシステムを導入しても、従業員が適切に扱うことができなければ効果はありません。操作がよくわからず面倒と思わせてしまうと業務効率がかえって下がってしまう上、モチベーションの低下が起きるおそれもあります。
ワークフローシステムを導入する際には、すべての従業員が感覚的に扱えるようなものを選びましょう。講習会や研修を1回行えば操作方法を十分に覚えられるようなものであれば、負担がかかることはありません。
また、従業員に十分な周知をすることや、従業員が困っているときにきめ細やかなサポートを行うことも大切なポイントです。

4. ワークフローシステムのポイントを押さえて失敗を防ごう

ワークフローシステムには、業務の効率を高められることやセキュリティ対策ができることなど、数多くのメリットがあります。一方、自社に合っていないワークフローシステムを導入してしまうと、思ったように運用できずかえって手間がかかってしまうことがあるかもしれません。
自社に合った機能が多く搭載されているものやカスタマイズができるものを選ぶのが、ワークフローシステム導入の失敗を防ぐためのポイントです。