マイナンバーの廃棄方法や注意すべき3つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

マイナンバーの廃棄方法や注意すべき3つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

マイナンバーの廃棄方法や注意すべき3つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

マイナンバーの廃棄方法や注意すべき3つのポイント

シュレッダーにかけている様子
マイナンバーの利用が済んだら、できるだけ速やかに破棄または削除しなければいけません。
廃棄方法も紙書類ならシュレッダーにかける、データなら完全に削除するなど、復元できない方法が求められます。

この記事では、マイナンバーの廃棄方法や注意点、廃棄の効率を上げる方法について解説します。

マイナンバー管理にお困りの人事担当者の方へ

非常に複雑で手間のかかる、従業員のマイナンバー管理。

誤ってマイナンバー情報を流出させてしまった場合、個人情報保護委員会から勧告を受ける可能性もあります。多忙な中でそのような事態になることを防ぐためには、万全なセキュリティ体制やルールについてしっかりと把握しておく必要があるでしょう。

当サイトでは、マイナンバーの収集から保管、廃棄まで段階ごとの対応と、安全な管理方法について細かく解説した資料を無料で配布しています。人事や総務の担当でマイナンバー管理にお困りの方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

マイナンバーebook

ダウンロードボタン

1. マイナンバーの破棄方法について

ゴミ
マイナンバーは、社会保障・税・災害対策にかかる事務作業のみに利用でき、利用後は速やかな廃棄または削除が求められます。
また、廃棄する際は、情報が復元できないようにすることが大切です。

1-1. マイナンバーは不要になったら速やかに破棄する

マイナンバーには具体的な廃棄時期などは定められていないものの、関連手続きが終わり次第、速やかに廃棄することがマイナンバー法により定められています。[注1]

また、本来マイナンバーは保管が認められていません。
そのため、社会保障などの手続きが終わり次第、できるだけ速やかに廃棄しましょう。

[注1]行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律|e-Gov 法令検索

1-2. 保管が義務付けられている書類は保管期限が過ぎたら廃棄する

会社で扱う書類の中には、保管期限が法律で定められているものもあります。
それらの書類にマイナンバーが記載されているときは、保管期限が過ぎ次第、速やかに廃棄する必要があります。

次の項目で具体的な廃棄方法を解説します。

1-3. 書類(紙)は焼却処分またはシュレッダーにかける

紙ベースでマイナンバーを取り扱っていた場合は、それらの書類が復元不可能な方法で廃棄する必要があります。
具体的には以下の方法で処分しましょう。

・シュレッダーにかけて粉砕する
・焼却処分する
・溶解処理する

1-4. データ情報は削除する

パソコンのデータ内にある退職者のマイナンバー情報などは、保存期間が過ぎ次第、該当のデータを削除しましょう。その際は、データが復元できないようにする必要があります。

1-5. パソコン自体を破棄するときはデータの復元ができないようにする

マイナンバーを取り扱っていたパソコン自体を破棄する際は下記の方法データを完全に削除しましょう。

・データ削除専用ソフトを使う
・パソコン自体を物理的に破壊する

ただし、これらの方法は専門的知識がないとデータの復元ができてしまう可能性もあります。
そのため、専門の処理業者に依頼する方が安全です。

1-6. 保存が必要な書類はマスキングし判別できるようにする

マイナンバーが書かれた書類は破棄が基本です。
しかし、実務的に保存が必要な書類は、マイナンバーが書かれた箇所にマスキングをしたり、切り抜いたりすることで、継続して保管ができます。

2. マイナンバーを破棄する際の3つの注意点

ビックリマーク
マイナンバーは取得から廃棄まで、取り扱いを全て記録に残す必要があります。
そのため、必要が無くなったら廃棄するだけでなく、いつ廃棄したか、必ず記録を残しておきましょう。

2-1. 自社で廃棄した場合は廃棄年月日・担当者・方法を記録に残す

書類で管理しているマイナンバーなどを自社で廃棄した場合は、廃棄した書類の名称・年月日・担当者・廃棄方法などを記録として残す必要があります。

なお、書式などに決まりはないため、紙やエクセルなどで記録して問題ありません。

書式の名称としては、「マイナンバー取扱記録簿」「マイナンバー管理台帳」などが一般的です。
また、デジタルデータの場合は削除した操作のログが残るようにしましょう。

2-2. 廃棄を外部委託する際は業務委託契約を締結する

マイナンバーの廃棄を外部に委託する際は、安全管理措置を講じているか、どのような方法で廃棄しているか確認し、適切な業者を選ぶ必要があります。
理由として、企業はマイナンバーの破棄などを外部に委託すれば、監督責任が生じるからです。

