電子印鑑とは？法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説！
更新日: 2022.12.9
公開日: 2022.6.13
MEGURO
テレワークや在宅勤務の導入が広まるなかで、電子印鑑にますます注目が集まるようになってきています。
電子印鑑に関して、「聞いたことはあるもののよく分かっていない」「通常の印鑑と比べてのメリットやデメリットが知りたい」という方も多いでしょう。
本記事では、電子印鑑とは何か、電子印鑑を利用することのメリット・デメリット、実際に電子印鑑を作成する方法などにを説明します。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
▼「【最新版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決！
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など
1. 電子印鑑とは？
電子印鑑とは、電子文書に押印可能なデータ化された印鑑のことを指します。
一般的に電子印鑑には、「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報が保存されるもの」の2つがあります。
印影を画像化したものは、従来の印鑑の印影をスキャンして画像データ化したり、専用のアプリなどを利用したりして作成することができます。
元になる印鑑がない場合でも、フリーソフトでさまざまなテンプレートから好みの印影を選んで作成することも可能です。
印影に識別情報が保存されるものは、印影の画像データに使用者の識別情報が保存されています。また、タイムスタンプ情報などが組み込まれることで、いつ誰によって押印されたのかが記録される仕組みになっているのが特徴です。
関連記事：電子印鑑の認証の仕組みとは？電子署名との違いやメリットを紹介！
1‐1. 電子印鑑の法的効力
印鑑も電子印鑑も、「本人性の証明」と「書類の非改ざん性の証明」の役割を担うという点では同じです。
印鑑には、認印や実印などいくつかの種類があります。
認印はどこにも登録されていない印鑑、実印は役所（または銀行）等に事前に印影が届け出されている印鑑ですが、いずれの印鑑であっても法的効力に違いはありません。
ただ、裁判等での証拠能力については、印鑑登録証明等との照合ができない認印は実印に比べて法的効力が低いといわれています。
電子印鑑は「印影を画像化したもの」の場合、法的効力を担保することが難しいです。なぜなら、印影の画像化は第三者でも簡単できてしまうためです。
前述したように、識別情報やタイムスタンプ情報を電子印鑑に組み込むことで、法的効力を担保することができます。
関連記事：電子印鑑は実印として有効？電子印鑑の法的効力や作り方について解説！
関連記事：電子印鑑の種類とは？法的効力や注意事項について詳しく解説！
2. 電子印鑑のメリット
ここからは、電子印鑑を利用するメリットを3点紹介します。
2-1. 捺印業務の効率化につながる
電子印鑑を利用することで、書類を紙で印刷して印鑑を用意して捺印する、という手間が一切必要なくなります。
捺印作業にはそこまで時間がかかるわけではありませんが、捺印回数が多ければ多いほど、積み重なった膨大な時間の節約につながるでしょう。
実物の印鑑を利用する場合は、印鑑がなければ手続きをおこなうことができませんが、電子印鑑であれば在宅勤務などでも承認して捺印することが可能です。
関連記事：今更聞けない！「捺印」と「押印」の違いとは？電子印鑑を利用するメリットも紹介
2-2. 印紙代や郵送代を削減できる
電子印鑑を導入して書類を印刷する必要がなくなれば、書類を印刷する際にかかるコスト（コピー用紙代やインク代など）を削減することができます。
また、電子上での契約であれば収入印紙が必要なくなるので、金額の大きい契約を頻繁に締結する企業にとっては、大きなコスト削減につながります。
2-3. 印鑑や書類の紛失を防止できる
通常の印鑑の場合、紛失や破損といったリスクが常に付きまとうことになります。
また、押印後の書類に関してもキャビネットなどで保管しておく必要がありますが、これらに関しても紛失してしまう危険性があります。
電子印鑑を利用して書類を電子化することで、印鑑や書類を紛失するリスクを防ぐことが可能です。
3. 電子印鑑のデメリット
前項のように、電子印鑑はメリットが大きいものの、それと同時にデメリットも存在します。メリット・デメリットをどちらも把握してから電子印鑑を導入するかどうかの判断をおこなうことは、非常に重要です。
ここでは、電子印鑑のデメリットを3点紹介します。
3-1. 法的効力を担保できないケースがある
単純な印影の画像データであれば、エクセルやワード、無料ツールなどで簡単に作成することができます。
