電子印鑑の正しい使い方とは？電子印鑑の作り方についても解説
近年、テレワークの普及に伴い、電子印鑑を採用する企業も増えてきました。しかし、電子印鑑とは何か、そもそも法的に効力があるのか疑問に思っている方もいます。
当記事では、電子印鑑の概要と使い方、無料・有料の電子印鑑の作り方についてご紹介します。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
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1.電子印鑑とは？
電子印鑑とは、電子的な文書に押印できるように作られているデータ化された印鑑・印影のことです。主にPDFやWordなどで作成した文書に押印するために用いられており、契約書などの文書を当事者間で素早くやり取りするのに適しています。
電子印鑑には大きく分けて2つの種類があり、どちらも法的な効力があると認められるものです。では、電子印鑑の種類と法的な効力について見ていきましょう。
関連記事：電子印鑑とは？法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説！
1-1.電子印鑑の種類
電子印鑑は、大きく分けて2つの種類があります。
1つは、単に印影を画像化したものです。
実際に押印された印影を画像として取り込み、PDFなど電子文書に貼り付けられるようになっています。
フリーソフトを使って誰でも電子印鑑を作成でき、デザインなどもさまざまです。
ただし、誰でも簡単に複製できてしまうため、悪用されてしまう恐れや法的な効力が疑問視されてしまう可能性があります。公的な文書に用いるのは避けるのが無難で、主に社内だけで使用できるものと考えて、認印と同じような使い方をするものと考えましょう。
もう1つの種類は印影にタイムスタンプの情報が付与されるものです。
タイムスタンプとは、その印影が押印された日付や時刻を示す文字列のことで、いつ、どこで押印がされたかを識別できます。つまり、複製や偽造が難しく、高いセキュリティを保てるのです。
電子印鑑専用のソフトやクラウド上のサービスを使って使用するもので、多少コストがかかりますが、セキュリティを確保できるという大きなメリットがあります。
1-2.電子印鑑のメリット
電子印鑑の導入には主に4つのメリットがあります。
まず契約などの業務の効率化が挙げられます。
電子印鑑を導入すれば、契約書の作成などのために取引先に赴いたり、顧客にオフィスまで来てもらったりする必要がなくなります。すべての作業をパソコン上で行えるため、素早く、確実に契約業務が行えるでしょう。
2つ目のメリットは、文書の閲覧やチェックがスムーズになる点です。
文書の閲覧やチェックは幾人もの人が行う必要があり、チェックのたびに文書をやり取りしなければなりませんでした。しかし、契約書と同様に、メールやチャット上で文書を送り、電子印鑑で押印すれば移動の必要がありません。
3つ目のメリットは、ペーパーレス化の実現です。
電子印鑑で押印し、電子文書をハードディスクに保存できるようになれば、紙で契約書などを印刷しなくてもよくなります。ペーパーレス化が実現でき、紙の書類を保管するスペースも節減できるでしょう。
さらに、セキュリティ対策が強化されるのが4つ目のメリットとなります。もし有料の電子印鑑を作成すれば、タイムスタンプが付与され偽造や複製ができなくなり、誰かがなりすましで押印することも難しくなるでしょう。
高いセキュリティで契約ができるようになり、より安心感が生まれます。
1-3.電子印鑑のデメリット
電子印鑑のデメリットは、やはりコストがかかることです。
無料の電子印鑑の場合、コストをかけずに導入が可能ですが、セキュリティ面で不安があります。一方、有料の電子印鑑を作成する際には、数百円のコストがかかります。
契約印や実印を作成する有料プランの場合、月額1万円前後の費用がかかると想定しておきましょう。
1-4.電子印鑑の法的効力
電子印鑑の導入の際に気になるのは、「本当に法的な効力があるのか」ということでしょう。
結論からいえば、タイムスタンプが付与されるような電子印鑑の場合、法的な効力があると見なされます。これは2001年に施行された電子署名法に記載されています。
ただし、国の指定する認証事業者が発行する電子証明書が必要です。
一方で、無料の電子印鑑のように誰でも作成できるものの場合、公的な文書では法的な効力が保証されないこともあります。実際の印鑑でも認印は法的な効力が少ないと考えられているのと同じなので、どの状況で電子印鑑を使うかは慎重に検討しましょう。
2.電子印鑑の正しい使い方
電子印鑑を作ってしまえば、使い方自体はそれほど難しくなく、画像データを電子文書に貼り付けるだけです。
たとえば、契約書の作成などでよく用いられるExcelであれば、簡単に電子印鑑の押印ができます。
「挿入」を選択し、「図」の中の「画像」をクリックします。
「図の挿入」という小さなウィンドウが立ち上がるので、自分が使う電子印鑑のデータを選びます。
「挿入」を押すと、電子印鑑の印影が契約書に挿入されるので、位置を調整して押印とします。
PDFでは、自分の苗字を入力するだけで簡単に電子印鑑の印影が作成できます。
もちろん、より重要な書類に押印する場合には、タイムスタンプが付与された電子印鑑など、よりセキュリティが高い印影を用いるようにしましょう。
3.電子印鑑の作り方
電子印鑑の作り方は、無料と有料の2つの方法があります。
無料で電子印鑑を作りたい場合、無料の作成ソフトを使って電子印鑑を作ることになるでしょう。
インターネット上の無料作成ソフトの中には、10,000程の苗字が登録されており、自分の情報を入力するだけで簡単に認印が作れます。数分で電子印鑑が作れるのでとても便利ですが、珍しい苗字の方や外国人の方は利用できないので注意が必要です。
さらにExcelやWordで電子印鑑の印影を作りたい場合には、印影をスキャンして画像として取り込むことが可能です。白い紙にしっかり押印し、スキャンもしくは撮影し、パソコンに取り込みます。
それだけでは余白ができてしまうので、トリミング機能を使って余分な部分をカットし、ペイントを使って印影以外の部分を透過する処理を施せば、そのまま電子印鑑として使えます。
有料で電子印鑑を作りたい場合には、有料の電子印鑑ツールを使うのが一般的です。
さまざまなプランが用意されているので、利用するシーンやコストに応じて自分に合ったプランを選択します。社印を電子印鑑にしている企業もあり、個人だけでなく法人でも有料のツールを使って電子印鑑の作成が可能です。
作り方はそれほど難しくなく、個人名や法人名、タイムスタンプに付与するための識別情報などを入力すれば完了です。
後は、契約書などの書類を作成して、必要な箇所に電子印鑑を挿入すれば押印が完了します。電子印鑑の作り方で難しいことはほとんどないので、ぜひ無料のツールから試してみて、便利だと思えば有料のツールを使ってみましょう。
4.電子印鑑はデメリットも把握して導入しよう
電子印鑑には、業務の効率化やペーパーレス化の実現など多くのメリットがあります。
その一方で、偽造やなりすましの危険が常に存在するのがデメリットです。重要な文書に押印するために電子印鑑を利用したいのであれば、高いセキュリティが保証されている有料のツールを使って安全に業務を進めましょう。
どの文書にどのような電子印鑑を利用するかを慎重に決定することが重要となるのです。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
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・法的有用性
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