業務の効率化や柔軟な働き方の導入など、これらを実現するために脱ハンコは欠かせない要素です。
とはいえ、企業がハンコ文化から抜け出すためには、社内の意識改革や取引先への周知など、段階を踏んだ対応が必要です。

この記事では、政府が進める脱ハンコの動きや企業に脱ハンコが必要な理由、脱却のメリット、具体的な導入方法を解説します。

1.脱ハンコが必要とされる理由

長らく、日本のハンコ文化がデジタル化推進の妨げとなっていました。脱ハンコが必要な理由は、働き方改革やデジタル化を推進することにあります。

そのため、政府でも脱ハンコを推進し、2020年9月には、約99％の行政手続きで、押印の廃止を決定しました。

1-1.テレワークの普及など働き方改革推進のため

2019年4月より働き方改革関連法案が施行され、企業でも引き続き労働時間の削減などの取り組みが求められています。働き方改革の目指すものは、働く人が個々の事情により柔軟な働き方を選択できる社会です。これにより、1億総活躍社会の実現を目指しています。

では、なぜこのような取り組みが必要かといえば、少子高齢化の進行による労働力不足の解消が必要なためです。

そのため、子どもを育てながら働けたり、介護をしながら仕事を続けられたりなど、働き方を選択できる仕組みが必要です。テレワークのように場所を選ばず働けることは、多様な働き方の実現につながります。そのため脱ハンコが求められています。

1-2.業務の効率化が必要なため

働き方改革のもう一方の狙いは、労働生産性の向上です。

労働生産性の向上では、労働者1人ひとりが無駄なく質の高い仕事をしていくことが必要ですが、その上で問題となるのが、ハンコが関連する業務です。押印が必要ということは、紙書類で仕事を続けることと同義であり、ペーパーレス化の妨げにもなります。

請求書の作成や印刷、郵送、保管など、紙書類に押印が必要な業務は手間もコストもかかり業務効率化の大きな妨げとなります。これらを見直し、デジタル化を進めれば業務効率の改善にもつながるでしょう。

1-3.日本政府も脱ハンコを推進

以上のように、書面・押印・対面を基本とした仕事では、働き方改革を進めることは困難です。日本政府もデジタル化の推進や新型コロナウイルス感染症への緊急対策のため、2020年9月より民間から行政に対する手続きの約99％について原則押印廃止を決定しました。[注1]

なお、民間企業へも押印などの商習慣への自主的な見直しを求め、「押印についてのQ＆A」をまとめ、発表しています。押印の民法上の意味や必要性を解説し、商習慣的押印の多くが不要であることや、電子署名などに変更可能であることをまとめています。[注2]

[注1]「書面規制、押印、対面規制の見直し・電子署名の活用促進について」｜内閣府
[注2]「押印についてのQ&A」｜法務省

2.脱ハンコによるメリット

脱ハンコを進めるということは、同時にペーパーレス化や業務のデジタル化を進めることにもつながります。これらを合わせることで生まれるメリットを解説します。

2-1.生産性の向上

社内稟議の承認や回覧の確認印、請求書への押印、契約書の締結など、業務の中で紙への押印が必要なものをあげればきりがありません。

社内外の業務の脱ハンコが進めば、進捗状況を可視化でき、無駄なく業務を進めることも可能となります。また、紙書類のように綴ったり、ファイル別に保管したりする必要がないため、管理の手間も削減できます。

2-2.コストカット

ハンコを業務に使っていると、ハンコ自体の劣化による買い換えが必要です。また、紙書類はコピー用紙代や、郵送代だけでなく、収入印紙の貼り付けや保管のためのファイル代などもかかってしまいます。

脱ハンコが進めば、電子的に作成したデータは劣化の心配がないため、印鑑などを買い換える必要もありません。また、web上で作成や送受信、保管ができるため、紙書類にかかるようなコストの多くを削減できます。
破棄のために専門業者に依頼をしていたなら、それらの人件費も必要ありません。

