企業は雇用している従業員を適切に評価して、給与や役職を決定する必要があります。従来はExcelなどで人事評価が行われていました。しかし、最近では人事評価をクラウド化させている企業もあります。

この記事では人事評価のクラウド化で得られる評価や手順を紹介します。

1. 人事評価のクラウド化とは？

人事評価のクラウド化とは、人事評価に関する情報をクラウドサービスによって運用することを意味します。

人事評価をクラウド化する場合は、クラウド型の人事評価システムを利用します。人事評価は公平な評価が求められますが、場合によっては評価者と評価対象者との関係性によって、主観的な評価になってしまう可能性があります。人事評価は従業員のモチベーションに影響するため、不公平な評価を下してしまうとモチベーションの低下につながりかねません。従業員のモチベーション低下は離職に発展する恐れがあります。

一方、人事評価をシステム化することで、より公平な評価が下せるようになります。

1-1. クラウド人事評価システムの主な機能

クラウド型の人事評価システムは製品によって機能に多少の違いがあるものの、一般的に共通して搭載されている機能には次のようなものが挙げられます。

• 従業員の情報管理機能
• 目標設定・進捗管理機能
• 評価テンプレート機能
• 評価シートの配布・回収機能
• 評価点の合計を自動計算する集計機能

最近では、人事評価と連動してタレントマネジメントに強みをもつ製品などさまざまな特色をもつ製品が多数ラインナップされています。

2. 人事評価をクラウド化することによる効果

人事評価をクラウド化することによって、さまざまな効果が得られます。人事評価のクラウド化によって得られる効果の例として以下が挙げられます。

• 評価の公平性が保てる
• 人事評価業務の効率化
• 従業員の満足度向上
• 人材育成や組織マネジメントに活かせる
• 採用活動に活かせる
• 外出先であっても人事評価が可能

2-1.評価の公平性が保てる

従業員が人事評価に不満を感じる要因の一つが、評価基準や評価過程の不透明さです。人事評価システムであれば、評価基準や評価過程を見える化して従業員と逐一共有することができるため、評価に対する従業員の納得感を得られやすくなります。

また、あらかじめ評価基準が明確に定まっていることにより、評価者の主観で生じる人的評価エラーなども未然に防止することができます。

2-2. 人事評価業務の効率化

人事評価をクラウド化することで、紙やExcelでの運用と異なりデータの共有がスムーズになります。そのため、人事評価に関わる業務を効率的に進められるでしょう。

また、人事評価の基準の一つである、目標の進捗確認やフィードバックがクラウド上で完了する点も効率化につながります。

2-3. 従業員の満足度向上

先述のように人事評価は従業員の満足度、モチベーションと関係します。従業員から、適切に評価されていないと感じられてしまうと、従業員のモチベーションが低下してしまいます。

一方、システムによって公平な人事評価が行えるようになれば、従業員の満足度とモチベーション向上につながるでしょう。従業員のモチベーションが向上すれば、自主的に業務に取り組めるようになり、業務効率の向上も期待できます。

2-4. 人材育成や組織マネジメントに活かせる

人事評価をクラウド化させることで、過去の人事評価に関する情報を蓄積できます。過去の人事評価情報は人材の育成や組織マネジメントに活かせます。過去の人事評価を基に、従業員それぞれに合ったフィードバックや配置転換が行えます。また、新たにプロジェクトを立ち上げる場合、過去の人事評価情報に基づいてチームメンバーを選出できます。

2-5. 採用活動に活かせる

システムに蓄積された過去の人事評価は、採用活動にも活用可能です。クラウド化により過去の人事評価の情報を一元管理できるため、自社にどのような人材が不足しているかが把握しやすくなり、採用活動で求める人材も明確になります。

2-6. 外出先であっても人事評価が可能

クラウド化によって、外出先であっても人事評価が可能になります。クラウド型の人事評価システムであれば、インターネット環境さえ整っていればスマートフォンやタブレットなどの端末から閲覧可能です。そのため、テレワークにも対応できます。

3.クラウド人事システムの選び方

現在、さまざまな機能が搭載されたクラウド人事システムが多数リリースされています。システム選びで失敗しないためにも、ここでは最低限押さえておきたい選定のポイントをご紹介します。

• 導入の目的にあった機能が搭載されているか
• 操作のしやすさ
• 人事異動や部署の統廃合に対応しているか
• サポート体制

次に順を追って詳しく解説していきます。

3-1.導入目的にあった機能が搭載されているか

導入前に自社の現状と課題を整理しておくことが重要です。ここが明確に定まっていないと機能数の多さやシステムの認知度などに目を奪われてしまい、自社のニーズにマッチしないシステムを導入してしまう原因にもなります。

