だれでも手軽に使えてコストがかからず、自動集計や分析もできるExcel（エクセル）は、人事管理に役立つツールです。ただし、エクセルを使った人事管理には、メリットだけでなくデメリットもあります。人事管理では個人情報も取り扱うため、利用の仕方には気をつけなければいけません。

ここではエクセルを使った人事管理のメリットとデメリットや注意点について解説します。

1. エクセルを使用して無料でできる人事管理の内容

人事管理業務において、エクセルはさまざまな役割を果たします。エクセルを活用しやすいシーンを4つ紹介します。

1-1. 採用管理

人材の採用選考にエクセルを活用すれば、応募者の情報や選考状況、スキルなどを確認しやすくなります。面接担当者や結果連絡をした日なども入力しておくことで、連絡漏れなども防げるでしょう。

1-2. 目標管理と評価

従業員ごとに設定した目標と実績、評価なども、エクセルで管理できます。チームメンバーの目標や評価を一覧で確認でき、全体の状況も把握しやすいでしょう。期ごとにシートを分けることで、過去の履歴も簡単に閲覧できます。

1-3. 勤怠管理

従業員の勤怠をエクセルで管理することも可能です。専用の勤怠管理システムよりは機能性に劣りますが、始業時刻と終業時刻を入力すると自動で勤怠時間や残業時間が計算されるといった式を組んでおけば、手計算するよりも正確で素早い管理ができるでしょう。

1-4. 資格管理や研修履歴管理

従業員の研修履歴や、資格に関する管理もエクセルで管理できます。受講した研修や時期、保有資格などをエクセルで作成した表に記録することで、人材育成状況を把握しやすくなるでしょう。また、従業員の年齢や職位などを元に、研修受講者の抽出などをおこなうことも可能です。

2. 人事管理にエクセルを使うメリットとデメリット

エクセルでの人事管理には、メリットとデメリットの両方があります。双方を踏まえて、利用シーンや利用の仕方について、社内ルールを決めておくと良いでしょう。

2-1. エクセルによる管理のメリット

エクセルで人事管理をおこなうメリットは、主に以下の3点です。

コストが抑えられる

エクセルなら、初期費用をかけずに人事管理業務の効率化が可能です。人事管理のために新たにシステムを導入する場合、導入費用やランニングコストが生じるでしょう。もともと保有しているエクセルを活用すれば、費用の負担なく手軽に人事管理をデジタル化できます。

だれでも操作できる

人事管理業務をおこなう担当者はもちろん、人事管理データにアクセスする管理職なども、エクセルファイルなら比較的スムーズに使いこなせるでしょう。使い慣れたツールで管理ができる点も、エクセルでの人事管理のメリットです。

CSVで保存すればほかのシステムと共有しやすい

エクセルで作成したデータは、CSVで保存することで多くのシステムとの連携が可能です。例えば、給与計算システムや経費精算システムなどにCSVデータを取り込んで活用することもできるでしょう。拡張性が高ければそれだけ業務効率の向上にもつながります。

2-2. エクセルによる管理のデメリット

エクセルでの人事管理は手軽で便利ですが、問題点も少なくありません。エクセルによる人事管理の3つのデメリットは以下の通りです。

セキュリティ上の問題がある

エクセルはセキュリティが甘く、不正アクセスや誤送信による情報漏洩リスクなどがあります。閲覧や編集にはパスワード制限がかけられますが、閲覧者の属性によってシステム的にブロックする機能などは持っていません。

個人情報を扱う人事管理ファイルは、社内でも限られた人以外閲覧できないようにしておく必要があるでしょう。パスワード入力画面などを見られただけで情報漏洩する可能性があるエクセルファイルは、セキュリティが万全とは言いがたいツールです。

また、いつ、だれが、どの部分を更新したのか履歴の確認ができないことから、不正改ざんリスクなどもあります。

人的ミスが起こりやすい

エクセルは、計算や入力などある程度の自動化が可能なソフトですが、基本的な数字は手で入力することになります。自動化のための計算式なども従業員が作成、更新することになるため、ヒューマンエラーが起こりやすいといえるでしょう。チェック機能も少なく、入力内容に不備やエラーがあっても気づけないリスクがあります。

できることが限定的

表計算ソフトであるエクセルは、人事管理に特化した専用システムに比べて機能が限定的です。ほしい機能を追加するのが困難だったり、手数が多くかかったりすることもあるでしょう。紙での管理に比べれば効率的でも、人事管理システムを使用した場合と比較すると業務効率は高いとはいえません。