しかし、それらは本当に当事者が捺印したのかを証明することができず、なりすましや不正利用が心配されます。
企業として電子印鑑を導入する場合は、法的効力が担保されていて、セキュリティ対策がしっかりと施された電子印鑑サービスを利用する必要があります。
3-2. 導入コストがかかる
上述したようにセキュリティ対策のしっかりとした電子印鑑サービスを利用する場合、ある程度の導入コストがかかることは避けられません。
印鑑から電子印鑑に変えることで、印刷コストなどを削減できることは間違いありませんが、導入にかかるコストと削減できるコストを天秤にかけたうえで、電子印鑑を導入すべきかどうかを判断する必要があります。
3-3. 取引先に理解を得る必要がある
電子印鑑は比較的新しい技術であり、企業によっては導入していないケースも多いです。
そのため、取引相手が電子印鑑を利用することを拒否したり、従来通りの方法で手続きしたいというケースも十分考えられます。
取引先の状況によっては、電子印鑑を導入しても従来通りの書面捺印で取引する必要があることも、念頭に置いておかなければなりません。
4. 電子印鑑の作り方
ここからは、実際に電子印鑑を作成する方法を解説します。
自社で簡単に作成できるので、ぜひ参考にしてみてください。
4-1. 印影をスキャンして作成する場合
印影をスキャンして作成するのは非常に簡単で、下記①～④の手順で作成することができます。
①白い紙を用意して、使用しているハンコを押印する
②押印された紙をスキャナーで読み込み、画像データ化する
③画像データの余白を切り取る
④画像データの背景を透過させる
関連記事：PDFに電子印鑑を追加する方法や作り方を解説！おすすめソフトも紹介
4-2. ワードやエクセルで作成する場合
ワードもエクセルも作成方法は同じです。下記①～③の手順で作成することができます。
①「挿入」の「図」から円形を選択して挿入する
②設定を「塗りつぶしなし」に設定し、円の上にテキストを入力する
③全体のバランスを整えて図として保存する
4-3. 電子印鑑作成ツールで作成する場合
電子印鑑作成ツールを利用して作成する場合、ツールごとに作成方法は異なります。
ただし、多くのツールでは印鑑の形や字体などのデザインを選択し、社名の入力をおこなうことで簡単に作成することが可能です。
関連記事：電子印鑑の作成方法とは？作成するうえでの注意点もあわせて解説
関連記事：電子印鑑の正しい使い方とは？電子印鑑の作り方についても解説
5. 電子印鑑を利用することで捺印業務の効率化が可能に
電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑のことを指し、一般的には「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報が保存されるもの」の2つに分けられます。
電子印鑑を利用することで、捺印業務の効率化やコスト削減につながります。
その一方で、すべての電子印鑑で法的効力が担保されるわけではないことや導入コストがかかることなどは、電子印鑑を利用するうえでデメリットでもあります。
電子印鑑の導入コストと、導入によって削減できるコストを天秤にかけたうえで、電子印鑑を利用するかどうかを判断することが重要です。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
▼「【最新版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決！
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など
HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格：ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)
電子契約のピックアップ
-
電子サインで契約書の法的効力は担保される？電子署名との違いもあわせて解説！
電子契約
公開日：2022.06.22更新日：2022.12.09
-
電子署名とは？電子署名の仕組みや法律などわかりやすく解説
電子契約
公開日：2021.06.18更新日：2023.01.20
-
電子署名の認証局の役割とは？｜仕組みと種類をご紹介します！
電子契約
公開日：2021.07.01更新日：2023.01.20
-
電子署名の社内規程のポイントをサンプル付きで解説
電子契約
公開日：2021.10.05更新日：2022.12.08
-
脱ハンコとは？メリット・デメリットや政府の動きについて解説！
電子契約
公開日：2022.06.14更新日：2023.01.25
-
BCP（事業継続計画）対策とは？重要性やマニュアル策定の手順をわかりやすく解説
電子契約
公開日：2022.09.15更新日：2022.12.13
