少子高齢化による労働人口の減少が続くなか、多くの企業が優秀な人材の獲得に意欲を燃やしています。不足している人材の補填や、従業員のスキル強化のための具体的な作戦を検討している企業も多いのではないでしょうか。

従業員のスキルを整理する際に「スキルマップ」を活用すると、人材育成や人材評価の資料として役立ち、スムーズな人材管理が実現します。この記事では、スキルマップの導入メリット・デメリットをはじめ、作り方や注意点を解説します。人材を適切に管理し「人事を効率化したい」企業様は、ぜひ参考にしてください。

1. スキルマップとは？

スキルマップとは、従業員やチームがもつスキルをまとめ、可視化した一覧表のことです。誰がどういった能力をどの程度保持するかがわかるため、人材育成や人事評価制度などに活用できます。

また企業全体として足りない能力も把握できることから、不足能力の保持者を補填する人材採用面でも活躍します。

2.スキルマップを導入する目的

スキルマップを導入する目的は大きく次の3つです。

• 社内のスキルを可視化するため
• 従業員のモチベーションを向上させるため
• 組織を成長させるため

2-1.社内のスキルを可視化するため

スキルマップを導入することで、社内の従業員がどのようなスキルを備えているかが可視化可能です。スキルマップによって経営陣やマネージャーが従業員のスキルを把握できるため、マネージメントに活用できます。

2-2.従業員のモチベーションを向上させるため

従業員のモチベーションを向上させることも、スキルマップ導入の目的です。自身のスキルが可視化されることで、従業員自身も自分の強み、弱みが把握できるようになります。例えば従業員が自身の弱みを把握できれば、成長意欲が沸き、モチベーションを向上させられるでしょう。

2-3.組織を成長させるため

スキルマップは組織の成長にも効果的です。スキルマップは従業員単位だけでなく、組織単位でもどのようなスキルを持っているかを把握可能です。組織として何が足りないかを俯瞰で把握できるため、組織全体の成長につながります。

3. スキルマップを導入するメリット

スキルマップを導入するメリットは次のとおりです。

3-1. 従業員のスキルが一目でわかる

スキルマップは従業員のスキルを可視化できるため、「誰がどういったスキルを保持しているか」が一目でわかります。

スキルを容易に把握できることで、自社内のスキルを活かせる部署やポジションがわかり、最適な人材配置に役立つでしょう。また、会社が必要とするスキル保持者の過不足もわかるため、今後の採用計画や経営戦略の策定でも役立ちます。

3-2. モチベーションアップが期待できる

従業員にスキルマップを公開すれば、自身の強みを把握できるため、自信につながるでしょう。またお互いのスキルもチェックできることから、競争心の芽生えも期待できます。ライバル同士で切磋琢磨しつつ、双方のモチベーションアップが可能です。

さらに、従業員のスキルにあったポジションに配置すれば、得意分野での才能を開花できるため、いっそうやる気に満ちあふれて業務に取り組めるでしょう。

3-3. 従業員・会社の成長につながる

スキルマップを活用すれば、従業員の得意・不得意がわかります。

得意な分野に関しては、さらに能力を伸ばすべく、力を発揮できるポジションに配置するとよいでしょう。不得意な分野については、必要に応じて能力の底上げを目指し、しかるべき教育プログラムや研修を実施するとスキルアップが見込めます。

得意・不得意の両スキルを伸ばせば、従業員はもちろんのこと、会社としての成長にもつながります。

4. スキルマップを導入するデメリット

スキルマップを導入することで従業員のモチベーションアップや組織の成長につながる一方、つぎのようなデメリットも考えられます。

• スキルが低い従業員から「可視化」に対する反発を招く
• スキルの設定に時間がかかる

4-1. スキルが低い従業員から「可視化」に対する反発を招く

スキルマップを全員に公開すると、各従業員のスキルレベルが一目瞭然になります。高スキルの社員はよいものの、スキルが低い社員からは、スキルマップの可視化に対しネガティブな反応が出ることも考えられるでしょう。

こうした事態を防ぐには、各自と面談を実施し「スキルマップ導入の目的」を示すとともに、スキルアップに向けた方法も説明するとよいでしょう。また、スキルマップは企業サイドで使用するにとどめ、従業員には公開しないという運用方法もあります。

4-2. スキルの設定に時間がかかる

スキルマップの作成では、業務の洗い出しや、それぞれの業務に対する達成度の定義など、細かな作業が必要になります。担当者の負担が大きいことは、一時的な「デメリット」といえるでしょう。

