「電子決裁とはどういうもの？」

「電子決裁は紙の決裁とどう違う？」

「電子決裁を導入するメリットは？」

上記のような疑問をお持ちではありませんか。

電子決裁なら、書類の承認から決裁に至るまで電子化し、作業効率の向上が可能です。

今回は、電子決裁の概要や紙との違い、導入のメリットなどを解説します。選び方も紹介しているので、導入する際の参考にしてください。

1. 電子決裁とは？

電子決裁とは、電子文書を用いた決裁処理を指します。印鑑や紙を用意せずに、パソコンやスマホから決裁できるため、場所や時間を問わず作業できることが利点です。

印鑑を押す作業だけではなく、書類の承認から保管に至るまで電子化できます。

2. 電子決裁と紙の決裁の違い

電子決裁と紙の決裁の違いは、主に手順の簡単さにあります。

紙の決裁では、まずパソコンで稟議書を作成し紙書類に印刷してから印鑑を押さなければいけません。さらに上位者の押印を待ち、通知を待ってから担当者へ受け渡す工程が必要です。

一方で電子決裁は、パソコンで稟議書を作成したらオンラインで申請できます。上位者による承認や閲覧もオンラインで完結するため、簡略的かつスムーズな作業が可能です。

3. 電子決裁を導入するメリット

電子決裁を導入するメリットは、以下の通りです。

1. ペーパーレス化によってコストを削減できる
2. 決裁の効率が向上する
3. 過去の情報を簡単に確認できる
4. ミスに迅速に対処できる
5. 文書の不正を防止できる

それぞれ詳しく解説します。

3-1. ペーパーレス化によってコストを削減できる

電子決裁を導入すれば、ペーパーレス化によるコスト削減を期待できます。ペーパーレス化とは、今までの契約や手続きで必要としていた書類を電子化することで、紙媒体の書類を減らすものです。

書類を電子化すれば、紙代やインク代などのカットが可能になります。さらに、紙の書類を保管するスペースが不要になり、別の空間として活用できます。

決裁書のファイリングや必要な書類を探す手間もありません。書類の印刷・配布・整理などにかかっていた人件費を削減できる点もメリットです。

3-2. 決裁の効率が向上する

電子決裁を導入すると決裁の効率が向上します。担当者がオンライン上で書類を確認し、承認作業まで完了できるからです。

担当者に紙媒体の書類が回るのを待つ必要がなく、結果的に決裁のスピードが向上します。オンライン上で承認の進捗情報を確認し、業務の停滞を防げることも利点です。

3-3. 過去の情報を簡単に確認できる

電子決裁なら、過去の情報を簡単に確認できます。オンライン上に情報が保存されており、日付やタイトルから目当ての書類を検索できるためです。

紙媒体の書類だと、保管場所にある複数の書類の中から目当てのものを探さなければいけません。いつでも参照できるようわかりやすく管理する必要もあります。

電子決済を導入することで書類の確認が簡単になり、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

3-4. ミスに迅速に対処できる

電子決裁は、書類のミスに迅速に対処できるメリットもあります。

書類には、記入ミスや記入漏れなどのミスが発生しがちです。ミスがあれば回収して修正し、決裁者に再度確認を依頼しなければならず、手間と時間がかかります。

オンライン上の書類なら、ミスがあってもいつでも部分的に修正でき、書類の受け渡しの手間がかかりません。ミスに迅速に対処できるため安心です。

3-5. 文書の不正を防止できる

電子決裁を導入するメリットとして、文書の不正を防止できる点が挙げられます。閲覧・承認の権限設定や、編集履歴の記録を確認できるためです。

権限設定をすることで、権限を持つユーザー以外は閲覧や承認ができなくなります。承認や決裁をする人物以外が書類に影響を与えることはできません。外部からの不正も防ぐことが可能です。

また編集履歴が残り、だれがいつ編集したかがわかるため、勝手な内容改変を抑制できます。

紙と比較して、電子決裁は不正がしにくい仕組みといえるでしょう。

4. 電子決裁を導入する方法

電子決裁を導入する大まかな手順は、以下の通りです。

1. セキュリティの高い環境を用意する
2. 電子決裁を導入するための専用システムを導入する
3. 電子決裁を選ぶ

電子決裁は、インターネットを通じて文書を閲覧するものです。ハッキングなどの不正により文書が流出する危険性があるため、セキュリティの高い環境を用意しましょう。

また、電子決裁の導入には専用システムが必要です。専用システムを用意せずに導入しても、紙媒体の書類を電子データに変換し、オンライン上で閲覧や承認作業をするだけにとどまります。

複雑な決裁フローや承認ルートをスムーズに進めるためにも、効率的な電子決裁を実現できるシステムを用意しましょう。環境やシステムの準備が整ったら、目的に合った電子決裁を選んでください。

