ワークフローとは?意味や改善ポイントを詳しく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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ワークフローとは?意味や改善ポイントを詳しく解説

PCに浮かぶフォルダ

ワークフローとは職場における業務の一連の流れのことです。ワークフローが停滞すると業務の効率が大きく下がってしまうことになるので、意識的な改善が必要となります。
本記事では、ワークフローを意識する意味やワークフローの問題点、改善点について詳しく解説します。

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1. ワークフローとは社内の業務の一連の流れのこと

矢印が階段をあがる

ワークフローは、社内業務に関する一連のやり取りや流れのことをいいます。
日々行っている仕事にはある程度決まった流れが確立されていることが一般的です。例えば社内備品を発注するときには、備品を必要とする人が上司に申請をし、上司が担当者に引き継いで発注を行うといったフローがあります。もちろん、社内の複数人が関わる複雑なフローを経る業務も多々あります。
ワークフローが機能していない場合、企業の業務サイクルが崩れたりスピード感が損なわれたりといった問題が生じます。不要な業務が多く発生し、生産性が大きく低下してしまうおそれもあります。最悪の場合、経営判断を誤ってしまい、トラブルに発展することがあるかもしれません。
業務効率や生産性を高めるためにも、ワークフローのパターンを洗い出して可視化する必要があります。社内の人員によってワークフローをコントロールするのが難しいときには、ワークフローシステムツールの導入などデジタル化も検討してみましょう。

2. 紙によるワークフローの問題点

大量の書類

ワークフローを紙の書類で運用する企業は少なくありません。申請の書類を各種用意して運用すれば一見便利に思えます。しかし、紙の書類には必要な書類を探し出す手間や決済する手間がかかるものです。
紙ベースの書類は、ワークフローのどこかのポイントで停滞してしまうことがあります。提出された紙の申請書を次にどの担当者に回すのか悩まされたり、担当者がつい書類を溜めてしまったりすると、ワークフローは滞ってしまうことになります。1つ1つの停滞は小さなものですが、いくつものワークフローが停滞すると業務が圧迫され、大幅な効率ダウンにつながってしまいます。
紙の書類には進捗状況がわからないというデメリットも考えられます。特に、書類がどこかで停滞しているときに進捗状況が把握できないのは大きな問題です。
社外や関連会社との間で書類をやり取りするときには郵送のやり取りが必要となります。紙の書類の郵送には数日間の時間を要するため、どうしても効率が下がってしまいます。
また、紙ベースの書類は保管や管理にも手間がかかります。管理する人員の確保、管理場所の確保にはコストもかかってしまいます。紙ベースの書類は整理が難しいため、膨大な紙ベースの中から必要なものがピックアップできず困らされるトラブルも起きるかもしれません。
こういった問題点を解決するために、思い切って紙の申請書を廃止する動きも出てきています。
一方で、紙の申請書以外でどのようにワークフローを構築するのかよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、そのような方に向けて、ワークフローのシステム化についてわかりやすく解説した無料のハンドブックをお配りしています。ワークフローのシステム化についてより具体的に知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3. ワークフローを改善するポイント

理解 男性

業務に無駄が生じていると感じられるときには、ワークフローの改善を行いたいものです。
例えば、ワークフローにおいて承認を求める担当者が必要以上に多いのは非効率的です。また、特定の部署に承認申請が集中することによって、ワークフローが滞ってしまっている可能性も考えられます。
まずは各ワークフローをチェックし、無駄なプロセスがないかを洗い出しましょう。業務の流れを明確に把握することで、最低限必要となるワークフローも見えてくるものです。
ワークフローに不要なフェーズがあるときには、ルートの改善を行うのが効果的です。承認する担当者の数を減らすなどの改善によって、ワークフローの時間短縮やコスト削減、負担軽減が実現できます。
紙ベースの書類を使ったワークフローを改善するために、電子化や自動化を検討してみましょう。
一連のワークフローを自動化させる専用システムのことをワークフローシステムと呼びます。ワークフローシステム導入によって、社内の各種申請、稟議、社外とのやり取りなどの業務手続きをデジタルに移行できます。

4. ワークフローを改善するメリット

メリットワークフローに無駄なプロセスがあるときには、必要に応じて業務改善

の対応を行いたいものです。ワークフローを改善すれば、企業には以下のように多くのメリットがもたらされます。

4-1. すべての従業員がワークフローに沿って業務を行える

ワークフローが確立されていれば、すべての従業員がフローに沿った業務を行うことが可能となります。
ルール化された一連のワークフローはいわばマニュアルのような役割を果たします。結果として、業務が効率的に進みやすくなり、問題も起きにくくなるというメリットが得られます。

4-2. 業務の全体像をつかみやすくなる

無駄なプロセスがある状態が続くと、業務がどのように遂行されるかのフローがわかりにくくなるおそれがあります。結果的にミスやトラブルが起こりやすくなるため、適宜ワークフローを改善して効率化を図る必要性が生じます。
適切なワークフローが機能していれば、関連する業務の全体像が見えやすくなります。一連の作業が可視化できれば問題が起きにくくなり、作業効率もアップしやすくなるものです。

4-3. 無駄な業務を省くことができる

ワークフローに無駄なプロセスがあるときには、無駄を省く改善策が必要となります。
例えば承認に手間がかかっているときには承認の人数を減らしたり、書類の受け入れ方法を見直したりといった方法で対処できます。また、書類整理の方法を見直して無駄を省く方法も考えられます。
ワークフローをシステム化すれば無駄はさらに削減できます。書類を他部署に回したりファイリングしたりといった手間がなくなるのはシステム化の大きなメリットです。
ワークフローにおける無駄な手順を省くことができれば、業務のプロセスが減り効率がアップしやすくなります。

4-4. 内部統制が強化されやすくなる

ワークフローを徹底することによってすべての従業員が一定のルール内で業務を遂行することが可能となります。ワークフローが適切に機能していることは、企業が統制されることにもつながります。
例えば紙媒体のワークフローでは、必要な承認を得た上で決裁を進めればトラブルを防止できます。専用のワークフローシステムを使った運用であれば、さらにアクセス管理などの対処を行い、情報漏えい防止やデータの一元管理といった対処も可能となります。
管理者には、ワークフローが適切に運用されているか、すべての段階において問題が起きていないかをこまめにチェックしコントロールすることが求められます。ワークフローの逸脱によるトラブルを防ぐためにも、プロセスを適切に管理しましょう。

5. ワークフローを改善して業務を効率的に!

喜ぶ女性

ワークフローとは業務における一連の流れのことを指します。
ワークフローを確立することによって業務の流れは可視化されます。業務をスムーズに進め内部統制を図るためには、無駄を省いた適切なワークフローの運用が必須となります。
より効率をアップさせることを目的としてワークフローシステムを導入するのもおすすめの方法です。まずは自社に合ったシステムを選んで導入し、使用方法を従業員に周知することから始めてみましょう。

稟議の承認をもっとスムーズにしたいと感じていませんか?

「承認までの流れが遅い」「今誰が稟議を持っているのかがわからない」「承認のためだけに出社しなければいけない」 などのお悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ワークフローをシステム化することで、以下のようなメリットがあります。 ①リアルタイムでの承認・進捗状況が把握できる ②リモートワークなどどこにいても稟議対応ができる ③稟議の紛失リスクがない

ワークフローシステムが自社の課題解決につながるかどうかを知るためには、まずワークフローシステムが何かを知っておく必要があります。

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大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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