入社手続きの書類を郵送するときに押さえるべき3つのポイント | jinjerBlog

入社手続きの書類を郵送するときに押さえるべき3つのポイント

新入社員の採用が決まった場合、人事担当者や総務は速やかに入社手続きを始める必要があります。

一部の手続きは郵送でやり取りすることもできますが、企業にとっても従業員にとっても重要な手続きになりますので、正しい方法で郵送することが大切です。

今回は、入社手続きの書類を郵送する方法や、返送された書類のチェックポイントについて解説します。

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1. 雇用保険や社会保険関係の手続きはNG!郵送できる入社手続きの書類・できない書類

入社手続きにはさまざまな書類が必要になりますが、郵送でやり取りできるものと、できないものがあります。

以下では入社手続きに必要な書類のうち、郵送可能なものをまとめました。

1-1. 内定通知書

企業が採用予定者に対し、内定することを通知する書類のことです。

法律的には内定通知書の発行に義務は生じませんが、内定通知を受けることによって、事実上の労働契約が成立します。

正当な理由がない限り、企業は従業員を解雇することができないという証にもなりますので、採用予定者を安心させるためにも、内定通知書を送付するのがマナーとされています。

1-2. 内定承諾書・入社宣誓書

内定通知書は、企業が採用予定者へ一方的に内定を通知するものですので、採用予定者が内定を承諾する場合は、内定承諾書に記入・捺印して提出する必要があります。

企業によっては「入社承諾書」「内定宣誓書」「内定承諾書」など名称が異なりますが、意味するところは同じです。

1-3. 雇用契約書・労働条件通知書

労働基準法第15条では、労働の契約を結ぶ際、企業が労働者に対して労働条件を明示することを義務づけています。[※注1]

2019年4月より、労働条件の明示はメールやFAXでも可となりましたが、書面以外の方法で通知する場合、採用予定者の承諾が必要になります。

いちいち確認するのが手間という場合は、書面で「労働条件通知書」を送付しましょう。

一方の雇用契約書は、採用予定者が企業側から明示された労働条件に納得したことを証明する書類のことです。

雇用契約書の発行は法律で義務づけられていませんが、後のトラブルを防ぐためにも、労働条件通知書と同封し、署名・捺印のうえ、返送してもらうのが一般的です。

1-4. 雇用保険、社会保険に関する書類の郵送は控える

労働者を雇用する事業は、業種や規模に関係なく雇用保険への加入手続きを行う必要があります。

また、事業者が法人あるいは従業員を常時5人以上使用する個人事業所である場合は、社会保険への加入も義務づけられています。

雇用保険や社会保険の加入手続きを行うには、従業員から雇用保険被保険者証や年金手帳などを提出してもらう必要がありますが、いずれも個人情報が記載された非常に重要な書類ですので、取り扱いには十分気を付けなければなりません。

郵送の場合、郵便事故によって書類を紛失してしまうリスクがありますので、雇用保険被保険者証や年金手帳を郵送でやり取りするのは控えた方が無難です。

2. 入社手続きの書類を郵送する方法と押さえておきたいポイント

入社手続きの書類を郵送する際に押さえておきたいポイントを つご紹介します。

2-1. 書類の郵送に使用する封筒はA4サイズで

入社手続きの書類を郵送する際は、中に入れる書類を折り曲げずに済むよう、A4サイズの封筒を準備します。

他の書類に紛れてしまう可能性も考慮し、封筒には「入社書類一式在中」などの文字を赤字で記入しておくことをおすすめします。

2-2. 返信用封筒を同封する

一部書類は署名・捺印のうえで返送してもらう必要がありますので、書類と一緒に切手を貼った返信用封筒も同封します。

入社手続きの書類には、採用予定者の氏名や住所といった個人情報が記載されていますので、中身の見えない封筒を使用するのがベストです。

2-3. 追跡サービスを利用できる郵送方法を選ぶ

入社手続きの書類が確実に配送されたかどうか確認できるよう、送達を確認できる追跡サービスに対応した郵送方法を選びましょう。

追跡サービスは一般書留や簡易書留、特定記録郵便などで利用できます。

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3. 返送された書類のチェックポイント

内定承諾書や雇用契約書に関しては、採用予定者が署名・捺印したうえで企業宛に返送されます。書類が返送されたら、必ず署名・捺印があるかどうかチェックし、問題がなければファイリングして保管します。

なお、返送された書類には、採用予定者が作成した「添え状」が同封されていることがあります。

添え状には、返送した日付や差出人の情報、企業への挨拶のほか、どんな書類を何部入れたのかが記載されています。添え状が同封されていた場合は内容を確認し、返送された書類と部数が一致しているかどうかをチェックしましょう。

4. 入社手続きの書類を郵送する際は送付する書類の種類や郵送方法に注意しよう

入社手続きに関する書類を郵送でやり取りする場合は、確実に届いたかどうかわかるよう、郵便物を追跡できる簡易書留や特定記録郵便で送付するのがポイントです。

ただ、追跡サービスを使っても郵便事故のリスクがゼロになるわけではありませんので、雇用保険被保険者証や年金手帳といった重要書類のやり取りは避けた方が無難です。

採用予定者から書類が返送されたら、署名・捺印の有無や添え状の内容をチェックし、不備がないかどうかしっかり確認しましょう。

また、2019年の法改正によって認められた労働条件通知書のペーパーレス化にあわせて、入社手続きにかかる工数を減らすために入社手続きを電子化する企業も増えています。郵送の必要がなくなることで、郵送だからこそ起きていたミスをなくし、メールで簡単に集めることができるようになります。入社手続きの電子化が気になる方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

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