2-3.コンプライアンスの強化

紙書類の場合、紛失や破損などの恐れがあり、対応状況を確認できないため処理漏れなども発生しやすくなります。
しかし、電子データなら必要なセキュリティ対策を施せば紛失や破損の恐れも少なく、流出などの危険も減らすことが可能です。

また、処理についてもタスクや通知などで管理しやすく、間違いがあればインターフェイス上で警告する仕組みもあるため、人的ミスを減らすのにも役立ちます。

このように、脱ハンコの導入には多くのメリットが存在します。ですが、既存の運用を変更することになるため、導入が進まない企業も少なくありません。同僚だけでなく、上司や他部署、会社上層部にも納得してもらうためには、脱ハンコの導入効果を簡潔にわかりやすく伝える必要があるでしょう。
当サイトで無料配布している「押印のためだけに出社は必要？ハンコ出社を是正するための方法」では、脱ハンコを進めないことによるリスクや脱ハンコの成功事例などをわかりやすく解説しています。現状で押印業務に課題を感じていない方にも、脱ハンコを進める必要性を理解してもらえる内容になっているので、「社内の人を説得したい」という方におすすめです。興味がある方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3.脱ハンコを進めるための方法

会社の脱ハンコを進めるためには、文書を選別し、社内文書から押印を廃止するなど、スモールスタートで広げて行くとよいでしょう。

特に、社内の脱ハンコは自社でだけで進められるものの、社外取引の脱ハンコは取引先の了解も必要です。そのため、長い目で見て計画を立てることが大切です。脱ハンコを進める手順を紹介します。

3-1.押印が必要な文書を選別する

まずは、社内外で押印をしている文書に、本当にハンコが必要か確認しましょう。なお、e-文書法などが整備されたため、社内稟議だけでなく、請求書や領収書など多くの文書は押印の必要がなく、電子化が可能です。

押印が不要な文書が分かったら、優先順位をつけて脱ハンコを進めます。まずは社内文書のように、始めやすいものから脱ハンコをするのがおすすめです。また、ハンコ文化が根強い会社の場合、まずは社内の意識改革から始める必要もあります。

3-2.脱ハンコに必要なツールの導入

脱ハンコでは、ワークフローシステムや電子契約システムなどの専用システムを導入するとスムーズに進めやすくなります。

ワークフローシステムとは、社内稟議の作成や承認などを電子化できる仕組みです。これにより、稟議書の承認や休暇申請や有給取得など、社内でハンコが必要だった書類の脱ハンコが可能となります。

電子契約システムとは、社外取引に必要な契約を電子化する仕組みです。紙書類への署名捺印に変わり、電子文書への電子署名とタイムスタンプの付与により、法的効果を維持できます。これらの仕組みにより、紙に依存しないワークフローを構築しましょう。

関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや注意点、比較ポイントを紹介

3-3.取引先へ電子化の対応をする

社外取引に使う書類の脱ハンコは、先方の了承も必要なため強引に進めることはできません。そのため、請求書や領収書など電子化しやすいものから脱ハンコを進めるとよいでしょう。契約書もメール認証のみで締結できる仕組みがあるため、それらを活用してみましょう。

なお、取引先に送付する書類の脱ハンコでは、事前にいつから電子化するか周知し、電子化が難しい企業は個別に対応するなどの配慮が必要です。

また、請求書のメール送信や電子契約の締結では、うまく表示できなかったり、使い方が分からなかったり、事後にトラブルが発生する可能性もあります。先方でトラブルが起きた際、自社で誰がどのように対応するのか、仕組みを整えることも必要です。

4.企業の脱ハンコを進め働きやすい環境を整備しよう

働き方改革の推進やデジタル化、業務の効率化、コスト削減など、脱ハンコが必要な理由は多岐にわたります。企業がハンコ文化から脱却できれば、従業員の働きやすい環境を整えるのにも役立ちます。

脱ハンコを進める際は、社内の意識改革から着手するなど、スモールスタートが取り組みやすいでしょう。