要員計画とは、人材に関連する計画のことを指します。自社にとって最適な要員計画を策定できれば、生産性の向上や早期離職を防げるメリットがあります。

しかし要員計画はほかの人材に関連する計画と混同されやすく、計画の立て方もあまり知られていません。本記事では、要員計画を立てる目的と進め方について解説します。

自社で要員計画を策定・運用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1. 要員計画とは

まずは要員計画とは何を指すのか、事業計画としてまとめて扱われるほかの計画と合わせて確認しておきましょう。

1-1. 事業計画のために必要な人員の配置計画

要員計画とは企業が事業計画を成功させるために、必要な人材について計画を考えることです。例えば、以下の項目について計画を立てます。

• 採用の計画
• 人員の配置計画
• 能力の開発計画
• 人事異動計画

要員計画は人が足りない部署に、ただ新しい人材を採用するわけではありません。事業計画を成功に導くための人材に関する計画を、以下のようにさまざまな視点から考えます。

• 採用するなら正社員にするか、パート・アルバイトにするか
• スキル向上や異動で人員の不足を解消できないか
• 外部のリソースは活用できるのか

要員計画における人材の採用や育成は、事業計画を完遂させることを目的として実施します。

1-2. 事業計画に含まれるもの

要員計画は事業計画に含まれる計画であるとお話をしました。

要員計画の中には人員計画があり、さらに人員計画の中には採用計画や異動計画などが含まれています。これらすべてが事業計画に含まれるもので、要員計画や人員計画と分けて呼ばずに、事業計画としてひとまとめに取り扱うこともあります。

また、人員確保の方法や教育方法、既存人員の活用法などの計画など、細かい人員に関連する計画もすべて事業計画や要員計画として考えられることも多いです。

2. 要員計画と人員計画・採用計画の違い

要員計画と似ている要素である「人員計画」と「採用計画」との違いを解説します。正しく活用するために、違いを把握しておきましょう。

2-1. 要員計画と人員計画の違い

人材についての計画を策定する点では、類似している要員計画と人員計画ですが、計画の内容が異なります。それぞれの計画内容は以下のとおりです。

要員計画	人員計画
・事業計画や経営方針をもとに人材の「量」に着目して計画を策定する ・「どこの部署に何人必要になるか」など、人員計画の土台になる	・要員計画をもとに人材の「質」に着目して計画を策定する ・「現在在籍している社員をどのように配属するか」など、具体的な人材配置を考える

一般的には要員計画を基準にして、人員計画を策定します。人員計画のもとになる要素が要員計画です。

2-2. 要員計画と採用計画の違い

採用計画も要員計画と混同されやすい計画のひとつです。採用計画は、組織戦略や事業計画をもとに、採用に関する以下の項目を具体的に考えることを指します。

• 採用するまでのスケジュール管理
• 退職者と異動者の把握
• 採用コスト
• 採用人数
• どのような人材を採用するか
• 選考方法

また採用人数の決定方法には、以下の2つが挙げられます。

• 積み上げ方式：各職場で必要になる人数を見積もる
• 総枠方式：採用コストや組織戦略から必要な人数を割り出す

要員計画や人員計画をもとにして、採用計画を実施します。要員計画は採用計画に不可欠な要素といえるでしょう。

3. 要員計画を立てる3つのメリット

要員計画を立てる3つのメリットについて紹介します。

1. 自社にマッチした人材を採用しやすくなる
2. 人材不足の予防や解消ができる
3. 人事業務の効率化ができる

メリットを把握して、要員計画の策定が重要な理由を認識しておきましょう。

3-1. 自社にマッチした人材を採用しやすくなる

要員計画を実施すると、事業を成功させるために必要な知識やスキルを持った人材を確保しやすくなります。

また、業務に必要な人数や人材を確保することで、既存社員にかかる負担を軽減できます。加えて、現場の意見に耳を傾けながら計画を策定することで、必要な人材の食い違いを防止できるでしょう。

