電子印鑑の種類とは?法的効力や注意事項について詳しく解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子印鑑の種類とは?法的効力や注意事項について詳しく解説!

印に印鑑押す瞬間

書類への「押印」は、日本の企業文化で慣習となってきたものの一つです。

しかし、近年リモートワークの推進がおこなわれるなかで、その必要性についても改めて議論されるようになりました。

今回は、印鑑を押印する必要性や会社で使用する印鑑の種類、電子印鑑の種類と法的効力、印鑑を使用する上での注意事項などを解説します。

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電子契約

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1.印鑑を押す必要性とは?

手に浮かぶたくさんのはてなマーク

ここではまず、なぜ書類に押印をおこなう必要があるのか、その必要性について考えていきましょう。

1-1.日本にはハンコ文化が存在している

そもそも日本には、昔から「ハンコ文化」というものが根強く存在しています。そのため、法的に押印が義務付けられていない書類でも、正式な書類であることを示すためにハンコを押す慣習が各企業に残っています。

また、電子化が進んでいる現在でも、ハンコによる押印をしなければならない書類も多く存在しています。

一方海外では、ハンコを押す文化がほとんどなく、書面契約の場合には、手書きのサインをおこなうのが一般的です。

1-2.印鑑を押すシーン

一般的に、書類に印鑑を押すシーンには、次の2つが挙げられます。

・社外向け文書(契約書や請求書、納品書等)への押印
・社内向け文書(通達書、回覧、稟議書等)への押印

社内向け文書の押印は、承認手順が適正であることの証明や、文書についての関係者による合意を示す役割を持っています。

また、社外向け文書の押印には、取引先との合意や契約の事実を示す役割を持ち、トラブル発生時に備えたり、経理をおこなう際の記録をしたりという役割を持っています。

ただし、上述した役割については、印鑑を押印する必要性として明確に示されたものではありません。文書への押印は、あくまでも本人の意思により作成・同意された文書であるかどうかを確認するための意味合いとしておこなわれています。

そのため、押印がない場合でも、本人が同意したということが確認できる自筆の署名や、同意した事実が確実に証明できるその他のものが用意できれば、必ずしも義務化されたものではないとされています。

1-3.デジタル改革関連法により電子印鑑の導入が増加傾向に

押印作業は、長年の慣習としておこなわれていますが、近年は作業の形骸化が見られており、作業そのものを見直す動きが広まってきました。

また、デジタル改革関連法の施行やリモートワークの普及によって、ペーパーレス化が推し進められ、押印のためにわざわざ出社することの必要性についても議論されるようになりました。

このような背景から、印鑑による押印作業に代わって、電子印鑑を導入する企業が増加傾向にあります。

2.法人印鑑の種類

印鑑を押す様子

ここからは、実際に法人印鑑にはどのような種類があるのかを紹介します。

2-1.実印(代表者印、丸印)

実印とは、社内において重要度の高い書類に使用する印鑑のことです。

会社を設立して実印となる印鑑を作成したら、法務局への登記申請の際に印鑑登録をおこないます。法務局で印鑑登録をすると、印鑑証明書を取得することができ、法的効力を持つ印鑑として使用することができます。

2-2.社印(角印)

社印とは、社名が刻印されていて、認印として使用される印鑑のことです。

主に、領収書や請求書などを確認した証拠として押印されることが多く、使用頻度がとても高い印鑑です。

2-3.銀行印

銀行印とは、会社の銀行口座を開設する際や手形に押印する際に、銀行に届け出る印鑑のことです。

実印と兼用しても問題ありませんが、盗難や紛失が起きた場合にリスクを分散させるためにも、別で印鑑を作成した方がよいでしょう。

2-4.ゴム印(住所印)

ゴム印とは、社名や住所、電話番号などの会社情報が入った横判のことです。

封筒や郵送物、領収書に手書きで会社情報を記載する工数を省くために使用されます。

3.電子印鑑の種類

顎に手を組む男性

電子印鑑を利用することで、押印のために出社をすることなく、リモートからでも承認作業をおこなうことができます。

一般的に、電子印鑑には次の2つの種類があります。ここでは、2つの電子印鑑の特徴について説明します。

3-1.印影を画像データにした電子印鑑

印影を画像データにした電子印鑑には、印鑑の印影をスキャンして画像化したものや、電子印鑑を作成するアプリを利用して作成するものなどがあります。このような電子印鑑は、印影の背面に透過処理を施したものが多く、比較的容易に作成できるものが多いです。

ただし、複製も容易なことから、押印による効力は弱くなる傾向にあります。そのため、重要書類に使用するのは不向きな電子印鑑といえます。

関連記事:電子印鑑とは?法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説!