3. 人事管理にエクセルを使う際の運用手順

エクセルで人事管理をおこなうときは、トラブルが起こらないように配慮しなければいけません。具体的なルールを設け、適切に運用することが重要です。

3-1. 誰が、いつ、どのように編集するのかを決める

人事管理に利用するエクセルファイルは、誰が、いつ、どのように情報を更新するのか、ルールを決めておかなければいけません。

エクセルファイルは、複数人で共有して閲覧や編集をすることもできます。しかし、複数人が同時に編集をおこなうと、どれが最新ファイルかわからなくなってしまう可能性があるでしょう。編集履歴も残らないことから、トラブル発生時に原因がつかみにくい可能性もあります。

どのようなタイミングで、誰がファイルを更新するのかを決めて、編集中のトラブルが起こらないようにしておきましょう。

3-2. データの持ち出しやメール添付に関するルールを定め、徹底する

人事管理に利用するエクセルファイルには、従業員の個人情報が多数含まれています。個人情報が漏洩しないように十分な配慮が必要です。管理者に対して十分な教育をするとともに、データの持ち出しやメール添付に関するルールを定めておきましょう。

人事管理データの入ったエクセルファイルを誤送信したり、保存されたUSBメモリを紛失したりすると、重大なセキュリティ事故になってしまいます。社内の従業員情報はもちろん、採用に関する情報などが含まれた場合、応募者に対する責任も問われ、社会的な信用を失いかねません。ファイルにアクセスできる人を限定するとともに、持ち出しに関しても十分な注意が必要です。

3-3. 最初に必要な機能を洗い出す

人事管理に活用するエクセルファイルを作成するときは、最初に必要な機能の洗い出しをしておきましょう。

エクセルの機能である関数や計算式を活用することで、人事管理業務の効率化が図れます。しかし、機能を追加していこうとすると、もともとの計算がうまくいかなくなってしまう、かえって使いづらくなるといった問題が起こる恐れがあるでしょう。最初に、持たせる機能や設計を固めてからファイルを作ることが大切です。

4. エクセルによる人事管理の注意点

個人情報保護法では従業員の情報も個人情報に該当するため、安全に管理することが使用者に義務付けられています。
なお、ここで言う個人情報とは、氏名や生年月日、住所、顔写真、マイナンバーなど単体または組み合わせることで、個人を特定できる情報を指します。
エクセルでの人事管理にはデメリットの項目でも触れましたが、次のような問題点があります。

• データの改変・削除が容易
• 誰が・いつ・何をしたか操作履歴の把握が困難
• エクセルファイルの盗難・破損のリスク

昨今のニュースをみていても、個人情報の流失は社会的信用を失う大きなダメージを企業にもたらします。個人情報保護法の観点からして、エクセルでの人事管理は望ましいとは言い切れないでしょう。

5. エクセル以外で人事管理をおこなう方法

人事管理をエクセル以外でおこなう方法として、人事管理システムの利用が挙げられます。
人事管理システムとは、その名のとおり人事管理のために開発されたシステムのことです。
従業員の基本情報をはじめ、勤怠管理、人事評価、研修履歴、資格など人事・労務に関する情報をシステム上で一元管理することができます。

集約した情報を分析することで、人材マネジメントや人材育成に活用することができるのが魅力です。また、入力や集計にかかる工数を減らすことができるため、業務効率も向上します。エクセルのように数式エラーもないため、人的ミスも発生しにくくなるでしょう。

さらに、人事管理システムにはサイバー攻撃などによるセキュリティ対策のほか、アクセス権限の設定、操作ログの取得などの機能が搭載されているものが多く、エクセルよりもセキュリティを強化することができます。

はじめに導入コストはかかるものの、情報の一元化や業務の効率化、セキュリティの強化などメリットが大きいため、一度導入を検討してみるのも手かもしれません。

6. 人事管理はエクセルでも可能だがほかのツールも検討を

エクセルを利用した人事管理は、紙で管理する場合に比べて、正確性や業務効率を高める効果が期待できるでしょう。しかし、人事管理システムに比べると、セキュリティや機能性に問題があるのも事実です。手軽だからと安易にエクセルで管理を始めてしまうと、後々不便を感じたり、トラブルの原因になったりする可能性もあります。

人事管理で取り扱う情報には、多くの種類があります。エクセルでの管理が適しているものもあれば、そうでないものもあるでしょう。エクセルでの管理に固執するのではなく、ほかのツールも含めてメリットとデメリットを幅広く検討することが大切です。