システム導入から57日で運用開始！50拠点を持つ企業の導入スケジュールとは？
公開日: 2021.10.17 jinjer Blog編集部
勤怠管理システムを導入する際、「システムを導入しても、いつごろから運用できるかイメージできない」「自社の勤怠管理方法や就業規則では、導入にどのくらいかかるか分からない」といった疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では実際に上記の画像のスケジュールで「ジンジャー勤怠」を導入したお客様の事例を紹介します。
勤怠管理システムを運用に乗せるために、おこなわなければならないタスク一覧や従業員への周知の方法、導入までのサポートについて解説しますので、ご参照ください。
目次
1.ジンジャー勤怠導入前の勤怠管理状況
今回、約50箇所に事業所があり、従業員数が約1,000名の企業、A社様の導入スケジュールをご紹介します。
A社様はジンジャー勤怠を導入するまで、勤怠データの集計作業に7営業日かかっていました。
具体的な勤怠の集計方法としては、50拠点で働いている従業員が出退勤時刻を記入し、各拠点の責任者がその出勤簿を集計してExcelに入力していました。
さらに、本社の管理者が再度、出退勤時刻が入力されたExcelファイルで、勤怠データが正しいかどうかを確認してから、給与計算の担当者に渡していました。
各拠点によっては集計したExcelファイルの提出が遅い拠点もあり、本社の管理者は拠点からExcelファイルが提出され次第、他の業務を置いて最優先で対応する必要がありました。
2.働き方改革関連法への対応がきっかけでジンジャー勤怠を導入
A社様が勤怠管理システム導入を検討するきっかけとなったのは、前章で記載した7営業日かかる集計作業を効率化するためではなく、働き方改革関連法により、客観的な労働時間の把握が義務付けられたことでした。
客観的な労働時間の把握とは、タイムカードやICカード等の客観的記録を基準として、勤怠管理をしなければならないことを指します。
参考｜労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準(厚生労働省)
A社様の勤怠管理方法では、法律で基準で定めらている勤怠管理ができておらず、早急に各拠点の勤怠管理方法を刷新する必要がありました。
そのため、勤怠管理システムを導入することによって、各拠点の勤怠管理をする中で、改ざんが不可能な勤怠データを集めることを目的とされていました。
また、拠点によっては外勤をする従業員もいるため、拠点外にいても客観的な労働時間の把握ができるよう、スマホやタブレット端末などで勤怠集計ができるジンジャー勤怠を導入しました。
参考記事：勤怠管理において客観的記録をつけるための方法やポイントとは
3.導入から運用まで57日！実際の導入スケジュールとは？
A社様ではまず、理想とする勤怠管理を実現するために、10月にジンジャーのカスタマーサクセスチームと初回ミーティングを実施し、システム設定をしなければならないタスクを洗いだしました。
ジンジャーのカスタマーサクセスチームと相談した結果、下記のようなシステム設定をしなければならないことが判明しました。(下記に表示しているタスクは全てではありません)
システム設定のタスク一覧
次に、洗い出したタスクを実行していくために、11月の初旬からジンジャーのカスタマーサクセスチームと週に1回進捗と作業内容を確認するミーティングを実施し、着実にシステム設定を進めていきました。
▽実際にカスタマーサクセスチームが送ったメール(一部抜粋)
各ミーティング後には、A社様が次に実施すべき、作業内容をジンジャーのカスタマーサクセスチームがテキストにしてからA社様にメールにて送付し、A社様はそのテキストを確認しながら、次回のMTGまでに残りの作業していくというフローで設定を進めました。
導入スケジュール
計6回、ジンジャーのカスタマーサクセスチームとMTGを実施した時点で、A社様のシステムの設定は完了し、12月の半ばには本社の従業員にジンジャー勤怠を利用した勤怠方法の説明会を実施しました。
説明会前には、ジンジャーのカスタマーサクセスチームと相談しながら、「どのように説明したら各拠点で運用に乗ることができるか」「当社の就業規則においてシステムを切り替える際に気をつけるポイントはどこか」など、説明会時に各従業員に伝える内容を詰めていき、A社様の担当者が各従業員に説明しました。
説明会実施後、トラブルを防ぐために50拠点で一斉にシステムを導入するのではなく、テスト実施を含めて数拠点でジンジャー勤怠を利用した勤怠方法に切り替えていき、徐々に切り替える拠点数を増やしていきました。
結果、12月末にはすべての拠点でジンジャー勤怠に切り替えた勤怠管理方法で運用していくことができました。
4.勤怠管理システムは導入してもすぐに使えるわけではない
ジンジャー勤怠の導入スケジュールについて理解していただけたでしょうか。
勤怠管理システムは導入後にすぐに活用できるわけではありません。
自社の勤怠管理方法や就業規則によって、システム上で設定しなければ項目が異なります。
そのため、勤怠管理システムを導入される際は、「勤怠管理システムを導入して実現したい理想像」を明確化する必要があります。
その上で、理想の実現に向けて実現しなければならないタスクを整理し、システム完了のために1つずつタスクをこなしていき、設定が完了したら社内に通知するというフローになります。
よって、自社で勤怠管理システムは運用に乗るまでにどのくらい時間がかかるのか、スケジュールを想定しておくことで、スムーズに新しい勤怠管理方法を運用できるでしょう。
また新しいシステムを導入する際には、システムのカスタマーサクセスチームの力が不可欠です。
導入してからスムーズに運用に乗るためにも、サポート体制が充実しているシステム会社を選ぶことが良いでしょう。
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