3-2.印影にタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑

印影にタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑では、押印した本人を識別するための情報(印鑑の使用者やタイムスタンプなど)が組み込まれています。

基本的に有料のサービスとなっているものが多く、コストがかかってしまうのは難点ですが、本人性の証明や法的効力を担保したい場合には、これらの仕組みが組み込まれた電子印鑑の利用がおすすめです。

4.電子印鑑の法的効力

裁判で使用する小槌

2005年に施行されたe-文書法において、契約書を含む商取引に関する一部文書の電子化が認められるようになりました。

そのため、紙で作成された文書だけでなく、電子化された文書の場合でも、法的効力は認められています。もちろん、電子文書に電子印鑑を押印することも可能です。

なお、電子印鑑が法的な効力を持つには、認証局による電子証明書が発行されている必要があります。電子証明書とは、押印された電子印鑑の本人性を示すものとして有効な証明書です。

法的効力をもつ電子印鑑を使用する場合には、本人性を証明できる、識別情報が組み込まれた電子印鑑を利用する必要があります。

5.電子印鑑を使用する上での注意事項

水色の背景とメガネかけた女性

ここでは、電子印鑑を使用する上での注意事項を4つ取り上げ、紹介します。

5-1. 電子印鑑が使用できない文書でないか確認する

文書によっては、実印や印鑑証明書を求められる書類など、電子印鑑が使用できないものもあります。

そのため、電子印鑑を使用する前には、電子印鑑が有効な書類か、事前に確認をしておかなければなりません。

5-2. 取引先が電子印鑑の使用を認めているか確認する

取引先によっては、従来の紙への捺印のみを取り扱っている場合や、セキュリティ面での不安から、電子印鑑の使用を認めていない場合もあります。

自社が導入済みの場合でも、取引先で電子印鑑の使用を拒否される場合もあるため、取引先と電子印鑑を利用したやり取りを検討しているのであれば、事前に確認をしておかなければなりません。

5-3. 電子印鑑の種類を使い分ける

上述の通り、電子印鑑には、無料の電子印鑑作成ツールを利用したものや、印影をスキャンしたもの、有料のサービスを利用してタイムスタンプ情報を組み込んだものなどがあります。

このうち、無料の作成ツールを利用したものや、印影をスキャンしたものについては、本人かどうかを確認できないため、社内向けの文書やあまり重要ではない文書などの使用に限られます。

一方、有料サービスを利用して作成された電子印鑑は、本人の識別情報まで組み込まれているので、本人性を確認することができます。そのため、取引先との契約書といった重要書類にも利用できます。

このように、押印する電子文書の重要度によって、使用する電子印鑑の使い分けを意識していく必要があります。

5-4. セキュリティリスクがあることを考慮する

印影をスキャンしただけの電子印鑑では、簡単に複製することが可能です。そのため、このような電子印鑑を使用する場合には、セキュリティリスクがあることを考慮しておかなければなりません。

社外向けの重要書類など、本人性を担保できる電子印鑑を導入する場合は、本人の識別情報やタイムスタンプなどが組み込まれた有料サービスを利用して、電子印鑑を作成するのがおすすめです。

6.電子印鑑を導入して、従来の押印作業を効率化させよう!

4人の社員

日本の企業文化のなかで長年おこなわれてきた印鑑による書面への押印作業は、必ずしも義務化されたものではなく、近年対応フローの見直しが進んでいます。

多くの企業では、従来の印鑑による押印作業に代わり、電子印鑑を導入するケースも増えています。

電子印鑑の利用により、押印のための出社をする必要もなく、時間や場所を選ばずに契約業務を進めることが可能となります。取引に法的効力を持たせたい場合には、本人性を証明する識別情報が組み込まれた電子印鑑を利用するのがおすすめです。

電子印鑑のメリット・デメリットを理解し、社内の脱ハンコに向けた動きを加速させていきましょう。

電子契約は安全?導入メリットは?ガイドブックで解説!

電子契約

電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。

▼「【2022年保存版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決!
・書面契約との違い
・法的有用性
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【監修者】井上通夫(行政書士)

【監修者】井上通夫(行政書士)

大手信販会社、大手学習塾などに勤務した後、2008年に福岡市内で行政書士事務所を開業。主に相続・遺言、民事、法務(内容証明・契約書・離婚協議書等)、会社設立、在留資格等の案件を扱い、9社の公益法人(社団・財団 法人)の顧問を担当。福岡県行政書士会所属。

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