5. 電子決裁システムの選び方

電子決裁システムの選び方は以下のとおりです。

1. 組織の規模に合わせる
2. システム連携に対応しているかを確認する
3. 運用のしやすさを重視する

それぞれ詳しく解説します。

5-1. 組織の規模に合わせる

電子決裁システムを導入する前に、組織の規模を再確認しましょう。組織の規模を考慮せずにシステムを選ぶと、機能性や料金の面で不具合が出る可能性があります。

規模ごとにおすすめのシステムのタイプをまとめました。

組織の規模	おすすめのタイプ	概要
大規模	オンプレミス型	・通信回線やシステム本体などをすべて社内で構築し運用する利用形態 ・カスタムの自由度が高く業務変更などに柔軟に対応できる
小規模	クラウド型	・オンライン上にある共用サーバーにアクセスしシステムを運用する利用形態 ・月額料金が1ユーザーごとに決められているため安く済む可能性がある

組織の規模に合わせ、適したタイプの電子決裁システムを選ぶことが大切です。

5-2. システム連携に対応しているかを確認する

電子決裁システムを選ぶ際は、システム連携に対応しているかを確認しましょう。

現時点で運用している業務システムがあるなら、そのシステムの連携に対応したものを選ぶことがベストです。連携に成功すれば利便性が高まるだけでなく、業務効率の向上にもつながります。

システム連携ができないと、システム間のデータ連携に手間がかかったり、二重管理によって負担が大きくなったりするので注意しましょう。

電子決裁を円滑に使用できるよう、運用しているシステムと連携できるかをチェックしてください。

5-3. 運用のしやすさを重視する

電子決裁システム選びでは、運用のしやすさを重視しましょう。

導入後に利用する従業員が使いこなせるかを考え、なるべく操作が簡単なシステムを選ぶことがポイントです。高性能な電子決裁システムでも、使いこなせなければ業務効率化の実現が難しくなります。

運用サポートがあるシステムは教えてもらいながら運用できるので、不安がある場合はサポートが充実したシステムを選ぶとよいでしょう。

6. 電子決裁システムの導入事例

電子決裁システムの導入事例は、以下を参考にしてください。

会社	課題	導入の結果
A社	・紙書類の削減を実現したい ・決裁期間の長期化を解決したい	スムーズな決裁を実現し書類を保管するスペースを削減できた
B社	非効率な決裁業務による店舗運用のボトルネックが懸念される	1週間かかっていた決裁が2日ほどに短縮され店舗運用の強化に繋がった
C社	・決裁期間の長さを感じる ・決裁者の承認作業が膨大である	決裁期間が大幅に短縮され決裁者の負担を大きく抑えた

上記をみると、決裁期間の短縮にメリットを感じる会社が多いとわかります。業務の負担が大幅に軽減されるだけでなく、時間に余裕が生まれ注力するべき作業に集中できるのも利点です。

決裁業務の負担を感じる人や、紙書類のコストが気になる人なら、電子決裁システムの導入により大きな結果を得られるでしょう。

7. 電子決裁システムを導入する注意点

電子決裁システムを導入する注意点は、以下のとおりです。

• システムの導入にコストがかかる
• 従来の業務フローの見直しが必要

それぞれ詳しく解説します。

7-1. システムの導入にコストがかかる

電子決裁システムを導入するには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。電子決裁システムの主な種類ごとにコストをまとめました。

種類	コスト
オンプレミス型	初期費用：100万円～ 月額：5万円～
クラウド型	初期費用：0円～ 月額：200円～（1ユーザーあたり）

なかでもオンプレミス型は、初期費用が高くなりやすいです。クラウド型はコストが低く、低予算で運用したい場合に向いています。

電子決裁システムにどれくらいのコストをかけられるかを確認し、イメージに合ったシステムを導入しましょう。

7-2. 従来の業務フローの見直しが必要

従来の業務フローを見直し、電子決裁システムを組み込んだ業務フローに変えることが必要です。

電子決裁システムは業務効率化が期待できる一方で、従来の業務フローとは違った流れで業務することになります。社員に周知させるためのマニュアル作成、状況に応じた人事異動や組織異動が必要になるでしょう。

従業員を混乱させないよう、電子決裁システムを導入したら早めに業務フローの見直しをおこなってください。

8. 電子決裁を導入して決裁を楽にしよう

電子決裁は、電子文書を用いた決裁処理です。電子決裁を導入すると、決裁作業の効率化が期待できます。

効率化の結果、ペーパーレス化や注力すべき作業へ集中できるメリットも生まれるでしょう。

決裁の負担を感じている場合は、この機会に電子決裁の導入を検討してみてください。