電子契約のやり方を徹底解説！電子契約の基礎から導入方法まで紹介

ジンジャーTOP>ブログトップ>電子契約>電子契約のやり方を徹底解説！電子契約の基礎から導入方法まで紹介

電子契約

更新日: 2023.1.20
公開日: 2022.6.22
【監修者】佐藤一清
(行政書士)

電子契約とは、PDFなど電子的に作成した契約書で締結する仕組みです。
なお、電子契約にも法的効力は認められるものの、本人性や非改ざん性などを担保する仕組みが必要なため注意しましょう。
この記事では、電子契約の基礎知識と、電子契約の始め方、導入メリットを解説します。

1.電子契約の基礎知識
2.電子契約の具体的なやり方
3.電子契約を導入するメリット
4.電子契約の導入は業務効率化やコスト削減にも効果的！

電子契約は安全？導入メリットは？ガイドブックで解説！

電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。

▼「【最新版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決！
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果　など

無料ダウンロードはこちら

1.電子契約の基礎知識

従来の契約締結では、紙の契約書に署名捺印をするのが一般的でした。
しかし最近では、関連法の整備が進んだため、電子的方法により契約締結が行えるようになりました。
電子契約では、データ化された契約書に電子署名やタイムスタンプなどを付与して契約を結びます

1-1.電子契約も法的効力が生じる

電子契約により締結した契約書も、紙の契約書に署名捺印をしたものと同等の法的効果が電子署名法第3条により保証されています。ただし、電子的に作成した文書は、改変や改ざんが容易なため、これらを防止する仕組みを備えることが求められます。

具体的には、文書の本人証明や非改ざん証明をする電子署名や、存在証明と非改ざん証明をするタイムスタンプなどを付与しなければいけません。これら2つの仕組みがそろうことで、文書の完全性を保証できます。

電子契約のやり方にはさまざまな方法があるものの、法的な証拠として有効な契約をしたい場合、上記を満たしているか確認するとよいでしょう。

2.電子契約の具体的なやり方

電子契約を結ぶ方法としては下記2つのやり方があります。

・電子契約書を作成しメールで送信する
・電子契約システムを導入し締結する

なお、1のやり方は手軽ではあるものの、文書の改ざん防止策など、全て自社で整備しなければいけません。そのため、2の電子契約システムを導入するやり方が一般的です。
ここでは、電子契約システムを導入した電子契約のやり方を解説します。

2-1.電子契約システムを導入する

まずは、自社に電子契約システムを導入しましょう。電子契約システムでは、以下のように、電子契約に必要な基本的機能が備わっています。

・契約書テンプレート
・契約締結ワークフロー
・電子署名・電子印鑑の付与
・タイムスタンプの付与
・電子証明書の付与や確認
・検索機能
・原本管理機能
・外部システム連携

これらの仕組みにより、契約業務を効率化できるだけでなく、法的効力を備えた電子契約が可能となります。
電子契約システムの多くはクラウド型で、Webブラウザ上で使えるものが多くあります。そのため、導入のためにアプリなどをインストールする必要もありません。
なお、導入費用や月額利用料、細かなサービス内容には違いがあるため、自社で使いやすいものを選ぶことが大切です。