過不足のない人材採用と配置を実現できれば、社員のモチベーションアップが期待でき、生産性の向上にもつながるでしょう。

3-2. 人材不足の予防や解消ができる

要員計画を立てると、人員の過不足や求める人材像が明確になり、採用や異動でのすれ違いが減ります。その結果、業務や環境に不満を抱えたことが原因の早期離職を防げるでしょう。

要員計画では「人材が何人足りないのか」「どのようなスキルや知識が必要になるのか」など、現場にヒアリングをおこないます。

ヒアリングをもとにして、採用をおこなう際の基準を明確にするためです。基準をクリアした人材を確保できれば、自社で活躍できる可能性が高まり、モチベーションの維持もしやすくなります。

3-3. 人事業務の効率化ができる

要員計画に則って人員配置をしていけば、配置完了後の達成度や反省点を見つけやすくなり、次の計画に活かせるようになります。

一連の計画を配置転換のたびにおこなうようにすれば、サイクル化できて人事業務を大幅に効率化できるでしょう。

4. 要員計画の2つの立て方

要員計画を策定する際に用いられる2つの方法について解説します。

1. トップダウン方式
2. ボトムアップ方式

それぞれの計算方法やメリットを知り、自社に取り入れやすい立て方を選びましょう。

4-1. トップダウン方式

トップダウン方式とは、事業計画をもとに、人件費や採用する際の予算を考慮して、目標達成のために必要人材の数（適正要員数）を割り出す方法です。

以下の項目を加味しながら、採用活動の予算や人件費に使うことができる金額を割り出します。

• 売上
• 利益
• 損益分岐点

計算式に当てはめる場合は以下のようになります。

適正要員数 ＝（売上高 － 人件費以外の全経費 ー 目標利益）÷ 一人あたりの人件費

予算の範囲内で人材を採用したり集めたりするため、予算オーバーが起こらない点がトップダウン方式のメリットといえるでしょう。

しかし予算を重視するあまり、現場が必要としている人数を補填できないケースもあります。社員が不満を募らせる可能性がある点がデメリットです。

4-2. ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、各職場に必要な人材や業務量の観点から、適正要員数を割り出す方法です。

以下の項目を考慮して、各職場やプロジェクトに必要な人数を把握します。

• 職場の現状
• 繁忙期
• 新規プロジェクトの進捗

計算式に当てはめる場合は以下のようになります。

適正要員数 ＝ 総労働時間 ÷ 一人あたりの労働時間

現場が求める人数を補填できる点がメリットです。しかし現場は、目標達成のために必要な要員数を多めに見積もる傾向があるため、大幅に予算をオーバーする可能性があります。

要員計画を策定する際は、トップダウン方式からスタートすることがおすすめです。まずは予算の範囲内で人員を補填してみて、不足する場合はボトムアップ方式で計画を立てましょう。

5. 要員計画を立てる際の4つのポイント

要員計画を策定する際は、以下の4つのポイントを意識する必要があります。

1. 効果を分析し定期的に見直す
2. 組織体制をもとに現実的な計画を立てる
3. 必要な人材の要件を事前に把握しておく
4. 職や休職のリスクに備える

ポイントを押さえて要員計画を立てることで、効率的に事業計画の成功までたどり着けるでしょう。

5-1. 効果を分析し定期的に見直す

要員計画は策定するだけで終わらず、計画をもとに施策を実行して、分析・改善をおこなうことが大切です。

人件費の効率や一人当たりの生産性を中心に分析すると、問題点が見えてきます。

①人件費効率分析

人件費効率を分析することで、人件費が想定以上に膨れていないか、無駄が生じていないかを可視化できます。

人件費効率は以下の計算式で求められます。

人件費効率分析＝売上高や粗利などの利益÷人件費

②1人当たり生産性分析

1人当たりの生産性を分析することで、高まりすぎている場合は過剰な残業の発生や、生産性が下がっている人員を見つけやすくなります。

1人当たりの生産性は以下の計算式で求められます。

1人当たり生産性分析＝売上高や粗利など÷人数

5-2. 現実的な計画を立てる

要員計画を策定する際は、現場の現状を把握して、組織体制に沿った計画を立てる必要があります。

例えば、中途採用の社員は以下の雇用区分で人件費が異なるため、現場の受け入れ可能な人数が変わってくるでしょう。

• 正社員
• パート・アルバイト
• 派遣社員

また新卒採用の社員であれば、教育係が必要になるため、配属される職場の人数を増やす必要があります。

人事や経営側は「この人数でなんとかなるだろう」と、自分の意見で必要な要員数を決めないことが大切です。現場の意見を考慮しながら、バランスの取れた要員計画を立てましょう。