自社が本当に必要とする機能を絞り込むためにも、必ず導入目的を明確にした上でシステムの選定をおこないましょう。

3-2.操作のしやすさ

せっかく人事評価システムを導入しても、操作性が悪いために現場で活用されなければ意味がありません。画面の見やすさや操作のしやすさについても、事前にしっかりとチェックしておきましょう。

製品によっては無料でトライアルを提供しているものもあります。そういったサービスを利用して、導入前に使い勝手を試すのがおすすめです。

3-3.人事異動や部署の統廃合に対応しているか

人事評価システムの中には登録できる従業員数が限定されている製品もあるため、今後従業員数の増加を見込んでいる場合は注意が必要です。従業員数が増えた際に拡張できるのかも合わせて確認しておくと良いでしょう。

また、人事異動や部署の統廃合に対して、データをスムーズに移行できるかも必ず押さえておきたいポイントです。特に人事異動が多い企業においては、新たに従業員の情報を登録し直す膨大な手間を省くことができます。

3-4.サポート体制

導入前だけでなく導入後についても、どのようなサポートが受けられるのか確認しておくことも大切です。使っていくうちに疑問が生じたり、システム障害によって作業がストップしてしまうこともあるかもしれません。

システム提供元がどこまでを無償で、またどこからが有償で対応しているのか、コスト面と合わせてチェックしておきましょう。

4. 人事評価をクラウド化する手順

人事評価をクラウド化するには次のようなステップをふみます。

• 現状の分析と目的を明確にする
• システムの機能を選定する
• 導入事例を確認する
• トライアル期間に機能や操作性を確認する

導入のステップを進めていくのと同時に、クラウド型での人事評価を行うことを社内に通知して運用体制を整えておくことも大切です。

4-1. 現状の分析と目的を明確にする

人事評価をクラウド化するには、最初に現状を分析して目的を明確にしましょう。目的の例として次のようなケースが挙げられます。

• 人事評価を公平に行いたい
• 作業を効率化したい
• 自宅や外出先でも人事評価を確認したい

人事評価における現状の課題を明確にして、どのようなシステムを導入するのか、どのような課題解決のためにシステムを導入するのかなどを設定します。

4-2. システムの機能を選定する

現状の分析によってシステム導入の目的を明確にしたら、実際に導入するシステムを選定します。システムによって備わっている機能は異なります。そのため、目的達成に必要な機能が備わったシステムを選定するようにしましょう。

4-3. 導入事例を確認する

導入するシステムの候補がいくつか挙がったら、各システムの導入事例を確認してみましょう。導入事例のなかでも、自社の業務や業種に近いものであれば、より導入後の活用がイメージしやすくなります。

導入事例を確認して導入後のイメージが掴めたら、資料請求もしくはダウンロードして厳選しましょう。

4-4. トライアル期間に機能や操作性を確認する

クラウド型の人事評価システムのなかには、トライアル期間が設けられているものもあります。導入するシステムにトライアル期間があれば、その間にシステムの機能や操作性を確認し、導入後のイメージを掴んでおきましょう。また、スムーズに運用するためにも、トライアル期間と並行してルールを策定しておきます。

5. 人事評価をクラウド化する際の注意点

人事評価のクラウド化にあたっては、一時的に人事労務担当者の負担が増える可能性があります。例えば、クラウド型人事評価システムの選定や導入準備など、運用体制を整えるための業務に時間を費やしてしまうことが想定されます。導入チームを立ち上げて、作業分担するなどの措置が必要となるでしょう。

また、事前に人事評価システムの導入を全従業員へ周知することも重要です。導入したあとで従業員に周知したのでは、会社に対する不信感に繋がる恐れがあります。さらに、スムーズにシステム移行するためにも、運用ルールの策定やシステム利用者向けの研修も実施しなくてはいけません。せっかく人事評価システムを導入しても、活用されなければ意味がなくなってしまいます。

これらの注意点を踏まえた上で、人事評価をクラウド化する際には、いきなり導入するのではなく、スケジュールを綿密に立てて段階的に進めていくことが重要だと言えます。

6. 人事評価をクラウド化させて従業員の満足度向上と効率化につなげよう

人事評価は従業員のモチベーションにつながるため、公平な評価が求められます。人事評価をクラウド化することで公平な評価が行えるため、従業員の満足度向上と人事評価の効率化が期待できます。人事評価をクラウド化させるためには、現状の分析と目的を明確にして、それにあったクラウド型システムを選ぶようにしましょう。また、導入前のトライアル期間に操作性を確認しつつ、運用のルールを策定しておくことも大切です。