また、監督を十分に行わなかった結果、マイナンバーが漏洩した場合、委託した企業も責任を問われます。

そのため、業者に委託する際は、秘密保持義務やマイナンバーの取り扱いについて定めた業務委託契約書を締結する必要があります。

2-3. 外部委託により廃棄した場合は証明書をもらう

外部委託先でマイナンバー書類やデータを廃棄したときは、機密文書廃棄業者の発行する「廃棄証明書」(溶解証明書)が必要です。

発行方法は業者により異なり、紙または電子発行のどちらかです。発行にかかる時間は処理方法によっても違いがあるため、どのような方法で発行するか、いつ頃届くか確認しましょう。

また、廃棄証明書自体も5年または7年の保管が必要なため、無くさないように注意しましょう。

3. マイナンバーの破棄を効率化する方法

効率化
マイナンバーは管理だけでなく、破棄する際も多くの手間とコストがかかります。
そのため、破棄を前提とした仕組みをあらかじめ構築し、業務が効率化できるように整えましょう。

3-1. マイナンバー管理システムを導入する

マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集から破棄まで、データ上で一元管理できるシステムです。
システムを導入することで、マイナンバーをデータベースで管理できるため、書類のように場所を取らないほか、情報漏洩や廃棄漏れのリスクを軽減できます。

また、操作の度にログが残るため、いつ誰がどのような操作をしたか、逐次記録する必要もなく、「安全管理措置」に準拠した運用がしやすくなります。

収集や管理が容易になるだけでなく、廃棄が必要なマイナンバーをリマインドする機能もあるため、人為的ミスによる廃棄漏れ防止にも役立ちます。

外部機能と連携できるサービスもあるため、マイナンバー管理の手間を削減し、効率的な事務運用をしたい場合は検討してもよいでしょう。

3-2. 書類別・年度別に保管する

マイナンバーを紙ベースで管理しているなら、書類別・年度別・保管期限別に分けて管理するとよいでしょう。

特に、保管期限は以下の期間に分かれています。

7年:源泉徴収票、扶養控除等(異動)申告書など
4年:雇用保険関係書類
3年:労災保険関係書類
2年:健康保険、社会保険(厚生年金)関係書類

これらの書類は混ざらないように別々に保管しておきましょう。
また、マイナンバーの保管の際は鍵付きの金庫などに入れ、外部に流出することの無いように厳重に保管する必要がある点も忘れてはいけません。

年度別にまとめ、年度の終わりには適切な方法で廃棄できるように整えましょう。

3-3. 必要のない書類にマイナンバーを記載しない

最後に、マイナンバーは必要のない書類やデータベースに書き込まないように注意しましょう。
例えばメモのつもりで「マイナンバー取扱記録簿」などに廃棄したマイナンバーを記録してしまうと、それ自体も適切な方法で廃棄しなくてはいけなくなります。

そのため、閲覧は原本やデータベースを基本とし、コピーやデータの出力は最低限度に留めることも、破棄を効率化するためには大切です。

4. マイナンバー管理システムを導入し、廃棄を効率化しよう

システム

マイナンバーは取得や利用だけでなく、廃棄方法も厳格に定められています。
そのため、実務では廃棄まで見越して、効率よく処理できるシステムの構築が求められます。

マイナンバー管理システムなら、紙ベースのように場所を取ることなく、マイナンバーをデータ上で一元管理できるため、安全管理措置対策にも有効です。

また、必要な対応をリマインドしてくれるため、人為的な処理漏れも防止することができるでしょう。

マイナンバー管理にお困りの人事担当者の方へ

非常に複雑で手間のかかる、従業員のマイナンバー管理。

誤ってマイナンバー情報を流出させてしまった場合、個人情報保護委員会から勧告を受ける可能性もあります。多忙な中でそのような事態になることを防ぐためには、万全なセキュリティ体制やルールについてしっかりと把握しておく必要があるでしょう。

当サイトでは、マイナンバーの収集から保管、廃棄まで段階ごとの対応と、安全な管理方法について細かく解説した資料を無料で配布しています。人事や総務の担当でマイナンバー管理にお困りの方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

マイナンバーebook

ダウンロードボタン

吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

人事・労務管理のピックアップ

新着記事