企業のDX推進が加速する現代において、契約業務のペーパーレス化は重要な経営課題です。

その中核を担う「電子印鑑」の導入を検討されているものの、「どのような作成方法があり、法的に問題ないのか」「自社に適した導入方法が分からない」とお悩みの人事労務責任者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、電子印鑑の種類と法的効力、具体的な作成方法の比較、そして企業が導入する上でのメリットと注意点について、法的な観点から分かりやすく解説します。この記事を読めば、自社に最適な電子印鑑の作成方法を理解し、円滑に導入を進めることができるでしょう。

1. そもそも電子印鑑とは？2つの種類と法的効力の違い

まず理解すべきは、「電子印鑑」と呼ばれるものには大きく分けて2つの種類があり、法的効力が全く異なるという点です。

参照：押印に関するQ&A｜経済産業省

1-1. 単なる「印影画像」

WordやExcelで作成したり、紙に押した印影をスキャンしたりして作成した、単なる印鑑の「画像データ」です。手軽に作成できますが、誰でも簡単に複製・偽造できるため、法的な本人証明力は極めて弱いと言えます。社内での回覧や確認印など、重要度の低い書類への利用に限定されます。

1-2. 「電子署名」が付与された電子印鑑

有料の電子契約サービスなどで作成されるもので、印影の見た目に加え、「誰が」「いつ」契約に合意したのかを証明する識別情報（電子署名・タイムスタンプ）が記録されています。

このタイプの電子印鑑は、電子署名法第二条および第三条に基づき、手書きの署名や実印での押印と同等の法的効力が認められています。

「電子署名及び認証業務に関する法律（通称：電子署名法）」第三条の正確な条文は以下の通りです。

（電磁的記録の真正な成立の推定）
第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-GOV法令検索

企業のコンプライアンスやガバナンスの観点からは、この「電子署名」が付与された電子印鑑の利用が必須となります。

2. 【比較】電子印鑑の作成方法4選｜企業利用の推奨は？

電子印鑑の作成方法は、その手軽さやセキュリティレベルによって様々です。ここでは代表的な4つの方法を、企業で利用する際の推奨度とあわせて解説します。

2-1. 方法1：印影をスキャンして画像化する

紙に押印した印鑑をスキャナーで取り込み、画像編集ソフトで背景を透過させて作成する方法です。

• メリット: 普段使っている印鑑をそのまま電子化できる。
• デメリット: 画像データのため容易にコピー・悪用が可能。セキュリティリスクが極めて高い。

2-2. 方法2：Word・Excelで図形を組み合わせて作成する

WordやExcelの図形描画機能を使って作成する方法です。

• メリット: 特別なツールが不要で、誰でも手軽に作成できる。
• デメリット: 印影スキャンと同様、なりすましや偽造のリスクがあり、対外的な契約書には使用できない。

2-3. 方法3：無料の作成ツール・サイトを利用する

Webサイト上で法人名や氏名を入力するだけで、手軽に印影画像を生成できるサービスです。

• メリット: すぐに電子印鑑の画像を作成できる。
• デメリット: 多くは印影画像データのみの生成であり、電子署名は付与されない。セキュリティ面の懸念から、企業間の契約には不向き。

2-4. 方法4：有料の電子契約サービスで作成する

企業が電子印鑑を導入する際には、最も安全性の高い方法といえるでしょう。信頼性の高い第三者機関である認証局が本人性を担保し、電子署名やタイムスタンプを付与することで、法的に有効な電子印鑑を作成・利用できます。

メリット:

• 高い法的効力: 電子署名法に準拠し、契約の証拠力を担保。
• 強固なセキュリティ: なりすまし、改ざんのリスクを防止。
• 便利な機能: 契約書の作成・送信から保管・管理まで一気通貫で可能。

 

デメリット:

• 導入・運用にコストがかかる。

企業における電子印鑑は、単なる「印鑑の電子化」ではなく、「契約行為そのものの電子化」と捉え、セキュリティと法的効力が担保された電子契約サービスの利用が安心でしょう。

3. 企業が電子印鑑（電子契約）を導入する3つのメリット

電子契約サービスを導入し、法的に有効な電子印鑑を利用することで、企業は多くのメリットを享受できます。

3-1. 契約業務の圧倒的な効率化とコスト削減

紙の契約書で発生していた「印刷・製本 → 押印 → 郵送 → 回収 → 保管」といった一連のプロセスが、すべてオンライン上で完結します。

これにより、郵送費や印紙税、書類の保管スペースといった物理的なコストを大幅に削減できるだけでなく、契約締結までのリードタイムを劇的に短縮し、事業スピードを加速させます。

3-2. テレワーク推進とBCP（事業継続計画）対策

押印のためだけに出社する、いわゆる「ハンコ出社」が不要になり、完全なテレワーク体制の構築を後押しします。

また、自然災害やパンデミック発生時でも、場所を問わずに契約業務を継続できるため、企業の事業継続計画（BCP）の観点からも極めて有効です。

3.3. コンプライアンス・内部統制の強化

電子契約サービスを利用すれば、「誰が、いつ、どの書類に合意したか」といったログがすべてシステム上に記録されます。

これにより、契約プロセスの透明性が向上し、不正防止や内部統制の強化に直結します。また、契約書の検索性も飛躍的に高まり、監査対応などもスムーズに行えます。

4. 電子印鑑を導入する際の3つの注意点

メリットの大きい電子印鑑ですが、導入にあたっては以下の点に注意が必要です。

4-1. 事前に取引先の合意を得る

自社で電子契約を導入しても、取引先が対応していなければ利用できません。特に長年の付き合いがある企業の場合、書面での契約を求められるケースも想定されます。

導入前に主要な取引先へは、電子契約へ移行するメリットを丁寧に説明し、事前に合意形成を図ることが円滑な移行の鍵となります。

4-2. 社内規程・運用ルールの整備

電子印鑑を導入する際は、「どの部署の、どの役職者が、どの種類の契約書まで電子化を許可するか」といった明確な社内ルールを定める必要があります。

「印章管理規程」や「文書管理規程」に明記し、全社的なコンセンサスを得ることが重要です。特に、雇用契約書などを電子化する場合には、労働条件通知書の電子交付に関するルールもあわせて定めておくと、入社手続きなどをより円滑に進めることができます。

4-3. 一部の法律で書面交付が義務付けられている契約

電子契約は広く普及していますが、一部の契約では、依然として法律で書面での締結・交付が義務付けられています（例：事業用定期借地契約の一部など）。

自社で取り扱う契約書が電子化可能かどうか、事前に専門家へ確認することをおすすめします。

5. 押印業務のDXは、承認フロー全体の電子化から検討しよう

電子印鑑の作成には様々な方法がありますが、企業の公式な契約行為で利用する場合は、セキュリティと法的効力が担保された「電子契約サービス」の利用が必須です。無料ツールなどで作成した印影画像は、なりすましや改ざんのリスクがあり、企業の信頼を損なう危険性があります。

電子印鑑の導入を成功させる鍵は、単なる押印の代替としてではなく、稟議申請などを含むワークフロー全体の最適化と捉えることです。契約締結に至るまでの「稟議申請」「承認」「決裁」といった一連のワークフロー全体を電子化して初めて、抜本的な業務効率化が達成されます。システムを導入することで複雑な承認ルートも柔軟に設定でき、稟議書や各種申請書をペーパーレス化できます。

これを機に、自社の契約・承認業務プロセスを見直し、抜本的なDXを推進してみてはいかがでしょうか。