一般的に印鑑を押す際に使われる「押印」「捺印」という用語ですが、それぞれの意味の違いについてはよくわかっていないという人も多いでしょう。実は両者には明確な違いがあり、それぞれ意味が異なる用語です。

そこで今回は、押印と捺印の違いについて解説するほか、それぞれの法的効力、押印と捺印を使い分けるポイントなどを中心に紹介していきます。

1. 押印とは？

押印とは、「記名押印」の略で、記名と同時に印鑑を押すことを指します。

記名の際には、名前を印刷したり、ゴム印などで押したり、代筆したりといった方法を取るのが一般的です。

そのため、押印とは、記名されているところに印鑑を押すことや署名・記名いずれもない場所に印鑑を押すことを示します。

2. 捺印とは？

一方、捺印とは、「署名捺印」を省略した言葉です。通常、捺印は、自筆による署名とともに印鑑を押すことを指します。

署名は、手書きで書かれた自筆のサインで、あくまでも本人が書いたものだけが効力を持ちます。

また、署名の筆跡鑑定により本人を証明できるため、作成者の署名があるということ自体が、「この書類は本人の意思に基づき作成されたものである」という証拠能力を持ちます。

そのため、捺印は契約の際に多く利用されます。

3. 押印と捺印の法的効力の違い

では、押印と捺印、それぞれの法的効力にはどのような違いがあるのでしょうか。

実は、押印と捺印とでは、通常、本人の署名とともに印鑑を押す「捺印」のほうが、より高い法的効力を持つとされています。

その理由として、押印で名前を記名する際には、本人以外の代筆やゴム印によるもの、印刷されたものも認められるため、記名が必ずしも本人の意思を示したものではないとされることが挙げられます。

そのため、書類に法的効力を持たせたい場合には、押印ではなく、捺印を行う必要があります。

4. 押印と捺印を使い分けるポイント

ここでは、押印と捺印を使い分けるポイントを3つ取り上げ、紹介します。

◇押印と捺印を使い分けるポイント3つ

・記名と署名、それぞれの意味を確認する
・法的効力を求めるのであれば署名捺印を行う
・契約書に押す印鑑は実印でも認印でも問題ない

以下、これら3つのポイントについて具体的に説明していきます。

4-1. 記名と署名、それぞれの意味を確認する

上述のとおり、押印の際には「記名」、捺印の際には「署名」を使用しますが、署名と記名の違いについては、あらかじめ確認しておかなければなりません。

これら2つの大きな違いとしては、表記の方法が挙げられます。

「記名」は、社印やゴム印、プリントによる名前でも問題はありませんし、本人以外の代筆についても認められています。

しかし、「署名」は、あくまでも本人が手書きで名前を書いたものとなります。

記名は、社印やプリントによる名前など、本人の手書きには限らないものを指し、署名の場合は本人の手書きサインのみを指すと考えておけばよいでしょう。

4-2. 法的効力を求めるのであれば署名捺印を行う

書類に法的効力を求める場合には、「署名捺印」を行うのがよいでしょう。

以降、書類の効力に関する順番については、「署名のみ」「記名押印」「記名のみ」となります。

そのため、書類の重要度が高い契約書では、最も法的効力を持つ「署名捺印」を使い、重要度のそれほど高くない簡易な契約書類の場合には、「記名押印」を使います。

4-3. 契約書に押す印鑑は実印でも認印でも問題ない

契約書に押す印鑑は、実印でも認印でも問題ないとされています。

ただし、認印の場合、100円ショップなどでも気軽に購入することができるため、なりすましや偽造などのトラブルに巻き込まれる場合も多くなりがちです。このような点から、実際のところ、重要な契約書類に印鑑を押す場合には、実印を押すことが一般的となっています。

5. 押印が利用されるシーン

捺印と比較して法的効力の低い押印ですが、ビジネスにおいて利用される際には、次の4つのシーンが挙げられます。

◇押印が利用されるシーン4つ

・休暇申請時
・稟議書や決裁書
・勤怠管理時
・請求書や見積書

以下、これら4つのシーンについて、具体的に確認をしていきましょう。

5-1. 休暇申請時

休暇申請、有給申請などをする際には、直属の上司から押印をもらい承認をとっておきます。

押印の有無により、管理部門への休暇申請がスムーズに進められます。

5-2. 稟議書や決裁書

稟議書とは、従業員の権限だけでは決定できない事項について、文書を作成・回覧し、承認を得るための書類です。

複数の人から押印による承認を順番に得ることで、社内の意思決定を行います。

また、決済書では、起案への承認をする際に押印が必要です。企業における決定権を持つ上司が、従業員からの提案を決定する文書となりますので、慎重に押印する必要があります。

5-3. 勤怠管理時

勤怠管理時の書類にも、押印をすることが一般的です。

この際の押印は、従業員の管理を行うという意味でも大切です。

5-4. 請求書や見積書

請求書や見積書においても、押印を行うシーンは数多くあります。

社外の人に押印を依頼する場合には、押印する場所について間違いが起きやすいため、正確に伝えるようにしましょう。

6. 押印と捺印をする場所

押印や捺印をする場合には、正しい場所に印鑑を押す必要があります。

押印や捺印の場所は、印鑑証明書の要不要により異なりますので、注意しましょう。ここでは、印鑑証明書が必要な書類と不要な書類とに分け、それぞれの正しい位置について説明します。

6-1. 印鑑証明書が必要な書類

印鑑証明書が必要となる重要な書類は、押印や捺印の際、印影がはっきりと見えるよう、名前や文字に重ならないようにしなければなりません。

これは、実印が本物かどうかを証明するために重要なポイントとなります。

名前や文字と印鑑が重なってしまうと、印鑑証明の役割を果たすことができませんので、注意が必要です。

6-2. 印鑑証明書が不要な書類

印鑑証明書が不要な書類の場合には、名前に少し重なるよう押印や捺印を行います。

こうすることでセキュリティ面での効力を発揮し、名前に重なっている部分の印鑑の偽造や複製がしにくくなるというメリットがあります。

名前欄の横に「印」と印鑑を押す場所が指定されているときは、その場所に重ねて押すようにするとよいでしょう。

7. 押印と捺印の違いを理解して正しい使い分けを

今回は、押印と捺印の違いのほか、それぞれの持つ法的効力の違いや押印と捺印を使い分けるポイントを中心に紹介しました。

混同しやすい押印と捺印ですが、署名の有無や法的効力には大きな違いがあります。

一般的には、署名が必要な捺印のほうが法的効力も高いとされ、重要な契約書類には多く使われます。

そのため、ビジネスにおいて正しい使い分けができるよう、あらかじめ正しい意味をおさえておくとよいでしょう。