5-3. 必要な人材の要件を事前に把握しておく

要員計画を策定する前に、必要な人材の要件を事前に確認しておきましょう。日頃から今後の組織戦略や事業計画の展望を共有しておけば、必要な人材の獲得に向けて、いち早く動き出せます。

必要になったタイミングで、要件をクリアする人材がいなければ、計画が進行しない可能性があるでしょう。必要になったときのために、各職場で必要な人材の特徴を把握しておくことが大切です。

5-4. 退職や休職のリスクに備える

計画をどれほど綿密に立てたとしても、急な退職や休職によって人員が足りなくなることがあります。

そうしたリスクに備えるには、退職や休職をしそうな従業員の情報をできるだけ早くつかむことが大切です。定期的なヒアリングをおこない、必要であれば上司や同僚にケアを依頼していきましょう。

6. 要員計画の進め方4ステップ

要員計画の進め方を以下の4つのステップに分けて解説します。

1. 現状を把握する
2. 人員の必要性を予測する
3. 人員の調整をおこなう
4. 計画を策定・運用する

効率よく要員計画を策定するために、目を通しておきましょう。

6-1. 現状を把握する

要員計画を策定するときは、現在在籍している社員の数や各職場の人数など、現状の把握が必要です。会社の現状を把握することで、必要となる人員数や人材の要件が明確になります。

社員にとって負担のかかる人材配置にならないように、以下の社員情報を把握しておきましょう。

• スキルや経験
• 勤続年数
• 給与
• 婚姻状況

休職や退職の可能性がある社員を把握しておくと、想定外の事態が起きても対処できます。

6-2. 人員の必要性を予測する

現状の把握ができたら、事業計画をもとに人員の必要性を予測しましょう。計画を実施するためには、どの職場にどのような人材が必要になるのか予測することが大切です。

もし予測の段階で人員不足がわかった場合は、新規採用を視野に入れなければなりません。

さらに事業計画と社員のスキルや経験を照らし合わせて、人事異動が必要になることも予測できます。経験者が少ない職場や勤続年数が長い人が集中している職場など、偏らないようにバランスよく配置しましょう。

6-3. 人員の調整をおこなう

人員の必要性を予測したら、人員の調整をおこないましょう。

事業計画と現在在籍している社員情報を照らし合わせると、スキル不足や人員不足が明確になります。自社にとって足りない社員をどのようにして補填するのかを考えなければなりません。

具体的には、以下の方法で人員を調整しましょう。

• 中途採用
• 既存の社員の能力開発
• 外部リソースの活用

採用にかかるコストや教育にかかる時間を比較し、自社にとって適切な方法を選択してください。

6-4. 計画を策定・運用する

人員の調整まで実施したら、最終段階として、計画の策定・運用をおこないます。具体的な行動計画を策定する際は、以下のように実行するプロセスを細かく考えましょう。

• 採用活動を実施するタイミング
• 採用人数
• 採用方法
• 求人内容

実行した後は、進捗状況や計画の見直しをおこない、分析・改善を繰り返すことが大切です。

7. 要員計画は自社に必要な人員を確保し人材不足の解消に効果的

要員計画は、事業計画を遂行する上で大切な要素です。人手が足りない部署にただ新しい人材を採用するわけではなく、事業を遂行させるための人材計画を以下の視点から考えます。

• 採用するなら正社員にするか、パート・アルバイトにするか
• スキル向上や異動で人員の不足を解消できないか
• 外部のリソースは活用できるのか

自社にとって最適な要員計画を立てて、過不足のない人材採用と配置を実現しましょう。社員のモチベーションアップが期待できるため、生産性の向上につながります。

必要な人材を確保するためにも、自社で要員計画を立ててみてください。