ワークフローを活用して内部統制を行う3つのポイントを紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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ワークフローを活用して内部統制を行う3つのポイントを紹介

内部統制

会社にとって絶対に意識しなくてはいけないのが内部統制です。昨今はコンプライアンスへの意識が高まりつつあります。外からも厳しい目でコンプライアンスを遵守しているか、法令違反はないかなどが見られるようになりました。

コンプライアンス違反や法令違反を犯さないために、整備しなくてはいけないのが内部統制です。本記事では内部統制について解説いたします。また、ワークフローを活用して内部統制を行う際のポイントも紹介しているので、ぜひご確認ください。

1. 内部統制とは?

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内部統制とは会社を健全に運営するための仕組みのことです。金融庁が定める定義では「統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング(監視活動)及びIT(情報技術)」の6つの要素を取り入れることで、内部統制の目標をすべて達成できるようになるとされています。

そもそも「会社を健全に運営する」というのはどういったことでしょうか。昨今では会社内での横領や脱税、パワハラなどがニュースになることも珍しくありません。健全な運営を簡単に説明すると、こういった不祥事を起こさないことなのです。

また、業務を効率よく進めることも内部統制に含まれます。社員が自らのやり方で業務を進めると、会社として業務を管理することができません。その結果、協力して業務を進めたり誰かがその業務を代行したりすることができなくなります。

業務が属人化してしまうのは、会社にとってあまり望ましくありません。業務の非効率化にも繋がってしまいます。内部統制はそういった事態を防ぎ、会社が健全に活動できるように金融庁によって定められているのです。

ちなみに内部統制を整備することは「上場企業と取締役会を設置している大企業」のみ法律によって定められています。つまり、中小企業などは内部統制の整備を行う義務はありません。

しかし、業務効率化などのメリットはあるので、ほとんどの企業は内部統制の整備に積極的に取り組んでいます。

2. 内部統制の重要性

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内部統制の重要性は業務効率化につながる点だけではありません。最も重要なのは企業が法律違反を犯さないようにする点にあります。

先ほど横領や脱税などの不祥事を起こさないようにするのが内部統制を整備する1つの目的と説明しました。しかし、気づかぬうちに不正を行ってしまうケースもあります。

例えば、脱税とは意図して不正に経費を計上したり資産を隠したりして、行われるケースばかりではありません。単純な経理担当者のの計算ミスの結果、誤った金額の税金を納付してしまい、脱税につながる可能性もあるのです。

こういった意図的ではない法令違反を犯さないためには、内部統制を整備しておく必要があります。ダブルチェックの仕組みを導入していれば、計算ミスが起こる可能性を減らせたでしょう。計算を自動で行うシステムを導入していれば、計算ミスを減らせるのと同時に業務効率化にも繋がります。

社会が企業を監視する目は厳しくなりつつあります。少しのミスが大きな信用の損失につながる可能性があるので、内部統制は徹底して整備しておかなくてはいけません。

しかし、内部統制の整備といっても具体的にどのようにすればいいかわからない方もいるでしょう。そこで重要になるのがワークフローです。次はワークフローについて解説いたします。

3. ワークフロー(ワークフローシステム)とは?

ワークフロー

ワークフローとは会社が定めている業務の流れのルールのことです。例えば、ボールペンがなくなったので新しく購入したいとします。

その際に上司にボールペンが買いたいという旨の申請を行い、その上司が管理部門に申請を行い、最後に総務担当が発注するといった流れでボールペンが購入されるとします。この流れがワークフローです。

ワークフローがないとボールペンがなくなったことに気づいた人が勝手に購入して経費計上したり、どうやって購入すればいいかわからないのでいつまでも新しいボールペンが購入されなかったりします。

会社が業務を管理するためには、ワークフローを設けることが欠かせないのです。
このように、どの会社にとってもワークフローは必要です。ワークフローの敷き方は企業によって異なり、紙の申請書を提出する方法やワークフローシステムを導入して活用する方法などがあげられます。

関連記事:ワークフローとは?意味や作り方・システムの比較方法も解説

4. ワークフローを導入することで内部統制を強化できる理由

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ワークフローの導入は内部統制の強化に繋がります。なぜなら、どのように業務を進めればいいかが明確になっていれば、ミスや法令違反を犯す可能性が少なくなるからです。

特定の業務の進め方が不明瞭だとしましょう。不明瞭なら社員は独断で業務を進めなくてはいけません。つまり、そのやり方が法令を遵守しているかどうかを会社が判断することができないのです。

しかし、会社がワークフローを導入していれば、事前に会社が法律上問題のないやり方を指定して社員に行わせることができます。会社が事前にチェックした業務を社員が行うことになるので、法令違反は起こりづらいのです。

また、業務を進めていく際には、上司などから承認を受けなくてはいけない場面があります。この承認ルートがワークフローによって定められていると、その業務についての情報を知るべき人が知らなかったという事態を防げます。

仮に間違った方法で業務を進めようとしても、承認ルートがワークフローで定められていれば、誰かが問題に気づけるのです。こういった点も法令違反の防止に繋がっています。

もちろん、業務にはいろんな種類があります。突発的に発生する業務もあるので、全ての業務においてワークフローを導入するのは難しいでしょう。しかし、ある程度はワークフローを導入することで、会社が予期せぬ事態を防げるのです。

5. ワークフローを活用して内部統制を行うポイント

ビックリマーク

ワークフローを活用して内部統制を行う際には、3つのポイントを意識する必要があります。それらについて確認していきましょう。

5-1. ワークフローがわかりやすい

まずはワークフローの内容がわかりやすいことです。新入社員でもそのワークフローを見れば業務の流れが理解できるようにしておきましょう。

ワークフローがわかりづらいと、社員がその内容を誤解してしまい、ミスにつながる可能性があります。専門用語などを使ってワークフローを作るのはできれば避けるのが望ましいです。

しかし、わかりやすく記載をするにも限界があるので、わからなかった場合にどうすればいいかも明記しておくとよいでしょう。間違った判断のまま業務を進めさせないようにしてください。

5-2. ワークフローを確認できる場所を明確にしておく

次にどこにワークフローが記載してあるかを明確にしてください。承認に関するワークフローなどはシステムを導入することで、自動的にその順番通りに承認が進むようになっています。

しかし、業務はオンライン上で処理できるものばかりではありません。どのように業務を進めればいいかわからなくなった際に、ワークフローをすぐ確認できるような環境を構築しておくことが大切です。

社員にはワークフローを確認できる場所を周知しておきましょう。ワークフローを導入してはいるものの、誰も確認しておらず有効に活用されていないケースはあります。そうならないようにワークフローの確認場所を明確にしてください。

5-3. 運用コストを考える

業務の流れを会社が定めるだけであれば、運用コストはかかりません。しかし、承認などのプロセスが円滑に進むようにしようとすると、優れたシステムの導入は必須です。その際に発生するコストについては、よく考える必要があります。

コストが安ければいいというものでもありません。会社にとって負担にならず、導入するメリットが大きいシステムを選ぶ必要があります。システム導入にかけられる予算について、まずは洗い出してみてください。

6. ワークフローを活用して内部統制を強化

笑顔で仕事する女性

ワークフローの活用は内部統制の強化に役立ちます。まだ、ワークフローを導入していない企業の方は、この機会にワークフローの導入を検討してみてください。

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OHSUGI

OHSUGI

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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