しかし長期的に見れば、スキルマップの導入による「人事作業の効率化」「従業員や会社の成長」など、多くのメリットがあります。

5. スキルマップの作り方

スキルマップを作る際には、企業や部署に合った内容を作成することが大切です。基本的な作成手順は共通しているため、以下のステップに沿って作成するとスムーズです。

5-1. Step1：スキルマップ導入の目的を明確化

まずは、スキルマップの導入目的を明確化します。

理由は、目的によって「スキルマップに記載する項目」が変わるためです。例えば、「適材適所への配置」を目的にするのであれば、各部署が求めるスキルを明確にし、それぞれのスキルを計測するために必要な項目を用意します。

一方で「人材育成」を目的とする場合には、自主性や責任者としてのクオリティコントロール、マネジメントスキルに紐づく項目も設けることを検討しましょう。

5-2. Step2：スキルマップに使用するフォーマットを決める

続いて、スキルマップを作る際のフォーマットを決めます。

無料で用意したい場合には、Excelシートの活用や、インターネット上からテンプレートをダウンロードするのもよいでしょう。しかし、Excelシートは一からフォーマットを作る必要があり、テンプレートは自社の導入目的に合致しない可能性があります。

一方、導入費用はかかるものの、項目の策定から保有スキルの管理まで一括して可視化できる人材管理システムを使うのも有効です。

5-3. Step3：スキル内容を分類する

スキルマップで使用するフォーマットを決めたら、各業務の流れを確認しつつ、必要なスキルを洗いだします。それぞれのスキル内容を分類する方法は、「作業項目別」「製品・サービスごと」「必須度合い」など、多種多様です。

スキル内容の分類方法は、会社や部署に応じたものを選びましょう。

5-4. Step4：評価の基準を設定する

スキルマップにおけるスキルの評価基準を設定します。例えば、できる・できないの2択にするケースもあれば、3～5段階ほどの評価基準にするケースもあります。評価基準の段階が少ないと従業員の達成度合いが分かりにくくなってしまいます。

5-5. Step5：導入前に試験的な運用とマニュアルを作成する

スキルマップを作成したら導入前に試験的な運用をスタートします。試験的な運用期間に、評価者だけでなく評価される従業員からもフィードバックをもらうようにしましょう。公平な評価をくだせるように、修正を繰り返していきます。また、試験的に運用している間に
、運用にあたってのマニュアルを作成しておくことも大切です。

6. スキルマップ運用の注意点

スキルマップを適切に活用するには、作成時にポイントを押さえるだけでなく、実際の運用でも注意が必要です。運用面で注意すべきポイントは、以下の通りです。

6-1. 適切な評価者を選定する

スキルマップの内容が適切であっても、評価者が「スキルマップ導入の意図」や「それぞれの項目内容」を理解できなければ、適切な活用はできません。そのため、スキルマップの管理にふさわしい人を評価者として選定しましょう。

基本的に、社内を俯瞰できるマネージャーや、人事担当者などが適切です。適任者が不在であれば、マネージャーや人事担当者に研修や教育プログラムを実施し、スキルマップの存在意義を周知したうえで運用を開始することをおすすめします。

6-2. 定期的に内容を見直す

会社のビジョンや市場環境が変化すれば、スキルマップ活用の目的も変化します。また目的が変化しなくても、会社規模の拡大などによって社内体制が変われば、スキルマップ内の項目も体制に応じた変更が必要です。

スキルマップを用意した後は「定期的な見直し」を行うことで形骸化を防ぎましょう。見直しのスパンを定めるのはもちろんのこと、スキルマップ活用時に違和感があった場合には、適宜見直すべきです。

7. スキルマップは作成後の意識づけが重要

スキルマップは、従業員やチームのスキルを可視化できる便利なシステムです。導入することで適材適所への配置や採用のミスマッチ減など、人事面での業務効率化が実現できます。

スキルマップを適切に活用するには、スキルが一定水準を下回る従業員には個別でフォローを行うなどして、「常にスキルを拡大すべき」という意識づけが欠かせません。一定のスキルを持ち合わせる従業員にも、スキル向上を目指すべく、適切な教育プログラムの実施や個人目標の設定などを行いましょう。

スキルマップの作成・運用では、スキル管理に対応したシステムの活用がおすすめです。作成や見直し時の「人事担当者の負担」を減らせるのはもちろんのこと、自社に合ったカスタマイズもスムーズにできるでしょう。